Рабочая тетрадь по теме «Документальное оформление хозяйственных операций»

Содержание:

Введение.

1.Акт выполненных услуг.

2. Акт выполненных работ.

3. Накладная

4.Счет – фактура

5.Счет

Введение

О дним из методов бухгалтерского учета является документирование хозяйственных операций - организованный процесс наблюдения, измерения и записи данных о хозяйственных операциях в документах установленной формы.

Согласно ст. 9 «Закона о бухгалтерском учете» №129 –ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для целей налогообложения согласно ст. 252 Налогового Кодекса - расходами признаются обоснованны е и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, документы, оформленные в соответствии действующим законодательством, обосновывают хозяйственные операции, и как следствие снижают налоговые риски и формируют достоверную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Первичные документы делятся на унифицированные и неунифицированные. Унифицированные утверждены Госкомстатом, неунифицированные утверждаются предприятием при условии, чтобы в документе присутствовали обязательные реквизиты.

Оформление первичных документов осуществляется на основании Госта 6.30-2003 «Порядок оформления документов».

1.Акт выполненных услуг.

Акт

о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору,

заключенному на время выполнения определенной работы

(форма N Т-73)

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Унифицированная форма N Т-73

Утверждена

Постановлением Госкомстата

России от 05.01.2004 N 1

┌────────────────┐

│ Код │

├────────────────┤

Форма по ОКУД │ 0301053 │

Закрытое акционерное общество "Море рыбы" ├────────────────┤

(ЗАО "Море рыбы") по ОКПО │ 12345678 │

------------------------------------------------ ├────────────────┤

(наименование организации) │ │

│ │

Цех N 8 │ │

---------------------------------------------------------┼────────────────┤

(структурное подразделение) │ │

Вид деятельности по ОКВЭД │ │

┌───────┼────────────────┤

Трудовой договор │ номер │ 15-09 │

├───────┼────────────────┤

│ дата │ 15.09.2009 │

├───────┼────────────────┤

Срок действия договора │ с │ 15.09.2009 │

├───────┼────────────────┤

│ по │ до подписания │

│ │ акта о приеме │

│ │ работ │

└───────┴────────────────┘

УТВЕРЖДАЮ

┌─────────┬───────────┐ ┌─────────────────────┐ Директор

│ Номер │ Дата │ │ Отчетный период │ Руководитель ----------

│документа│составления│ ├──────────┬──────────┤ (должность)

│ │ │ │ с │ по │

│ │ │ │ │ │ Карпов В.А. Карпов

├─────────┼───────────┤ ├──────────┼──────────┤ -------- -------------

АКТ │ 4 │28.11.2009 │ │15.09.2009│28.11.2009│ (личная (расшифровка

о приеме работ, выполненных └─────────┴───────────┘ └──────────┴──────────┘ подпись) подписи)

по срочному трудовому

договору, заключенному М.П.

на время выполнения

определенной работы

15-09 15 сентября 09

В соответствии с трудовым договором N ----- от "--" -------- 20-- г.

Иванов Петр Семенович

Работник ------------------------------------------------------------------

(фамилия, имя, отчество)

выполнил за отчетный период следующие работы:

┌────────┬────────────────────────────────────────────────────┬───────────┐

│Номер по│ Наименование работы │Сумма, руб.│

│порядку │ │ │

├────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │

├────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│ 1 │Обработка рыбы │ 5 000 │

├────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│ 2 │Проведение засолки │ 4 300 │

├────────┼────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│ 3 │Формирование бочек с рыбой для передачи в цех N 9 │ 2 900 │

└────────┴────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

Итого │ 12 200 │

├───────────┤

Сумма аванса, предоплаты │ │

├───────────┤

Всего к выплате (с учетом аванса, предоплаты) │ 12 200 │

└───────────┘

Качество работ соответствует нормативам,

Работа(ы) выполнена(ы) ----------------------------------------------------

(указать качество, объем, уровень

выполнения работ)

установленным для данного вида работы, в полном объеме

---------------------------------------------------------------------------

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

двенадцать тысяч двести рублей 00 копеек

на сумму ------------------------------------------------------------------

(прописью)

12 200 00

------------------------------------------ руб. ---- коп.

Работу сдал Иванов

Работник ----------------

(личная подпись)

Работу принял

Представитель работодателя Главный технолог Марков Е.К. Марков

(руководителя организации) ---------------- -------- -----------------------

(должность) (личная (расшифровка подписи)

подпись)

Руководитель структурного Начальник участка N 8 Сидоров П.А. Сидоров

подразделения ---------------------- -------- -----------------

(должность) (личная (расшифровка

подпись) подписи)

Главный (старший) Морозова В.А. Морозова

бухгалтер --------- --------------------------

(личная (расшифровка подписи)

подпись)

Типовые формы не установлены для актов оказания услуг (кроме строительно-монтажных и услуг хранения) и бухгалтерских справок.

Бухгалтерские справки составляют при списании текущих затрат, расходов будущих периодов, начислении налоговых обязательств и активов, при оформлении бухгалтерских проводок, требующих дополнительных разъяснений, и т.д. Неунифицированные документы должны иметь обязательные реквизиты, только тогда бланк будет является документом.

Обязательные реквизиты

Дата составления документа. В первичном документе должна быть указана дата его составления. В противном случае он не принимается к учету. "Первичка" оформляется в момент совершения операции, или в крайнем случае, непосредственно после ее окончания.

Акты, подтверждающие непрерывные услуги (в том числе услуги связи), необходимо составлять в конце каждого месяца. Действительно, факты хозяйственной деятельности должны своевременно отражаться в бухгалтерском учете и отчетности. Это одно из основных требований к составлению бухгалтерской отчетности, зафиксированных в п. 6 ПБУ 1/2008. А отчетным периодом для целей составления бухгалтерской отчетности является календарный месяц (п. 3 ст. 14 Закона N 129-ФЗ).

Содержание хозяйственной операции. Оно должно быть адекватно раскрыто в "первичке". Так, не вполне корректно в акте вместо наименования оказанных услуг указывать "абонентская плата", это скорее характеризует способ определения договорной цены.

Первичный документ следует оформлять так, чтобы из его содержания можно было понять, какая именно операция была произведена, обобщенные характеристики недопустимы. Например, в актах сдачи-приемки следует детально перечислять конкретные виды работ или услуг и период их выполнения. Лучше избегать универсальных формулировок вроде "оказан комплекс услуг по договору". Подробная расшифровка оказанных услуг может быть приведена и в отчетах исполнителя.

Еще один пример некорректного обобщения - в товарной накладной указано наименование "канцтовары" и не приведены их номенклатура и количество. В таком документе неадекватно раскрыто содержание операции, а также не зафиксирован натуральный измеритель хозяйственной операции.

Следует прописывать количественное выражение операции желательно прописывать и в актах выполненных работ (оказанных услуг), дату или период оказания услуг, то есть все, о чем прописано в договоре.

В акте об оказании юридических услуг необходимо прописать какие именно услуги оказаны, в акте об оказании учебных услуг следует прописать программу (темы, предметы), в акте об оказании медуслуг нужно указать номер лицензии, перечислить конкретные услуги.

Денежный измеритель хозяйственной операции. Если первичный документ заполнен только в условных единицах, значит, не отражен денежный измеритель хозяйственной операции. Ведь согласно п. 1 ст. 8 Закона N 129-ФЗ бухгалтерский учет в России ведется только в рублях. Во всех типовых формах первичной документации реквизит, в котором указывается сумма операции, предусмотрено заполнять только в российской валюте (например, графы 11, 14 и 15 товарной накладной по форме N ТОРГ-12 или графы 7 и 8 акта о приемке выполненных работ по форме N КС-2).

Как быть, если цена договора выражена в условных единицах, привязанных к курсу иностранной валюты, а оплата произойдет только после подписания документов на реализацию? Ведь рублевая договорная цена будет оценена только на дату окончательного расчета. В данной ситуации можно в актах или накладных указывать выручку и в рублях, и в условных единицах. Тогда в договоре стоит прописать, что рублевая сумма показывается исключительно для целей бухгалтерского учета, такую же пометку необходимо сделать в отношении рублевых сумм в акте или накладной. Если реализация оформляется документом типовой формы, в него можно внести дополнительные реквизиты для отражения сумм в условных единицах. Например, в товарную накладную по форме N ТОРГ-12 можно ввести дополнительные графы.

Допустим, контрагент отказался составлять документы подобным образом и настаивает на подписании накладной или акта только в условных единицах. Тогда, чтобы не нарушить требования законодательства о бухучете, необходимо составить приложение к первичному документу, составленному в условных единицах. Таким документом может служить бухгалтерская справка, в которой будет приведен пересчет рублевого эквивалента выручки с указанием курса пересчета. Но данный вариант оформления является более рискованным.

Кто вправе подписывать "первичку". Перечень лиц, у которых есть право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Если на документе, подтверждающем сделку, стоит подпись неуполномоченного лица, то данная сделка может быть признана заключенной от имени и в интересах подписанта, а не организации. Если только представляемая компания прямо не одобрит эту сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 07.07.2009 по делу N А29-10040/2008 суд признал недоказанным факт поставки. Основание - реализация подтверждена заявкой и расходной накладной, которые подписаны не уполномоченным на то лицом. Другое дело, когда поставка осуществлялась таким же образом, как предыдущие и последующие. Тогда отсутствие надлежащих полномочий у представителя покупателя не может свидетельствовать об отсутствии такой поставки (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.10.2006 по делу N А82-15378/2005-10).

Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель и главный бухгалтер (п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Они же должны визировать доверенности на передачу права подписи таких документов другим лицам. Несоблюдение этого требования может иметь серьезные последствия. Так, суд признал недоказанным факт получения организацией наличных денег по договору займа по доверенности, в которой не было подписи главного бухгалтера (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.07.2008 по делу N А43-8920/2007-15-183).

Обратите внимание: к операциям с денежными средствами относятся, в частности, предоставление (выдача) займов, кредитов, цессия, проведение взаимозачетов, сверка расчетов. Поэтому на соответствующих договорах и актах должна стоять подпись главного бухгалтера. При ее отсутствии акт взаимозачета может быть не признан судом (Постановление ФАС Уральского округа от 17.02.2010 N Ф09-440/10-С2). Вместе с тем договор цессии, займа или кредита без подписи главного бухгалтера не может быть признан ничтожным, речь идет лишь о несоблюдении бухгалтерской нормы. Ведь права и обязанности по договору организация может приобрести только через свои органы управления, к которым главбух не относится. Данную точку зрения поддержал суд в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 08.08.2007 N Ф08-4724/2007.

Примечание. Иногда бухгалтерский учет компании ведет сторонняя специализированная организация. Тогда за главного бухгалтера "первичку" будет подписывать руководитель организации-аутсорсера, если иное не предусмотрено договором на ведение бухгалтерского учета.

Если после составления и подписания первичного документа в нем обнаружена ошибка, можно внести соответствующие корректировки. Исключение - кассовые и банковские документы. Исправления должны быть заверены подписями тех лиц, которые подписали документ, с указанием даты корректировки (п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Это относится и к ошибкам, связанным с указанием неправильной суммы в первичном документе. Например, если продавец обнаружил, что завысил сумму выручки в товарной накладной, то необходимо внести корректировки во все экземпляры документа и заверить их надлежащим образом.

Заверяются ли первичные документы печатью. Закон N 129-ФЗ и Положение не предусматривают проставление печатей на первичных документах. Наличие оттиска печати в "первичке" необходимо, если это предусмотрено условиями договора. А также в случаях, когда печать является обязательным реквизитом унифицированной формы. Например, в товарной накладной по форме N ТОРГ-12, актах на передачу основных средств по формам N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б и ОС-3, акте по форме N КС-2 и справке к нему и др.

Печать хозяйственных обществ должна иметь круглую форму, содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на место нахождения. Об этом говорится в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Описанные нюансы организация должна учитывать при составлении "первички", а также требовать соблюдения правил оформления документов контрагентами. Особое внимание следует уделять документам, подтверждающим крупные затраты.

Примечание. При большом объеме документооборота можно использовать печати, изготовленные специально для заверения первичных документов. На таких печатях следует указывать, какие документы они заверяют. Такой порядок не противоречит нормам действующего законодательства. Главное, чтобы он был прописан в локальном нормативном акте организации.

Документирование отдельных операций

Вопросы документального оформления той или иной операции возникают часто, но в настоящее время официальные разъяснения о правилах составления первичной учетной документации получить невозможно. Ни Росстат, ни Минфин России не уполномочены разрабатывать и утверждать унифицированные формы, а также давать ответы по поводу их применения. Об этом финансовое ведомство сообщило в Письме от 04.05.2009 N 07-02-10/24. Рассмотрим некоторые сложные вопросы, опираясь на нормы законодательства.

Акт или накладная?

Согласно п. 1 ст. 702 ГК РФ по договору подряда исполнитель обязуется выполнить по заданию заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику. Допустим, предметом договора являются работы по созданию материальных ценностей (например, производство рекламных листовок, пошив форменной одежды). Каким первичным документом следует оформлять передачу результата работ: актом или накладной? Гражданское законодательство обязывает оформлять акты только по договорам строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). В остальных случаях согласно п. 2 ст. 720 ГК РФ может быть выписан либо акт, либо иной подтверждающий документ.

В то же время по правилам бухучета в первичном документе должно быть надлежащим образом раскрыто содержание хозяйственной операции (пп. "г" п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Поэтому накладная не подходит для оформления приемки работ по договору подряда, ведь в ней лишь приводится информация о передаваемых материальных ценностях. Целесообразнее составить акт, в котором будет указано, что предмет договора выполнен. Фактическую передачу изготовленных материалов заказчику также необходимо подтвердить. Для этого выписывается накладная, в которой достаточно привести сведения о количестве и наименовании отпускаемых ценностей.

Если ценности передаются по договору купли-продажи, поставщик должен выписать товарную накладную по форме N ТОРГ-12. Накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у продавца и служит основанием для списания материальных ценностей, а второй передается покупателю.

При установлении расхождений по количеству и качеству принимаемых товаров по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика оформляются специальные акты унифицированной формы. При реализации на внутреннем рынке используется форма N ТОРГ-2 (в четырех экземплярах), по импортным товарам составляется форма N ТОРГ-3 (в пяти экземплярах). Юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю будут являться именно эти акты. Акты выписываются по результатам приемки членами комиссии и специалистом организации-эксперта с участием представителей покупателя и поставщика (либо представителя незаинтересованной организации).

Примечание. В ситуациях, когда товар поступил в организацию без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставки), приемка и оприходование оформляются актом по форме N ТОРГ-4.

Товарные накладные по договорам купли-продажи не применяются, если продавец реализует собственные объекты основных средств либо их части. Составляются акты о приеме-передаче основных средств по унифицированным формам в двух экземплярах. Акт по форме N ОС-1 используется при приеме-передаче единичных объектов основных средств, кроме зданий и сооружений - для них предназначена форма N ОС-1а. Если реализуются группы объектов основных средств (за исключением зданий и сооружений), стороны составляют акт по форме N ОС-1б. Раздел 1 первых двух форм заполняется передающей стороной, в разд. 2 данные заносит получатель объекта основных средств и только в своем экземпляре. Акты утверждают руководители организации-покупателя и организации-продавца. К актам прилагается техническая документация по переданному объекту основных средств. По сделкам на продажу недвижимого имущества заполняется обязательный реквизит "Государственная регистрация прав".

В обратной ситуации, когда покупаемый товар будет включен в состав основных средств в учете покупателя, действует такой порядок документирования. Реализация производится на основании товарной накладной, далее покупатель в одностороннем порядке оформляет акт о приеме-передаче основных средств по типовой форме. Раздел 1 в акте не заполняется, проставляется только печать организации-покупателя и подписи ее уполномоченных лиц. Такой же порядок применяется и при создании основных средств собственными силами.

Предположим, передаваемые ценности учитывались у поставщика как материалы. Достаточно ли для подтверждения факта их реализации составить накладную по форме N М-15? Положительный ответ содержится в п. 120 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания). Однако в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26.03.2009 по делу N А05-9970/2008 высказана противоположная точка зрения. По мнению суда, типовая форма N М-15 не отражает торговую операцию между продавцом и покупателем: в ней отсутствуют реквизиты продавца и покупателя, данные о грузоотправителе и грузополучателе, а также их адреса, телефоны, банковские реквизиты. То есть все те реквизиты, которые есть в товарной накладной. На этом основании накладная не была признана в качестве первичного документа в целях оприходования товарно-материальных ценностей и применения вычетов по НДС, предъявленному поставщиком.

Некорректно в строках товарной накладной отражать информацию о дополнительных услугах, связанных с поставкой (например, о доставке, сборке, монтаже). Эти услуги должны оформляться документами унифицированного образца. Если такие формы не утверждены, составляются акты сдачи-приемки оказанных услуг в произвольном виде. Например, для учета расчетов за перевозку товаров автомобильным транспортом применяется товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т. Данный документ будет служить подтверждением затрат на услуги транспортной организации.

Примечание. Реализация периодических изданий по подписке оформляется товарной накладной. Накладную составляют в момент отправки печатного экземпляра покупателю.

Если первичный документ составлен на иностранном языке

Существуют особенности оформления первичных документов компаниями, приобретающими товары, работы или услуги за границей у иностранных контрагентов. Обычно подтверждающие документы зарубежный партнер выписывает на иностранном языке, а сумма сделки указывается в них только в иностранной валюте. Такую "первичку" согласно п. 9 Положения следует построчно перевести на русский язык. За помощью можно обратиться к профессиональным переводчикам либо сделать перевод самостоятельно. К первичному документу необходимо приложить бухгалтерскую справку с расчетом рублевого эквивалента суммы в валюте. В данной рублевой оценке операция будет отражена в бухгалтерском и налоговом учете.

Безусловно, требования к оформлению первичных документов в других странах отличаются от правил, применяемых в России. Например, зарубежный партнер не всегда выписывает акт, который бы подтвердил факт выполнения работ или оказания услуг. Тогда документальным доказательством совершения сделки могут служить контракт, выставленные контрагентом счета, деловая переписка, выписки банка и т.д. Такую позицию поддерживают и суды (Постановление ФАС Московского округа от 20.01.2009 N КА-А40/12411-08 по делу N А40-11299/08-35-49).

Примечание. Нередко весь документооборот с иностранцем ведется в электронном виде. В этом случае все подтверждающие документы следует распечатывать и переводить на русский язык.

АКТ