2 Формирование и оформление дел

Составление номенклатуры дел

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

1) название вида документов;

2) краткое содержание;

3) дата (период), к которому относятся документы дела;

4) слово «копии», если дело сформировано из копий документов.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях – документ), сформирован-ных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

1) номинальный;

2) предметно-вопросный;

3) авторский;

4) корреспондентский;

5) географический;

6) хронологический.

Номинальный признак формирования дел – основание – название разновидности документов (например приказы, протоколы и т.п.).

Предметно-вопросный признак формирования дел – основание – содержание документов (например сводки, докладные записки по вопросу прогулов).

Авторский признак формирования дел – группировка в дела документов одного автора.

Корреспондентский признак формирования дел – в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.

Географический признак формирования дел позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Хронологический признак формирования дел – группировка в дела документов одного периода.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

2) документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

3) документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

4) документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

5) в дело включается один экземпляр документа;

6) документ должен быть правильно оформлен;

7) в дело формируются документы одного года;

8) документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последова-тельности.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Архив предприятия – организация долговременного хранения документов.

Задачи архива:

1) прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством;

2) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

3) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года.