5 Требования к документации систем менеджмента качества и ее структура
Руководству следует определить структуру документации, необходимую для разработки, внедрения и поддержания результативной системы менеджмента качества.
Характер и глубина документации должны отвечать конкретным требованиям, установленным контрактом, законами и регламентами, потребностями и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также особенностям и потребностями организации.
Документация может быть в любой форме и на любом носителе, исходя из нужд организации.
С целью обеспечения того, чтобы документация гарантировала соответствие продукции потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон, руководству необходимо учитывать:
контрактные требования потребителей и других заинтересованных сторон;
требования используемых организацией международных, национальных, стандартов и стандартов организации;
соответствующие требования, установленные законами и регламентами;
решения организации;
источники внешней информации;
информацию о потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон.
Доступ к документации предоставляется работникам организации и другим заинтересованным сторонам, исходя из политики организации в области информирования.
Руководству предприятия необходимо поднять на очень большую высоту принцип уважения к правилам работы с документами. Этот принцип должен стать одним из основных принципов корпоративной культуры предприятия.
Система менеджмента качества имеет два вида документального представления (рисунок 4):
документация по качеству;
документация по подтверждению качества.
Очень важно понять различие между документацией по качеству (Политика в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры управления, стандарты организации, нормы, правила и т.д.) и документацией по подтверждению качества – оперативными отчетными данными (записями) о качестве.
Запись
- это документ, содержащий достигнутые
результаты или свидетельства осуществленной
деятельности.
Рисунок 4
Структура документации системы менеджмента качества
Высшим документом в структуре документации системы менеджмента качества является «Политика руководства организации (предприятия) в области качества». Несмотря на то, что этот документ обычно достаточно краткий, он является определяющим в области качества, и по нему обычно судят об отношении высшего руководства предприятия (организации) к качеству выпускаемой продукции или выполняемых услуг. Все документы СМК должны быть полностью согласованы с Политикой в области качества. Любое несоответствие с Политикой в области качества недопустимо. В случае такого несоответствия на систему менеджмента качества сертификат соответствия не может быть выдан. Следующим документом СМК по иерархии является «Руководство по качеству». Оно разрабатывается на основе политики в области качества. Политика в области качества и Руководство по качеству составляют первый уровень документации СМК.
Во второй уровень документов СМК входят документированные процедуры управления на уровне предприятия.
Третий уровень составляют документированные процедуры управления на уровне подразделения организации (предприятия).
Четвертый уровень – документация по подтверждению качества, включающая оперативные отчетные данные.
Внутренние и внешние нормативные и технические документы, а также должностные инструкции, положения о структурных подразделениях организации (предприятия), Устав, организационная структура образуют базовый уровень.
Структура документации СМК представлена на рисунке 5.
Рисунок 5 Структура документации СМК
Законодательная база
Как уже было указано, к базовому уровню относятся внутренняя и внешняя нормативная документация и законодательная база организации (предприятия).
Документация по стратегическому и оперативному планированию:
- планы качества;
- комплексный план развития организации (предприятия), годовые планы, рабочие планы и т.п.;
- решения Совета по СМК.
Методическая документация:
- методические инструкции (например , по разработке документированных процедур управления; по разработке Положений о структурных подразделениях, разработке должностных инструкций и т.п.);
- методические рекомендации (например, по основам статического управления процессами и внедрению статических методов на предприятии).
Внутренние нормативные и технические документы:
нормативные документы:
- стандарты организации, устанавливающие требования к продукции, технологическим процессам ее изготовления, испытаний, контроля;
- альбомы бланков (содержат формы с образцами их заполнения).
технические документы:
- технические условия на продукцию:
технологические регламенты;
технологические и маршрутные карты;
проектно-конструкторские документы;
метрологические аттестованные методики испытаний (анализа, контроля, измерений)
Внешние нормативные документы:
- международные, национальные (зарубежных стран), межгосударственные, государственные, стандарты, регламенты;
- документы органов государственного надзора;
Организационно-распорядительная документация:
- внутренняя (приказы и распоряжения высшего руководства, служебные записки и т.п.)
- внешняя (приказы и распоряжения выше стоящих организаций);
- переписка с другими организациями и т.п.;
Организационная документация:
Должностные инструкции;
Положения о:
- структурных подразделениях,
- видах деятельности,
- главных специалистах,
- уполномоченных по качеству в подразделениях;
Устав организации (предприятия); организационная структура организации (предприятия);