47

Министерство образовании и науки Российской федерации

Бирский филиал

Федерального Государственного бюджетного образовательного учреждения

Высшего профессионального образования

«Башкирский государственный университет»

Социально-гуманитарный факультет

Кафедра документоведения и история до ХХ в.

ОТЧЕТ

О прохождении предепломной практики

по теме:

«Организация работы с документами»

(на примере ООО «Мир Здоровья»)

Студентки 6 курса Научный руководитель

Бадриевой И.Ф. к.и.н. доцент

Руководитель практики _______ И.С.Гареев

_______ Султанова А.Д.

Бирск. 2012

Оглавление

Введение……………………………………………………………………….3

Глава 1. Изучение структуры и функций делопроизводственной службы...7

Глава 2. Организация работы с документами……………………………….11

Глава 3. Организация документооборота……………………………………20

1. Прием и отправка………………………………………………...20

2. Регистрация документов………………………………………...21

3. Контроль исполнения документов……………………………... 24

4. Экспертиза ценности документов ……………………………... 25

5. Классификация и систематизация документов.

Формирования дел……………………………………………………. 27

6. Хранение документов…………………………………………….30

Глава 4. Документы по личному составу…………………………………….34

Заключение……………………………………………………………………..45

Приложения…………………………………………………………………….48

Введение

Преддипломная практика проходила в центральном офисе общества с ограниченной ответственностью «Мир Здоровья».

ООО «Мир Здоровья» — фармацевтическая сетевая компания в городе Нефтекамск. Которая занимается реализацией медикаментов в розницу через аптечные пункты.

Структура компании ООО «Мир здоровья» включает в себя следующие отделы: секретариат (главный офис), бухгалтерию ,аптечные пункты.

Делопроизводственная служба Управления компании представлена делопроизводителю, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами

- Инструкция по делопроизводству;

- должностные инструкции;

- ГОСТ Р 6.30-2003, (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65.) - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти ( утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536); - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в ООО «Мир здоровья » возлагается на делопроизводителя. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Офис располагается на 1 этаже жилого дома. Общая занятая площадь составляет 50 кв.м.

Рабочее место делопроизводителя находится в приемной директора ООО «Мир Здоровья». Кабинет надлежаще оформлен: имеются таблички на дверях; рабочие места оснащены всем необходимым: компьютер, подключенных к Интернету, телефон и все необходимые канцелярские принадлежности. Также в имеется два ксерокса, факс.

В приемной находится много стендов. На стенде присутствует копия лицензии и следующая информация: специализация и профиль ближайших аптек с указанием адреса и телефона; выписки из приказов, регламентирующие сроки хранения лекарственных форм, изготовленных в аптеках; сроки действия рецептов; фамилии и инициалы работников, текст Закона Российской Федерации "О защите прав потребителей".

Основные задачи секретариата (делопроизводителя) ООО «Мир Здоровья»:

- Принимать поступающую на  рассмотрение  руководителя  аптечного

учреждения корреспонденцию;

- принимать  документы и личные заявления на подпись директора;

     - подготавливать  документы  и материалы,  необходимые для работы

директору;

     - следит   за   своевременным   рассмотрением   и  представлением

структурными подразделениями  и  конкретными  исполнителями   документов;

- ведение кадрового делопроизводство;

     - организует       проведение       телефонных        переговоров;

     - составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

     - выполняет   работу   по   подготовке   заседаний  и  совещаний;

-осуществляет контроль  за  исполнением  работниками  аптечного

учреждения изданных  приказов  и  распоряжений;

     - печатать   по   указанию   директора аптечного  учреждения

служебные материалы;

     - организовать прием   посетителей;

     - формировать дела в соответствии  с  утвержденной  номенклатурой,

обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдача в архив.

     Одним из основных ресурсов деятельности современных аптечных организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит, прежде всего, из документов.

Персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов в аптечной организации несет ее руководитель и делопроизводитель.

Сотрудники управленческого аппарата в аптечных организациях большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов, что занимает 60 %, а в отдельных случаях до 80 % их рабочего времени.

В повседневной работе аптечных организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности.

Комплекс документов, создаваемых в аптечной организации, определяется следующими факторами:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

• объемом и характером внешних связей.

Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.

В сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений утвержден состав нормативно-справочной информации, включающий классификаторы, справочники и регистры, а также номенклатуру - систематизированный перечень материалов. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения предназначена номенклатура дел.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре дел, - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности аптечной организации.

Установлено, что аптеки выполняют фармацевтическую деятельность согласно выданным в установленном порядке лицензиям и осуществляют как безрецептурный, так и рецептурный отпуск лекарственных препаратов. Причем рецептурный отпуск связан с реализацией программ обеспечения населения необходимыми лекарственными препаратами по Республике Башкортостан

Из документации по кадрам в аптечных организациях хранятся копии дипломов специалистов, копии сертификатов специалистов.

Из группы организационных документов в аптеке хранятся копия Устава ООО «Мир Здоровья» копии документов по лицензированию, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и др.

Из группы распорядительных документов в аптеке хранятся приказы, указания и распоряжения директора ООО «Мир Здоровья», Федеральные законы, приказы Минздравсоцразвития России и Республики Башкортостан.

Также в аптеке хранится ряд справочно-информационных документов, в том числе информационные письма о фальсифицированных и забракованных лекарственных препаратах, акты проверок, документы по инвентаризации, отчетность аптеки по розничной торговле и по обеспечению необходимыми лекарственными препаратами.

Кроме перечисленных, в аптеке ведется ряд накопительных документов в форме журналов и книг.