Задания для самостоятельной работы

1. Заполните следующую таблицу, подобрав правильные варианты ответов:

№ п/п	Этап обработки документов	Характеристика этапа обработки документов
1		Проверка правильности доставки писем
2		Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые
3		Присвоение индекса документу
4		Проставление реквизита “Резолюция” на документе
5		Обеспечение исполнения документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль
6		Второй этап контроля за исполнением документа
7		Документ передается секретарю с оформленным реквизитом “Отметка об исполнении”
8		Осуществляется по признакам или составленной номенклатуре дел

Варианты ответов для таблицы.

1. Регистрация документа.

2. Рассмотрение документа руководством.

3. Предварительное рассмотрение.

4. Контроль исполнения.

5. Первичная обработка.

6. Исполнение документа.

7. Подшивка документов в дела.

8. Направление на исполнение.

2. Выберите правильный ответ и обоснуйте свой выбор:

Система экспертных комиссий и экспертно-проверочных комиссий, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов, – это:

а) экспертная служба;

б) организационно-распорядительная документация;

в) информационно-справочные документы;

г) государственная часть Архивного фонда РФ.

3. Укажите, в какую группу документооборота включены следующие виды работ:

– прием поступающих документов, их первоначальная обработка;

– доставка документов по назначению;

– рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;

– регистрация документов;

– информационно-справочная работа;

– контроль исполнения документов;

– исполнение документов.

4. Как называется данный реквизит?

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

125268, Москва, Миусская площадь, 6

E-mail: rsuh@reuh.ru. http://www.reuh.ru

Тел .: (095) 250 61 18 Факс: (095) 250 51 09

__.__. __ № ________

на № _______ от __. __. ___

5. Выберите правильный ответ и обоснуйте свой выбор:

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется:

А) документооборотом;

Б) архивом;

В) документопотоком;

Г) экспертизой.

Тренинг компетенций

1 Компетенция № 1. Организация документооборота учреждения

1.1 Пример решения типовой задачи

Условие

В организацию поступило рекламное письмо. Опишите этапы движения этого документа.

Решение

№ п/п	Этап (шаг) алгоритма	Конкретное действие в соответствии с алгоритмом
1	Определить, к какой группе относится документ	Рекламное письмо – документ, относящийся к группе поступающих (входящих) документов
2	Определить этапы работы с документом	Этапы работы с входящими документами: – прием поступающих документов, их первоначаль-ная обработка; – доставка документов по назначению; – рассмотрение документов руководством органи-зации и руководителями структурных подразде-лений; – регистрация документов; – информационно-справочная работа; – контроль исполнения документов; – исполнение документов
3	Осуществить движение доку-мента в соответствии с этапами работы	Рекламное письмо поступает в канцелярию, затем конверт вскрывается, доставляется ответственному лицу. Если есть в этом необходимость, передается на рассмотрение руководством, проводится реги-страция документа с записью данных о нем в журнале регистрации входящих документов. При необходимости осуществляется контроль исполне-ния рекламного письма

1.2 Задания для самостоятельной работы

1.2.1 Задача

Опишите этапы движения распоряжения.

1.2.2 Задача

В организации подготовлено ответное письмо. Как будет выглядеть движение документа?

1.2.3 Задача

В организацию поступило письмо-запрос. Как будет выглядеть движение данного документа в организации?