Раздел 2. Если проводите медосмотры – заполняете, не проводите – убираете раздел из формы. Если медосмотры не проводятся, это не влияет на возможность учесть расходы.

Раздел 3. Таблица заполняется от руки, так как часто заранее не известно, когда водитель покинет территорию организации и как сложится маршрут. Тем более это нельзя предугадать, когда путевой лист выписывается на длительный срок (месяц).

Теперь остановимся на графах 3 и 8 таблицы. В госкомстатовской форме дату выезда – въезда и время заверяет диспетчер, а пробег – механик. Но в обычной организации таких работников, скорее всего, нет. Если мы говорим об автомобиле директора, то заверять сведения вполне может он сам. Если это другой автомобиль, то либо придется назначить подходящего по должности сотрудника, либо графы 3 и 8 удалить вовсе.

Если сотруднику позволено на машине фирмы уезжать домой, не заезжая на фирму, а потом с утра сразу ехать по делам, то придется доверить заполнение граф 1 – 3 и 6 – 8 ему.

А если водителю дозволено ездить на автомобиле и в выходные, то, чтобы не дразнить контролеров, ему лучше данные о поездках в рабочие дни вносить синей ручкой, а данные о поездках в выходные - красной. Маршрут в последнем случае, конечно же, можно не указывать. Затем, в конце месяца, данные суммируются и можно увидеть, какую сумму можно списать в расходы, а какую надо отнести на расчеты с водителем.

В любом случае помните, пренебрегая указанием данных одометра и времени выезда и возвращения, вы рискуете остаться без расходов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 13. Даты, время и показания одометра при выезде [ТС]… с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия… и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий… Постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.02.2012 N А05-12219/2010 Имеющиеся в материалах дела путевые листы... не позволяют установить, в каких целях использовалась автомашина (связь расходов с осуществляемой Обществом деятельностью, направленной на получение дохода). В них не указаны показания [одометра]... на момент выезда из гаража и возвращения, движение горючего (остатки при выезде и при возвращении), что не позволяет установить фактический расход ГСМ. Кроме того, в путевых листах имеются неустранимые противоречия в части... времени возвращения машины в гараж.

Следующая графа 4 – служебное задание. Среди обязательных минтрансовских реквизитов такого показателя нет. Однако, чтобы не было претензий, лучше эту графу ввести. Подробно суть задания можно не расписывать, хватит общих слов. Например: «Перевозка груза» или «Обслуживание генерального директора». С другой стороны, если служебное задание будет описано детально, это несомненный плюс при проверке.

Графа 5 «Маршрут» раздела 3. Порядок ее заполнения полностью зависит от того, в каком режиме используется автомобиль. Если это четкие разовые задания, то в эту графу водитель вписывает начальную и конечную точки маршрута. Правда, чтобы не было вопросов к протяженности пути, в интересах водителя указать и ключевые промежуточные точки маршрута. Чтобы подтвердить, что, к примеру, объезжал пробку.

Если заданий за один день было несколько, значит и записей в строке этого дня в графе 5 раздела 3 путевого листа будет несколько. В тех случаях, когда автомобиль легковой и он все время в разъездах, допустимо просто перечислить точки, в которых побывала автомашина.

При этом лучше избегать формулировки «по городу». Проверяющим это обычно не нравится, как и некоторым судам. Хотя суды иногда занимают и сторону налогоплательщика. Но, чтобы не доводить дело до суда, заполняя графу с маршрутом, использовать общие слова не стоит.

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.11.2010 N А65-17164/2009 [Согласно позиции налоговой инспекции]… запись "по городу" в путевом листе не несет информации о конкретном месте следования и не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях, следовательно, такие путевые листы не могут подтвердить производственный характер расходов организации. Однако нормы статей 171, 172 Кодекса не связывают право на применение [вычетов]… с наличием подтверждающих документов по сделке, в том числе путевых листов. Неточности и неполнота сведений, отраженных в путевых листах, не являются основанием для отказа в применении налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость. Постановление ФАС Уральского округа от 12.10.2010 N Ф09-8425/10-С3 Указание водителем транспортного средства в путевом листе в графах "место отправления" и "место прибытия" "по городу"… само по себе не является основанием… влекущим невозможность принятия по таким путевым листам в расходы затрат по приобретению горюче-смазочных материалов. Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 07.11.2011 N 07АП-8045/11 В материалы дела налоговой инспекцией представлены путевые листы, исследованные в ходе проверки, в которых конкретный маршрут следования (наименование организации-адресата) не указан, либо в качестве такового указано "поездки по городу", "езда по городу", "дежурный маршрут", в некоторых случаях запись ограничивается названием населенного пункта с указанием организации-заказчика. Между тем, целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях, либо о том, что автотранспорт действительно был использован в производственной деятельности, проконтролировать пробег автомобиля, данные реквизиты необходимы в целях определения обоснованности расходов, отражая действительное содержание хозяйственной операции.

Полагаю, что остальные графы в отдельных пояснениях не нуждаются.

Осталось разобраться с тем, кто выдает путевые листы. Тут универсальный совет дать невозможно. Все зависит от условий работы каждой конкретной фирмы. Путевые листы может выдавать и бухгалтер, и даже руководитель компании.

Но важно вести журнал учета движения путевых листов. Его форму можно взять из того же Постановления Госкомстата N 78, а проще всего из Справочной информации в системе КонсультантПлюс. И хотя ведение этого журнала не обязательно для обычных организаций, поскольку и это Постановление, и Приказ Минтранса, в котором журнал тоже упоминается, отраслевые, лучше его вести. Это поможет отслеживать как своевременность представления водителями путевых листов, так и фиксировать день поступления путевых листов в бухгалтерию, чтобы можно было посмотреть, насколько быстро бухгалтерия обрабатывает документы.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

И порядок заполнения путевого листа, и процедуру его передачи от работника к работнику нужно тщательно прописать в учетной политике в разделе «Документооборот». В форму листа включается приложение к ней вместе с формами другими первичных документов. Не будет лишним включить обязанности по заполнению и сдаче путевых листов в должностные инструкции тех работников, которым вы это собираетесь поручить.

Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 N 106н

4. Учетная политика… утверждается руководителем организации.

При этом утверждаются:

формы первичных учетных документов…

Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354

Организации, на которых положения Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.02.2010 N А74-3569/2009

В подтверждение расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, в виде затрат на приобретение ГСМ общество представило: приказы директора общества о закреплении автомобилей за конкретными работниками; приказы директора об утверждении норм расхода ГСМ; доверенности на право управления автомобилями; ведомости выдачи талонов на бензин (с указанием даты выдачи, лица, получившего талоны, количества бензина и подписи в получении); ежемесячные служебные записки о расходовании бензина (содержащие информацию о периоде выполнения служебных поездок, пробеге автомобиля, количестве ГСМ, подлежащего списанию); авансовые отчеты; расчетно-кассовые документы; товарные и расходные накладные на приобретение ГСМ и талонов на бензин; комиссионные акты на списание бензина для служебных поездок; документы, подтверждающие оплату поставщикам полученного бензина (талонов).

Довод налогового органа о том, что для включения в расходы сумм, затраченных на приобретение ГСМ необходимо наличие путевых листов, не основан на законе и правильно признан судом несостоятельным.

Так, согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" требование о ведении путевых листов является обязательным для организаций, осуществляющих деятельность по эксплуатации строительных машин, и являющихся организациями автомобильного транспорта. Общество такой организацией не является.

Из названного постановления и других нормативных правовых актов не вытекает обязанность организации, не являющейся автотранспортной, оформлять путевые листы или аналогичные им документы. Действующее законодательство не предусматривает наличия путевых листов в качестве обязательного условия для включения в расходы затрат на покупку ГСМ.

Теперь поговорим о товарно-транспортной и транспортной накладных.

Первая предусмотрена Общими правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971 и Инструкцией Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998. Эти правила, учитывая, что есть современные российские, применяться не должны, но Минфин на них ссылается. Форма ТТН утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Несмотря на то, что Инструкция появилась в СССР, Верховный суд закрепил легитимность ее применения и к нынешнему времени.

Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971

8. Клиент обязан:

д) представить Автотранспортному предприятию на предъявленный к перевозке груз товарного характера товарно - транспортную накладную установленной формы, являющуюся основным перевозочным документом, по которому производится прием груза к перевозке, перевозка грузов и сдача его грузополучателю.

Грузы товарного характера, не оформленные товарно - транспортными накладными, автотранспортным предприятием или организацией, к перевозке не принимаются.

Инструкция Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом"

Настоящая инструкция утверждена в соответствии с Постановлением [Совмина]... СССР от [09.06.77]... N 491 "О мерах по усилению борьбы с приписками при перевозках грузов автомобильным транспортом, с потерями и расхищением автомобильного бензина и других горюче-смазочных материалов и по улучшению работы автозаправочных станций" и Постановлением ЦК КПСС и [Совмина]... СССР от [05.08.83]... N 759 "О повышении эффективности использования автотранспортных средств в народном хозяйстве, усилении борьбы с приписками при перевозках грузов автомобильным транспортом и обеспечении сохранности горюче-смазочных материалов" и является обязательной для всех государственных, кооперативных, общественных предприятий, организаций и учреждений.

2. Перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной товарно - транспортной накладной утвержденной формы N 1-т согласно приложению N 1.

Предприятия, организации и учреждения, осуществляющие перевозки грузов для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны оформлять товарно - транспортные накладные формы N 1-т.

Письмо Минфина РФ от 22.12.2011 N 03-03-10/123

В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" транспортная накладная - перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза.

Форма и порядок заполнения транспортной накладной установлены Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2011 г. N 272 (далее - Правила перевозки грузов).

Одновременно продолжают действовать "Общие правила перевозки грузов автомобильным транспортом", утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971, в соответствии с которыми основным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, является товарно-транспортная накладная.

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

1. Утвердить согласованные с Минфином России и Минэкономики России прилагаемые унифицированные формы первичной учетной документации и ввести их в действие с 1 декабря 1997 года:

1.2. по учету работ в автомобильном транспорте:

…1-Т "Товарно-транспортная накладная"

Но в Определении Верховного суда сказано, что ТТН применяется в тех случаях, когда:

• одна сторона выступает заказчиком автотранспорта (грузоотправителем), а другая оказывает ей услуги по перевозке;

• есть расчеты с владельцем автотранспорта.

Определение Верховного Суда РФ от 10.11.2009 N КАС09-515

Как правильно указал суд первой инстанции, п. 6 названной Инструкции должен оцениваться в неразрывной связи с указаниями по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78, которым взамен прежней введена новая форма N 1-Т. Согласно этим указаниям товарно-транспортная накладная формы N 1-Т является первичным учетным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки, и состоит из двух разделов: товарного и транспортного. Товарный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служит для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя. Транспортный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей - заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта и служит для учета транспортной работы и расчетов с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные услуги по перевозке грузов.

Анализ вышеприведенных положений позволяет сделать вывод, что по смыслу приведенных положений товарно-транспортная накладная формы N 1-Т применяется в тех случаях, когда осуществляются расчеты с владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и фактически совмещает два документа: первый из них позволяет учесть для целей бухгалтерского учета движение товарно-материальных ценностей от одного хозяйствующего субъекта к другому, а второй - транспортные работы и расчеты за услуги по перевозке грузов. Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах, распределяемых между всеми участниками хозяйственного оборота для учета соответствующих хозяйственных операций у каждого из них.

Таким образом, если стороны договора перевозки не заключали, ТТН применяться не должна. Это прямо следует и из советских Общих правил перевозок. Следовательно, нельзя ставить в зависимость от наличия ТТН расходы и вычеты. Это подтверждает и Постановление Президиума ВАС РФ N 8835/10.

Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971