3. Вопросы архивоведения, отраженные в правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь

3.1 Правовые основы деятельности архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Деятельность архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», Законом Республики Беларусь «Об охране историко-культурного наследия», Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений образования, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, нормативно-методическими документами государственной архивной службы, положениями об архивах.

Документы органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий независимо от формы собственности и характера деятельности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и хранятся в вышеназванных архивах. Национальный архивный фонд включает в себя государственную и негосударственную части.

Государственное управление Национальным архивным фондом и архивами в Республике Беларусь возлагается на Государственный комитет по архивам и делопроизводству исполнительных комитетов областных и Минского городского Совета депутатов.

Государственный контроль за обеспечением сохранности, учета и использования документов осуществляется Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами. Государственный надзор за соблюдением законодательства по делопроизводству и архивному делу в Республике Беларусь, соблюдением норм и принципов работы с документами, установленных стандартами специальными правилами и инструкциями, возлагается на Государственную инспекцию архивов и делопроизводства.

3.2 Виды, задачи и функции архива. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь могут создаваться архивы следующих видов:

- архив организации, хранящий документы только данной организации;

- центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации (центрального органа управления, центрального органа общественного объединения), а также документы организаций непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников комплектования; центральный отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив общественного объединения);

- объединенный ведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;

- объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.

Задачами архива являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; обеспечение сохранности и ведение учета документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными Госкомархивом; осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций: архив составляет и ежегодно уточняет список организаций-источников комплектования; принимает на хранение документы структурных подразделений организации; проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации; проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; осуществляет фондирование документов и дел; ведет комплекс учетных документов; составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам; создает страховой фонд опий документов архива; контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел; представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей; подготавливает и передает на госхранение документы Национального архивного фонда Республики Беларусь; участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и др.) по документационному обеспечению управления.

3.3 Обеспечение сохранности документов архива. Организации, являющиеся собственниками (создателями) архивных документов, обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану, поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования.

Юридические и физические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы Республики Беларусь.

Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо: создание оптимальных условий для хранения документов, размещение дел в хранилище и их топографирование, учет дел и документов, проверка их наличия и состояния, соблюдение порядка выдачи дел из архива, обеспечение физико-химической сохранности документов.

3.4 Классификация документов архива. Весь комплекс документов, возникший в процессе деятельности организации, составляет документальный фонд. Классификация документов архива предполагает их группировку по фондам на основании определенных признаков, имеющих существенное значение для учета, хранения и использования документной информации.

Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.

В архиве могут создаваться объединенные архивные фонды, которые включают документы двух или более организаций, имеющих между собой исторические или логические связи.

Архивная коллекция создается в том случае, если составляющие ее материалы нельзя без ущерба для использования объединить с документами того или иного фонда. Возможно создание коллекций документов по личному составу, организаций-предшественников, подведомственной сети и др.

Структурной и классификационной основой архивного фонда является дело (единица хранения) – физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, объединенных по каким-либо общим признакам. Дела в пределах фонда систематизируются, т.е. группируются в определенной последовательности.

3.5 Учет документов в архиве. В архиве учету подлежат фонды, коллекции, описанные и неописанные дела, страховые копии документов, описи, номенклатуры дел и другие единицы хранения.

Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве, и хранятся в сейфе или металлическом шкафу.

В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы:

- книга поступления и выбытия документов;

- список фондов;

- листы фондов;

- описи дел;

- номенклатура дел;

- книга выдачи дел во временное пользование;

- формы статистических отчетов (сведений) о составе, объеме фондов, предоставляемые в учреждения государственной архивной службы в порядке, установленном Госкоархивом.

Все основные учетные документы хранятся постоянно.

Допускается использование вспомогательных учетных документов (реестров описей, книг учета документов, передаваемых в другие архивы и др.), необходимость которых определяется архивом.

3.6 Научно-справочный аппарат к документам архива. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащей в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат к документам (НСА).

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, номенклатуры дел, каталоги, картотеки, историко-архивные справки. Кроме них в архивах могут составляться указатели, тематические и фондовые обзоры, тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов (необходимость их создания определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива).

3.7 Организация работы архива. Работа архива осуществляется в соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение.

Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (системы, объединения) согласовывается с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Положение об объединенном ведомственном и ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.

Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.

Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.

Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующий архивом или его директором. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в соответствующей должностной инструкции.

В архиве составляются:

- годовой план работы;

- годовой план-график приема дел от источников комплектования архива;

- годовой отчет архива.

Годовое планирование проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджетного рабочего времени, срока исполнения и исполнителя. При разработке плана работы и определения бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах.

Архивы совместно со службой документационного обеспечения управления осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках.

Подбор, расстановка и использование работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием.

Повышение квалификации работников архива на соответствующих курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива).

Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.