11.1 Класифікація потреб і споживачів архівної інформації

Вивчення потреб сучасного суспільства в архівній інформації є важливим завданням архівних установ. Тому виникає питання щодо класифікації таких потреб. що може дати важелі до розуміння шляхів і засобів своєчасного доведення до споживачів необхідної їм інформації, яка міститься у документах НАФ.

Сучасне архівознавство, крім звичайної та найпоширенішої класифікації потреб за предметно-тематичною ознакою, додатково використовує і такі:

хронологічний, або історичний принцип — потреба в інформації, що відноситься до певного історичного періоду і міститься у документах відповідної історичної епохи;

географічний — потреба в інформації щодо певного регіону та з документів конкретних адміністративно-територіальних одиниць;

ієрархічний — потреба в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;

галузевий — потреба в інформації, що відноситься до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;

адресний — потреба в інформації, що відноситься до діяльності певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, наприклад, якщо мова йде про об’єднаний або родинно-фамільний фонд;

матеріальний — потреба в інформації, що міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

Наведена класифікація потреб в архівній інформації (рис. 11.1) може допомогти архівістам визначити які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, а які або невідомі, або ще не на часі. А це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, але й втручатися в процес регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати використання тих або інших документів НАФ, вдосконалювати облік довідкового апарату до них, приймати на державне зберігання тощо.

Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися лише через її споживачів, то певній класифікації підлягають не лише потреби, а й споживачі інформації. Її загальноприйнятої схеми ще не існує. Більшість дослідників схиляється до того, щоб прийняти за перший ступінь класифікації сферу діяльності користувача. Пропонується такі сфери діяльності, що відрізняються за характером праці: сфера управління, наукові дослідження і проектно-

конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін. Врахування потребують і такі ознаки, як професійна та регіональна приналежність користувачів, їхня кваліфікація, у т.ч. наявність наукового ступеня, вченого звання, час роботи над даною темою, наявність друкованих праць і ряд інших.

11. 2 Основні напрями і форми використання архівної інформації

У практиці науково інформаційної діяльності державних архівів виділяються такі основні напрями використання архівної інформації:

а) у сфері управління. Як правило, у цій ділянці ретроспективна документа інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об’єктів управління та їх роботи у минулому( прогнозування тенденцій розвитку; аналіз динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст, реорганізація органів влади та управління, їх структури та функцій). Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують у найхарактернішій формі у сфері управління: плани, доповіді, довідки, різні розрахунки;

б) у сфері економіки. На цій ділянці використання має в основному прикладе значення - під час реконструкції старих і проектування нових промислових об’єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів