2. Нормативно-правовая база по работе с электронными документами

2.1 Учет электронных документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами, относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой деятельности организаций, а также организаций, имеющих специализированные архивы машиночитаемой документации или передающими электронные документы на постоянное хранение в государственный архив электронной документации, регулируется «Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь», «Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» и инструкциями организаций.

В настоящее время создана технология учета электронных документов, которая включает следующие особенности работы с электронными документами: единицей хранения является машинный носитель (том); за единицу учета в пределах архивного фонда принимается электронный документ на машинном носителе (носителях); на одной единице хранения может быть записано несколько единиц учета; одна единица учета может быть записана на нескольких единицах хранения; электронный документ может состоять из одного или нескольких файлов логически и информационно связанных между собой; передача электронных документов в госархив осуществляется на машинных носителях с сопроводительной документацией; госархив обеспечивает хранение подлинников, дубликатов и копий электронных документов; в госархиве на одной единице хранения записываются электронные документы только одного фонда; хранение машинных носителей и электронных документов осуществляется в специализированных хранилищах; архивный шифр электронного документа состоит из номера фонда, номера описи, порядкового номера электронного документа по описи; учет документов внутри архивного фонда осуществляется согласно порядковому номеру электронного документа.

2.2 Передача электронных документов на государственное хранение. По истечении сроков ведомственного хранения, определенных в Законе Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», электронные документы передаются на государственное хранение.

Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется специалистами госархива совместно с представителями ведомственного архива или подразделения организации на основании графика, разработанного госархивом.

Электронные документы передаются на государственное хранение вместе с описью документов и сопроводительными документами. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2-х экземплярах. Электронные документы могут передаваться в госархив на машинных носителях. В госархиве производится перезапись электронных документов на машинные носители архива. Носители организации возвращаются.

Электронные документы могут передаваться в госархив и по коммутируемым каналам связи с помощью электронной почты.

Электронные документы на машинных носителях передаются на государственное хранение в комплекте с описью и сопроводительными документами: электронные документы на машинных носителях; удостоверяющий лист на бумажном носителе; опись на бумажном носителе; ведомость машинных носителей с записью на бумажном носителе; информационно-поисковая характеристика на бумаге или в виде текстового файла.

Кроме электронных документов могут передаваться документы на бумажных носителях, если они логически связаны между собой одной темой или проектом. Документы на бумажных носителях в госархиве записываются на машинные носители. Документы на бумажных носителях возвращаются в организацию для решения вопроса об их дальнейшем хранении.

Передача электронных документов, описи электронных документов с сопроводительными документами осуществляются с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме могут перечисляться: номера и наименования описей, информационно-поисковые характеристики и количество листов в них, заводские (инвентарные) номера машинных носителей с записью, номера ведомостей машинных носителей с записью и количество листов в них, ссылки на удостоверяющий лист и количество листов в нем.

Если в опись включены документы на бумажных носителях, то перечисляются названия документов и количество листов в них.

После передачи электронных документов в государственный архив, по указанной описи, оформляется акт приема-передачи, составляемый в 2-х экземплярах.

2.3 Контроль при передаче электронных документов на государственное хранение. Прием электронных документов осуществляется согласно контрольного экземпляра описи электронных документов, находящегося в государственном архиве. Передача электронных документов проводится поединично по описям.

При приеме документов в госархив осуществляется контроль наличия электронных документов и их комплектность согласно сопроводительной документации: соответствие фактического количества электронных документов итоговой записи описи; соответствие видов машинных носителей указанным в ведомости машинного носителя с записью; соответствие номера тома каждого машинного носителя электронных документов ведомости машинного носителя с записью; соответствие наличия имен файлов пользователей каждого машинного носителя ведомости машинного носителя с записью.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых электронных документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие электронных документов.

При выявлении несоответствия номера тома машинного носителя или имен файлов пользователей ведомости машинного носителя с записью считается, что электронный документ не прошел контроль. В этом случае составляется новая итоговая запись в описи.

При приеме электронных документов в госархив передаются 2 экземпляра описи. Фактическое количество принятых электронных документов отражается в акте приема-передачи документов в госархив. Электронные документы, не прошедшие контроль, возвращаются в организацию.

2.4 Обеспечение доступа к информации и защита прав собственности на информационные ресурсы. С целью обеспечения доступа к фондам архива пользователям предоставляются услуги: работа пользователей с научно-справочным аппаратом (НСА) и фондами архива в читальном зале; выполнение заказов пользователей на использование электронных документов (копирование, печать, просмотр); обслуживание запросов внешних абонентов на поиск электронных документов и пересылку файлов по электронной почте; обслуживание социально-правовых и тематических запросов по заявкам и письмам организаций и граждан.

Для обеспечения доступа к фондам архива электронных документов пользователь представляет запрос: письмо, заявление, электронное письмо, факс на имя директора госархива.

Исполнение запроса производится в отделе использования в соответствии с резолюцией директора госархива.

Для организации работ отдела использования госархив предоставляет автоматизированные рабочие места (АРМ) использования и читального зала.

Организацию работы пользователя в читальном зале осуществляет работник читального зала с помощью АРМ использования. На АРМ использования производится первичная регистрация пользователя и регистрация сеансов работ пользователя.

При первичной регистрации пользователю присваивается регистрационный номер, который является паролем для работы на АРМ читального зала. Каждый раз при регистрации сеанса работы пользователю указывается номер АРМ для работы в читальном зале.

Работа пользователя на АРМ читального зала начинается с ввода регистрационного номера и фамилии.

В процессе работы на АРМ читального зала пользователю предоставляются услуги: поиск электронных документов с помощью НСА архива (по электронному каталогу и описям электронных документов); оформление заказов на использование электронных документов (просмотр, копирование, печать); просмотр состояния выполнения заказов; просмотр электронного документа, если документ воспроизводится средствами архива.

В архиве определены следующие категории фондов: фонды государственных предприятий и организаций; фонды негосударственных предприятий и организаций; фонды, содержащие информацию о личной жизни граждан.

Доступ к учетной информации фонда архива может быть: разрешен всем; по разрешению фондообразователя; только фондообразователю; по разрешению специальной организации.

Доступ к фондам негосударственных предприятий и организаций определяется условиями договора между госархивом и организацией (фондообразователем).

Доступ к фондам, содержащим информацию о личной жизни граждан, определяется «Инструкцией о режиме доступа к документам, содержащим информацию о тайне личной жизни граждан».

Доступ к электронным документам фонда осуществляется в соответствии с требованиями к защите электронных документов, определенными в описании реквизита «классификация защиты» информационно-поисковых характеристик согласно «Инструкции». Реквизит «классификация защиты» может принимать значения: разрешены все виды работ с электронным документом; разрешен только просмотр электронного документа; разрешен просмотр и печать электронного документа; пофайловая защита электронного документа.

В реквизите «право доступа к документу» может быть указан один из вариантов: доступ к электронному документу разрешен всем, доступ к электронному документу по разрешению фондообразователя. Доступ к электронным документам по разрешению осуществляется в пределах значений, установленных полем «классификация защиты», если пользователь хочет работать без учета «классификации защиты», он должен получить разрешение. Разрешение может быть 2-х видов: разрешен доступ к электронным документам в пределах классификации защиты, разрешен доступ к электронным документам без ограничений по классификации защиты.

В случае «пофайловой защиты» для каждого файла электронного документа установлены следующие виды доступа: разрешены все виды работ с файлом; разрешен только просмотр файла; разрешен просмотр и печать файла.

Контроль за выполнением заказов пользователей на печать и копирование, вывод файлов на печать, прием и выдача заказов на копирование, обслуживание социально-правовых и тематических запросов производится на АРМ использования госархива.