2.3.2 Облік розрахунків з підзвітними особами

Питання обліку операцій з підзвітними особами регулюються:

1. Постановою КМУ "Про норми відшкодування витарат на відрядження в межах України і за кордон" від 06.09.2000 р. № 398

2. Інструкцією про службова відрядження в межах України і за кордон, затв. наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59

3. Порядком ведення касових операцій в народному господарстві України, затв. постановою Правління НБУ №21 від 02.02.96 р. (зі змінами та доповненнями)

Підзвітна особа - особа, яка одержує кошти для здійснення господарських операцій та на витрати по відрядженню.

Підзвітні суми видаються на визначений термін, на відповідні цілі.

Підставою видачі коштів із каси є розпорядження керівника підприємства, а на витрати по відрядженню - наказ. У ньому вказується пункт призначення, мета відрядження, термін, назва підприємства, куди направляється працівник. Особі, яка їде у відрядження, видасться з каси аванс. Працівникові відшкодовуються: проїзд, вартість проживання в готелях за умови надання підтверджуючих документів. Ці витрати включаються до складу валових витрат. Термін відрядження в межах України - до 30 календарних днів, за кордон - до 60 днів.

За час перебування у відрядженні працівникові сплачуються добові:

	Добові в межах України
Якщо в рахунку відсутня вартість харчування	18 грн.
- одноразове харчування	11,40 грн.
- дворазове харчування	10,80 грн.
- триразове харчування	7,20 грн.

Відповідно до п. 1 Постанови добові витрати при відрядженні за кордон відшкодовуються в таких розмірах (крім державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів):

• якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування - 231 грн.;

• якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях включаються витрати на одноразове харчування - 185 грн.;

• якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях включаються витрати на дворазове харчування - 128 грн.;

• якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях включаються витрати на триразове харчування - 81 грн.

Для державних службовців і працівників підприємств, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, розмір добових встановлено окремо для кожної країни. Перелік таких країн наводиться в додатку до Постанови.

У випадку, коли працівник в дорозі до країни відрядження робить транзитну зупинку на території України, то добові за цей день відшкодовуються в порядку. передбаченому для службових відряджень в межах України (абзац "г" підпункту 1.7 пункту 1 розділу II Інструкції). Тобто за дні проїзду із зупинками по території України добові визначаються з розрахунку 18 грн. в день.

У разі відсутності зупинок добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Наведемо кілька прикладів розрахунку добових.

Приклад 1. Працівника відряджено за кордон з 07.02.2000 р. по 16.02.2000 р. (10 днів). Харчування до сплати послуг на проживання не входить. По дорозі за кордон (і при поверненні) працівник робить транзитну зупинку на території України для пересадки на інший вид транспорту. Дорога до кордону у працівника займає одну добу (плюс одна доба при поверненні).

Добові будуть розраховуватись таким чином:

8 діб х 231 грн. + 2 доби х 18 грн. = 1884 грн.

Приклад 2. Працівника відряджено за кордон з 10.01.2000 р. по 21.01.2000 р. (12 днів). Харчування до сплати послуг на проживання не входить. Працівник  пересувається по території України одну добу по дорозі за кордон і одну добу при поверненні. Транзитних зупинок під час дороги немає. Добові будуть розраховуватись таким чином.

12 діб х 231 гри. = 2772 гри.

Для відряджень за кордон працівнику можуть видаватись кошти як у національній валюті країни відрядження, так і у вільно конвертованій валюті (підпункт 1.2 пункту 1 розділу II Інструкції). Для видачі працівнику національної валюти країни відрядження здійснюється перерахування нарахованої суми за крос-курсом на підставі офіційного курсу НБУ до цієї валюти та долара США на день видачі авансу.

У податковому обліку відповідно по пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22.05.97 р. №283.97-ВР витрати на відрядження, в тому числі і добові, включаються до складу валових витрат. Обов'язковою умовою при цьому є наявність підтверджуючих документів щодо зв'язку такого відрядження з основною діяльністю підприємства. Такими документами можуть бути: запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства; укладений договір (контракт); інші документи, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю підприємства.

У бухгалтерському обліку починаючи з 01.01.2000 р. будь-які витрати на відрядження відносяться до складу витрат підприємства відповідно до п.6 Положення 9стандарту) бухгалтерського обліку 16 "Втрати" (затв. наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. №318).

Залежно від того, працівник якого підрозділу був відряджений, або від мети відрядження, витрати на відрядження будуть обліковуватись на рахунках 23 "Виробництво", 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут" або 94 "Інші витрати операційної діяльності".

Облік розрахунків з працівниками з нарахування й виплати добових та інших витрат на відрядження ведеться на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" рахунка 37 "Розрахунки з різними дебіторами".

Кореспонденцію рахунків з нарахування та виплати добових наведено в таблиці.

Кореспонденція рахунків з нарахування та виплати добових

№ п/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
		Дебіт	Кредит
1	Видано аванс на відрядження	372 "Розрахунки з підзвітними особами"	30 "Каса"
2	Списано витрати на відрядження витрати на підприємства	23 "Виробництво", 91 "Загальновиробничі витрати". 92 Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут" або 94 "Інші витрати операційної діяльності".	372 "Розрахунки з підзвітними особами

 

Підставою для відображення в обліку розрахункових операцій з підзвітними особами є авансовий звіт, який подається в бухгалтерію в 3-денний термін після повернення з відрядження.

За авансовим звітом з доданими до нього документами (посвідчення про відрядження, квитки, рахунки готелю, тощо визначаються суми перевитрат або невикористаного авансу, які, відповідно, відшкодовуються підприємством або стягуються з звітної особи.

За цих операцій складаються записи:

1. Дт 372 Кт 30

2. Дт 30, 661 Кт 372

3. питання ведення обліку розрахунків з підзвітними особами розглянемо приклад.

Приклад. Згідно наказу по підприємству співробітник відбув у відрядження в інше місто (на території України) для виконання виробничого завдання.

З каси йому було видано 300 грн. По поверненню з відрядження співробітник пред'явив посвідчення на відрядження і склав авансовий звіт.

На посвідченні мають місце дані за реквізитами:

• дата вибуття у відрядження - 10.01.2000 p.;

• дата прибуття до місця відрядження- 11.01.2000 p.;

• вибуття з місця відрядження - 14.01.2000 р.

Згідно даним авансового звіту та доданим до нього документам:

• вартість квитків - 90 грн. (ПДВ - 15 грн.);

• проживання в готелі - 120 грн. (ПДВ - 20 грн.). В рахунках готелю вказана вартість 2 сніданків. Відобразити в бухгалтерському обліку.

Перш за все необхідно визначити розмір добових. Кількість добових - 5 (10.01, 11.61, 12.01, 13.01, 14.01). Так як в вартість проживання врахована вартість 2-х сніданків, тому добові за дві доби будуть розраховані виходячи з норми 11,40 грн. за добу, а за три доби - виходячи з норми 18 грн. за добу. Загальна сума добових складає:

(2 х 11,40) + (3 х 18) = 76,80 грн.

Авансовий звіт затверджується в сумі фактичних витрат - 286,80 грн., а в реєстрах бухгалтерського обліку слід скласти наступні бухгалтерські записи:

№ п/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
		Дт	Кт
1	Видано з каси на відрядження	372	зо	300
2	Списана сума фактичних витрат	23	372	251,80
3	Відображена сума податкового кредиту	641	372	35
4	Повернуто в касу підзвітною особою залишок коштів	30	372	13,2

Розділ III

Облік зобов'язань і капіталу

3.1 Облік зобов'язань

3.1.1 Класифікація і оцінка зобов'язань

Згідно з П(с)БО-2 зобов'язання - це заборгованість підприємства, що виникла внаслідок минулих подій і погашення якої, як очікується, призведено до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди.

Зобов'язання виникає тільки тоді, коли актив отримано, або коли підприємство укладає угоду придбати актив.

Погашення зобов'язання може здійснюватися:

• сплатою грошових коштів;

• передаванням інших активів;

• наданням послуг;

• заміною даного зобов'язання іншим;

• перетворенням зобов'язання на капітал.

Зобов'язання можуть бути монетарними і немонетарними.

Монетарні зобов'язання погашаються грошовими коштами, немонетарні -товарами, роботами, послугами.

Для визначення балансової вартості зобов'язань використовують такі види оцінок:

• історична собівартість;

• поточна собівартість;

• вартість розрахунку (платежу);

• теперішня вартість.

Історична собівартість зобов'язання — сума надходжень, отриманих в обмін на зобов'язання, суми грошових коштів чи їх еквівалентів, що, як очікується, будуть сплачені з метою погашення зобов'язання під час звичайної діяльності підприємства.

Поточна вартість зобов'язання - недисконтована сума грошових коштів чи їх еквівалентів, яка була б необхідна для погашення зобов'язання на поточний момент.

Вартість погашення - недисконтована сума грошових коштів або їх еквівалентів, що, як очікується, буде сплачена для погашення зобов'язань під час звичайної господарської діяльності підприємства.

Теперішня вартість - теперішня (дисконтована) вартість майбутніх чистих відпливів грошових коштів, які, як очікується, будуть необхідні для погашення зобов'язань під час звичайної діяльності підприємства.

В балансі виділяються такі види зобов'язань:

а) забезпечення наступних витрат та платежів;

б) довгострокові зобов'язання;

в) поточні зобов'язання.

Поточні зобов'язання:

• заборгованість по розрахунках з бюджетом по податках та інших платежах,

• кредиторська заборгованість постачальникам і підрядчикам за отримані від них товари, роботи, послуги;

• заборгованість з оплати праці;

• заборгованість зі страхування;

• авансові платежі замовників;

• короткострокові кредити банку;

• нараховані до сплати дивіденди, відсотки тощо.

Термін погашення поточних зобов'язань - операційний цикл підприємства або 12 місяців, починаючи з дати балансу.

До складу довгострокових зобов'язань відносяться:

• довгострокові кредити банків;

• інші довгострокові фінансові зобов'язання;

• відстрочені податкові зобов'язання.

Прикладом інших довгострокових зобов'язань можуть бути зобов'язання за довгостроковими облігаціями, облігаціями, випущеними за номінальною вартістю та облігаціями, випущеними зі знижкою (дисконтом).

Відстрочене податкове зобов'язання виникає тоді, коли обліковий прибуток тимчасово більший ніж оподатковуваний прибуток.

Відстрочене податкове зобов'язання розраховується як встановлена податкова ставка від суми тимчасових різниць, на яку оподатковуваний прибуток менше, ніж обліковий прибуток.

У складі забезпечень наступних витрат і платежів (рядки 400-430 Ф1) відображуються витрати на оплату майбутніх відпусток, гарантійні зобов'язання тощо, величина яких на дату балансу може бути визначена тільки шляхом прогнозних оцінок, а також залишки коштів цільового фінансування і цільових надходжень, які отримані з бюджету та інших джерел.

Приклад.

Підприємство реалізує вироби та здійснює їх обслуговування протягом двох років.

Витрати на гарантійне обслуговування за оцінкою попередніх періодів становить 5% від загальної вартості реалізованих виробів.

Протягом року чистий доход від реалізації становив 100000 грн. Отже, у балансі на кінець звітного року у II розділі пасиву, по статті "інші забезпечення" необхідно відобразити непередбачене зобов'язання у сумі 5000 грн. (100000 х 0,05).

Поточні зобов'язання підприємства по податках і платежах відображаються на рахунку № 64 "Розрахунки за податками й платежами", який має такі