3.5Преобразование информации в данные
Автоматизированные информационные процессы имеют дело с информацией, представленной в понятном для вычислительных систем виде, т.е. с данными. Однако, прежде, чем превратится в данные информация собирается специальным образом обрабатывается (формализуется) и только после этого она может быть введена в ЭВМ, осев на электронных носителях в виде данных. Процесс преобразования информации в данные схематично представлении на рисунке 3.
Рисунок 3 Процесс преобразования информации в данные
Процесс перевода информации в данные может осуществляться как с использованием человека, так и полностью автоматически. Полностью автоматически может обрабатываться относительно простая, однозначная информация. Такого рода информацией в основном является информация о состоянии производственного процесса. Например, информация о состоянии автоматической формовочной линии может быть получена и обработана практически без участия человека. Для этого в качестве средств для сбора информации применяют автоматические датчики, которые позволяют проводить преобразование физических параметров технологического процесса получения отливок в данные, записываемые на электронные носители, без выхода на человеческий уровень представления информации. Это оказывается возможном благодаря относительной простоте и однозначности получаемой датчиками информации (скорость, давление, температура и т.д.). В более сложных системах, где информация более сложна и многозначна, ее сбор не удается автоматизировать. В таких системах информационная технология на этапе превращения исходной информации в данные не может обойтись без участия человека. К такого рода системам можно отнести, например, организационно-управленческие системы производства.
В случае участия человека в процессе сбор информации начинается с ее документирования, т.е. фиксирования в каком-либо виде. Для перевода этой информации в понятный ЭВМ вид она передается в места ввода информации. Передача обычно осуществляется с использованием обычных способов доставки (курьером, почтой, по телефону и т.п.). Собранная информация перед вводом в ЭВМ должна быть специальным образом подготовлена, т.е. формализована. Очень важен на этапе подготовки информации к вводу контроль за ее правильностью. Контроль подготовленной и вводимой информации направлен на выявление и устранение ошибок, достаточно частых на этом этапе.
Для контроля используют ручные и автоматизированные методы.
Визуальный метод. При использовании этого метода контроль осуществляется вручную путем просматривания документов с целью проверки полноты, правильности заполнения, наличия соответствующих атрибутов (подписи, печати) и т.п. Этот метод относится к ручным методам контроля.
Логический метод. Предполагает проверку фактических данных с нормативными или с данными предыдущих периодов, с целью выявления явного несоответствия или логической противоречивости.
Арифметический метод. Основан на вычислении контрольных сумм по строкам и столбцам документов имеющих табличную форму, контроль по формулам, балансовый метод и т.д.
Логический и арифметический методы относятся к автоматизированным методам контроля. В настоящее время персональные и мобильные компьютеры все шире применяются при сборе, подготовке и предварительном контроле информации. Таким образом, подготовка и ввод информации объединяются.
Кроме данных, несущих информацию о состоянии объекта управления в ЭВМ должны быть введены модель объекта управления и алгоритмическая модель. Суть подготовки информации такого рода сводится к написанию программ, отвечающих за обработку информации о состоянии объекта управления с целью решения поставленной задачи.
Таким образом, информация, введенная в ЭВМ, становится данными, представленными в машинном коде, которые хранятся на машинных носителях и обрабатываются техническими средствами информационной технологии.