1. Договір на туристичне обслуговування між суб’єктом туристичної діяльності (турагентством) і туристом.

2. Туристичний ваучер – підтвердження приймаючої сторони.

3. Договір страхування (здійснюють супровід) – страховий поліс про медичне страхування та страхування від нещасного випадку. [страхування туристів відбувається шляхом укладання турагентством агентської угоди зі страховою компанією, яка має договір із міжнародною сервісною службою, що надає супровід і послуги за кордоном та відповідну Ліцензію Укрстрахнагляду], здійснює страховий агент.

4. Платіжний Документ, що підтверджує внесення туристом до каси суб’єкта туристичної діяльності вартості туристичних послуг, обумовлених договором – корінець, прибутковий ордер, квитанція, касовий чек.

5. Проїзні документи.

6. Програму туру. Оформлення туристичної документації: (додаток)

Всі супроводжувальні документи туру можна поділити на три групи документів у відповідності до їх функціонального призначення.

І. До першої групи можна віднести документи, які замовник туристичних послуг повинен надати турагентству, а саме:

• Анкету туриста (Додаток 14)

• Закордонний паспорт

• Два фото 3,5 х 4,5 см.

• Довідку з місця роботи з зазначенням заробітної плати

• Довідку про доходи за останні 6 місяців

• Ксерокопію відповідних сторінок паспарта громадянина України

• Дозвіл на вивіз дитини за кордон з одним з батьків

• Для пенсіонерів – копія пенсійного посвідчення

• Для студентів – довідка з місця навчання

ІІ. До другої групи документів можна віднести так звані технологічні документи туру, які є обов`язковими і знаходяться у туристичному агентстві. До цієї групи документів належать:

• Програма обслуговування туристів (програма туру) (С. 37 ПК), що дає повний перелік запланованих на маршруті послуг, розподілений по днях та годинах їх надання та повний перелік об’єктів туристичного показу та культурно-розважальних заходів туристів під час їх подорожі. (Додаток 9);

• Інформаційний листок до туристичної путівки туристичної подорожі (С. 36 ПК), – документ який містить усю необхідну інформацію стасовно туристичного маршруту. (Додаток 8);

• Технологічна карта туристичного маршруту (С. 35 ПК), – спеціальний звітно-контролюючий документ, який містить інформацію щодо основних показників маршруту (вид маршруту, категорія складності маршруту, протяжність та тривалість маршруту), а також показників кількісного забезпечення маршруту туристами. Технологічна карта маршруту містить також зведену таблицю кількісного завіантаження та графіку заїзду туристичних груп по місяцях. (Додаток 6);

• Графік завантаження підприємства постачальника послуг (С. 36 ПК), (Додаток 7);

• Калькуляція вартості туру (С. 65 ПК), – обрахунок собівартості туристичного продукту за встановленими цінами (номенклатурою витрат). (Додаток 10);

• Каталог туру – спеціальний ілюстрований журнал, який містить велику кількість різноманітних програм туру по країнам світу або зорієнтований на одну якусь країну. (Додається).

ІІІ.До третьої групи документів належать документи, які безпосередньо повинен оформити турагент при роботі з клієнтом, або дієво сприяти оформленню відповідних документів, а саме:

• Заявка туриста на бронювання туристичних послуг (на спеціально підготовленому бланку). (Додаток 13);

• Договір на туристичне обслуговування – укладається на спеціально розробленому бланку у відповідності з типовим договором і становить офіційну цивільно-правову угоду (правочин), яка регулює правовідносини між виконавцем туристичних послуг – туроператором та турагентом з одного боку і клієнтом – замовником туристичних послуг з іншого боку. За договором одна сторона, виконавець туристичних послуг, зобов’язується, за встановлену договором плату, забезпечити надання, за замовленням іншої сторони (туриста), комплексу туристичних послуг.(Додаток 12);

• Туристичний ваучер (путівка; туристичний лист) – є фінансовим документом суворої звітності, який має силу договору та використовується для розрахунків між направляючим та приймаючим турпідприємствами, які працюють відповідно до укладених між ними угод. Ваучер підтверджує факт оплати туристами туристичного пакету (туру) та їх (туристів) право на отримання відповідних до умов договору туристичних послуг. Бланк ваучеру не має єдиної визначеної форми, але у відповідності до Закону України «Про туризм» повинен містити необхідну інформацію та мати відповідну ступень захищенності. Бланк Ваучера має бути виготовлений друкарським способом в трьох примірниках за єдиним номером на папері формату А-5. Два примірника ваучера під розпис віддаються клієнту (туристу) або керівнику групи, а третій аутентичний екземпляр залишається у бухгалтерії направляючого підприємства. Бланк Ваучера друкується двома мовами – українською та англійською. Ваучер заповнює турагент. У ваучері повинні бути вказані: повна назва суб’єкта туристичної діяльності – власника ваучера: його юридична адреса, № телефону, № факсу, телексу; само слово Ваучер з зазначенням його номера, який повинен складатися із 12 цифр: перші цифри від 01 – до 27 зазначають регіон; далі – від 0001 – до 9999 реєстраційний № підприємства у Держреєстрі суб’єктів туристичної діяльності та від 000000 – до 999999 порядковий № ваучера; далі повинні бути вказані: № Ліцензії Держкомітету (Держадміністрації) по туризму 000000 – 999999 та дата її видачі. У ваучері також вказуються реквізити приймаючого турпідприємства – назва, юридична адреса, № телефону, № факсу та телексу; повні прізвище, імя та по-батькові туриста (туристів), які приймають участь у турі, або – керівника туристичної групи. Також: кількість туристів цифрою та прописом; термін туру; маршрут (послідовно пункти маршруту) туру та види транспорту; назви готелів, в яких замовлено обслуговування; додаткова специфічна інформація (знаходження у групі інваліда) тощо; відмітка про оплату туру («вартість туру оплачена згідно з договором № ___ від « ___ » _________ 200 __ р.»); підпис керівника направляючого підприємства, та його повні прізвище, імя та по-батькові, дата видачі ваучера та печатка підприємства. За підсумками туру в останньому пункті маршруту представником приймаючої сторони повинен бути складений запис про фактично надані послуги («Послуги надано в повному обсязі» або «Не надано такі послуги»); поставлений підпис керівника приймаючого підприємства, дата та печатка підприємства; один з підписаних двох ваучерів передається керівнику приймаючого турпідприємства, а другий – повертається направляючому турпідприємству (турагентству). (Додаток 1-А);

• Рахунки для оплати туристичних послуг, переказ коштів. (Додаток );

• Закордонні паспорта туристів з вклеїними у консульствах бланками віз.

• Візова анкета.

• Картки бронювання послуг на перевезення туристів, їх проживання у готелях, харчування, надання екскурсійних послуг. (Додаток );

• Бланки на оформлення проїзних документів та забезпечення туристів проїзними документами.

• Особиста заява клієнта про страхування. (Додаток );

• Договір страхування туристів. (Додаток );

• Неообхідно підготувати бланки страхових полісів та повідомити страхову компанію (Додаток );

• Пам`ятка туристу – інформаційний лист на спеціальному бланку з зазначенням реквізитів відпровляючого тпа приймаючого підприємства. (Додаток );

• Акт про надання туристичних послуг – документ, який засвідчує надання послуг в повному або в не повному обсязі по завершенні туру та видається на підставі відповідного запису у туристичному ваучері. (Додаток );

І на останнє треба зазначити, що перед від`їздом та видачею туристам проїзних та супроводжуючих документів турагент повинен провести з ними обов`язковий інструктаж з зазначених питань:

• Які речі треба обовязково взяти з собою.

• Який існує курс валют у країні відвідування.

• Де і які екскурсії краще замовити.

• Яким чином можна продовжити тур з відпочинком на узбережжі тощо.

• Яких правил безпеки потрібно додержуватись.