Глоссарий

№п/п

Новое понятие

Содержание

1

Авторский признак формирования дел

группировка в дела документов одного автора

2

Архив предприятия

организация долговременного хранения документов

3

База данных

хранилище информации в систематизированном виде; её можно использовать для формирования личных дел

4

Внутренние документы

официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации

5

Второй этап подготовки к составлению документа

изучение предшествующих документов по данному вопросу

6

Входящие (поступа-ющие) документы

документы, поступившие в организацию

7

Дело

совокупность документов (в отдельных случаях – документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам

8

Децентрализованная форма делопроизводства

регистрация документов в местах их создания или исполнения (структурных подразделениях)

9

Документооборот

движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

10

Задача документа

фиксирование информации в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии

11

Индивидуальный срок исполнения документа

срок исполнения, установленный резолюцией руководства

12

Исходящие (отправляемые) документы

официальные документы, отправляемые из организации

13

Контроль исполнения документов

совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

14

Модем (модулятор-демодулятор)

устройство, позволяющее соединить компьютеры друг с другом по телефонным линиям

15

Номенклатура дел

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

16

Номинальный признак формирования дел

основание: название разновидности документов (например приказы, протоколы и т.п.)

17

Опись

учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов

18

Официальная дата документа

дата его подписания или утверждения, для протокола – дата принятия решения

19

Первый этап подготовки документа

изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа

20

Предметно-вопросный признак формирования дел

основание: содержание документов (например сводки, докладные записки по вопросу прогулов)

21

Регистрация документов

запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

22

Резолюция документа

реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение

№п/п

Новое понятие

Содержание

23

Традиционный способ регистрации документов

запись данных о документе в журнал

24

Трафарет

заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменой информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом

25

Третий этап подготовки документа

сбор данных по конкретной ситуации

26

Факсимиле

точное воспроизведение каким-либо способом рукописи документа, чьей-либо подписи

27

Форма контроля

периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации или фирмы

28

Формированием дел

группировка исполненных документов в дела

29

Хронологический признак формирования дел

группировка в дела документов одного периода

30

Цель контроля

обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов

31

Централизованная форма делопроизводства

все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т.е. централизуются

32

Экспертиза ценности документов

определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения

33

Экспертная служба

система экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов