24.Організація облікового (контрольного, аналітичного) процесу на другому етапі.

Операції поточного обліку умовно можна розподілити на чотири види: просування первинних документів, арифметичні дії, групування, перегрупування.

Першою операцією поточного обліку є приймання документів. Раціональна організація цього етапу обліку потребує встановлення з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефективного їх переміщення.

Далі їх передають за графіком на обробку.

Наступною операцією поточного обліку є складання бухгалтерського проведення, тобто визначення майбутньої системи записів (реєстрації) даних документа в системі рахунків.

Рух документів у процесі поточного обліку організовують, в основному, за графіками. У графіку фіксують тільки основні його характеристики, які зумовлюють плановість у роботі облікового апарату з документами. Важливим елементом організації документообігу на етапі поточного обліку є зберігання документів після обробки та здавання в архів.

Етап контрольної обробки даних складається з різних прийомів: арифметичних, юридичних, логічних, різних розрахунків з визначення необхідних показників, абсолютних і відносних відхилень коефіцієнтів, процентів, однорідних значень (величин), резервів і т. ін. Для обробки інформаційних даних та відображення контрольної інформації використовують різні за формою і змістом таблиці. Особливість контрольних таблиць полягає в тому, що в них подають базові (минулого року, кошторису, плану, норми тощо) дані поряд з фактичними, а також порівнюють ці дані.

Основне завдання організації технології аналітичного процесу полягає в тому, щоб визначити канали руху та передавання інфор­мації від одного виконавця до іншого за технологічною схемою та в найкоротший час.

При створенні раціонального руху потоку інформації в аналітичному процесі слід додержувати таких принципів:

• виявлення інформаційної потреби;

• визначення найбільш ефективного задоволення інформаційної потреби;

• об’єктивності відображення господарських фактів — явищ і процесів;

• єдності інформації різних джерел;

• усунення дублювання;

• обробки на ПК.

Аналітична обробка економічної інформації здійснюється за допомогою різних прийомів: технічних (порівняння, групування, перегрупування, відносні величини), методичних (математичних, економіко-математичних, статистичних тощо). Вибір тих чи інших прийомів є складовою робіт з організації цього етапу аналітичного процесу.

25.Організація облікового (контрольного, аналітичного) процесу на підсумковому етапі.

Документи до складання місячного балансу мають перебувати в розпорядженні і в підзвіті осіб, які їх використовували в обліку. Після цього їх зшивають у пакунки-папки і зберігають у поточному архіві бухгалтерії. По закінченні поточного року всі документи здають в архів господарства відповідно до загального положення про формування архівних матеріалів.

Відповідно до принципу періодичності (або облікового періоду), який визначає необхідність поділу безперервної діяльності господарюючого суб’єкта на звітні періоди, для виявлення результатів діяльності та складання різних форм бухгалтерської фінансової і внутрішньогосподарської, статистичної й інших видів звітності, а також оперативних, тактичних та стратегічних потреб управління необхідна заздалегідь продумана система руху носіїв бухгалтерської облікової інформації для одержання підсумкових (узагальнюючих) даних.

Організація облікового процесу на підсумковому етапі полягає в складанні бухгалтерського балансу періоду.

Підсумковий етап контрольного процесу є завершальним. Зміст контрольної інформації становить сукупність оброблених даних, що характеризують відхилення показників та фактори, які на них вплинули, що слід ураховувати для прийняття управлінських рішень.

Результати контролю доводять до відповідних керівників безпосередньо і негайно.

Результати контрольного процесу оформлюють окремими документами, форми яких можуть бути різними. Такими документами можуть бути протоколи виробничих зборів і засідань бюро економічного аналізу, накази та розпорядження про результати перевірки господарської діяльності, службові та доповідні записки, експертні оцінки і висновки тощо.

Строки та послідовність виконання робіт доцільно планувати за виконавцями і структурними підрозділами. Найбільш доцільною формою організації руху носіїв контрольної інформації є графік. Застосовують два види графіків: індивідуальні (на кожного носія); групові (на групу носіїв). Завершальним етапом контрольного процесу є оцінка результатів контролю, узагальнення даних, розроблення рекомендацій, спрямованих на вдосконалення роботи.

Завершальним етапом аналітичного процесу є узагальнення аналітичної інформації. На цьому етапі дають об’єктивну оцінку результатів діяльності господарства або його виробничого підрозділу, виявляють резерви виробництва, упущення, розробляють рекомендації.

Для цього добирають аналітичні номенклатури на основі добутих у процесі аналітичної обробки даних. Основне в узагальненні — висновки та пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи господарства та його підрозділів.

Для об’єктивного оцінювання результатів роботи господарства або його виробничих та інших підрозділів передусім установлюють, чи обґрунтовані завдання (плани) роботи, чи відповідають вони виробничим можливостям господарства або його підрозділів. Потрібно також дати характеристику організаційно-технічного розвитку, а також умов, за яких здійснювалася робота (діяльність).