6.1.3 Элементы процесса обмена информацией

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

- отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

- сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

- канал – средство передачи информации;

- получатель или потребитель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

6.1.4 Этапы при обмене информацией

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:

- зарождение идеи;

- кодирование и выбор канала;

- передача;

- декодирование.

6.2 Требования к информации

К качеству информации предъявляются следующие основные требования:

• своевременность;

• достоверность (с определенной вероятностью) - процент реальных сведений к общему объему информации;

• достаточность - минимально полный объем информации, позволяющий ЛПР принять обоснованное управленческие решение;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

• адресность;

• правовая корректность;

• многократность использования;

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;

• возможность кодирования;

• актуальность.

6.3 Источники информации

Информацию для разработки решений можно собирать на основе формальных методов, используя, например, вне организации анализ рынка, а внутри нее – компьютерный анализ финансовых отчетов, интервьюирование, приглашение консультантов по управлению или опросы работников.

Информацию можно собирать и неформально, ведя беседы о сложившейся ситуации и делая личные наблюдения. Например, мастер может обсудить проблему производительности с рабочими и передать полученную информацию наверх.

Организации порой непросто получить исчерпывающую точную информацию по проблеме. Психологические факторы всегда несколько искажают информацию. Факт существования проблемы может порождать стрессы и беспокойство, значительно усиливающие искажения.

Если работники считают, например, что руководство склонно видеть причину неприятностей в них, они сознательно или бессознательно представят информацию, более благоприятно освещающую их позиции. Если руководитель не поощряет честность, работники могут просто сообщать то, что желает услышать их начальник. Полученная при этом информация в такой же мере полезна для принятия решения, как, например, просьба пациента к врачу подправить показания рентгеновского аппарата, потому что он не может позволить себе лечь на операцию. Все это подчеркивает необходимость поддержания хороших взаимоотношений в организации.

Увеличение количества информации не обязательно повышает качество решения. Руководители часто страдают от избытка не относящейся к делу информации. Поэтому в ходе наблюдений важно видеть различия между релевантной и неуместной информацией и уметь отделять одну от другой.

При выполнении сбора и анализа информации о подлежащей решению задаче выполняются параллельно операции по сбору необходимой информации и ее анализу. Относительно фирмы может анализироваться внутренняя и внешняя среда. Сложнее собирать информацию из внешней среды и анализировать факторы внешней среды, поэтому подробнее остановимся на изучении факторов внешней среды, анализа внешней среды и ее влияния на реализацию альтернатив.

Факторы внешней среды оказывают влияние на качество управленческого решения и эффективность функционирования системы управления фирмой. Изучение факторов внешней среды способствует принятию мер по доведению параметров системы управления до требований внешней среды.

Главными факторами внешней среды, влияющими на качество решения и эффективность функционирования системы управления фирмой, являются следующие:

• темпы научно-технического прогресса в области деятельности фирмы;

• новые потребности потребителей и их претензии по выпускаемым товарам;

• политика поставщиков;

• рыночная стратегия конкурентов;

• государственная политика в области внешнеэкономической деятельности;

• ценовая политика;

• инфраструктура рынка;

• макросреда страны (политическая, экологическая, социальная и экономическая ситуация в стране);

• инфраструктура региона;

• другие факторы.

Результаты анализа перечисленных факторов вносятся после тщательнейшего обоснования в бизнес-план фирмы и ее рыночную стратегию. Таким образом устанавливается обратная связь в цикле управления.

Фирма оценивает действие факторов внешней среды по следующим направлениям:

• изменения, которые воздействуют на разные аспекты текущей деятельности фирмы;

• факторы, представляющие угрозу для текущей деятельности фирмы, отслеживание рыночной стратегии конкурентов;

• факторы, представляющие дополнительные возможности для достижения текущих и стратегических целей фирмы.

Главными факторами внутренней среды, которые необходимо изучить при принятии решения, являются:

• финансовое положение фирмы;

• кадровый состав фирмы;

• положение фирмы на рынках сбыта;

• организационная структура фирмы;

• стратегия фирмы;

• используемые технологии и выпускаемая продукция (оказываемые услуги).

Фирма оценивает действие факторов внутренней среды по критерию соответствия направления их воздействия направлению развития фирмы.