4.2.11 Анализ и актуализация по мере необходимости и переутверждения

4.2.11.1 Отделы-исполнители конструкторской, технологической и проектной документации, по мере необходимости, проводят анализ выпущенной ими документации. В результате проводимого анализа возникает необходимость в актуализации рассматриваемой документации. Соответственно принятому решению отдел-исполнитель документации выпускает Извещение об изменении руководствуясь ГОСТ 2.503 и РИ131-001.

Извещение об изменении, помимо исполнителя, должно быть проверено и подписано нормоконтролером и утверждено руководителем по направлению научных работ.

4.2.11.2 Анализ и актуализация нормативных документов может проводиться в соответствии с «Указателями Государственных стандартов», своевременное получение которых обеспечено заключением ежегодных Договоров с ГИКП «РИТМ» и в соответствии с «Указателями», которые приобретаются в магазине «Стандарты № 1» на основании Договора, заключенного с этим магазином.

4.2.11.3 Анализ и актуализация документов СМК проводится начальником подразделения в определенные сроки или по мере необходимости. В результате проведенного анализа оформляется Служебная записка, которая должна быть подписана и утверждена всеми лицами, которые подписывали и утверждали основной документ.

4.2.11.4 На основании оформленных и утвержденных Извещений об изменении и Служебных записок работник бюро НТД вносит изменения в подлинник документа и во все копии.

4.2.11.5 Если при анализе документа устанавливается, что изменения касаются более 50% основного текста, то структурным подразделением принимается решение о переиздании и переутверждении этого документа. Переизданному документу присваивается новый идентификационный номер, а на титульном листе указывается взамен какого документа выпущен новый.

4.2.12 Обеспечение идентификации изменений и статус пересмотра документов

4.2.12.1 При выпуске конструкторской, технологической, нормативной и проектной документации проводится их идентификация по обозначениям, определенным ЕСКД, ЕСТД, ГСС и СПДС.

4.2.12.2 Извещения об изменении к выше перечисленным документам, помимо основного обозначения документа, имеют свой порядковый номер. Извещения об изменении, при необходимости, выпускает исполнитель документа.

4.2.12.3 Для внесения изменений в документы СМК в служебной записке должен указываться индекс основного документа, в который необходимо внести изменения и присвоенный ему номер инвентарного учета. Служебной записке присваивается порядковый номер по журналу регистрации служебных записок. Служебную записку, при необходимости, оформляет исполнитель документа.

4.2.12.4 Идентификация изменений в выше перечисленные документы отражается в «Листе регистрации изменений».

4.2.12.5 При выпуске технических условий, отраслевых стандартов, стандартов предприятия и руководящих документов на титульном листе могут быть указаны сроки действия документа. По прошествии срока действия документа принимается решение о его продлении, о переиздании документа или его аннулировании.