4.2.8 Обеспечение сохранения внутренних документов четкими, легко идентифицируемыми

4.2.8.1 Документация, поступающая БНТД может быть исполнена на любом носителе.

4.2.8.2 Текст документов на бумажных носителях должен быть четким, легко читаемым, пригодным для многократного снятия с них копий. Листы должны быть ровными, без замятин и складок по ГОСТ 2.501.

4.2.8.3 За состоянием документации в фондах ведется постоянный контроль:

- путем поддержания влажности воздуха в соответствии с принятыми нормами в хранилищах подлинников;

- просмотром переплетенных документов, при котором, обнаруженные потертые или порванные листы заменяются новыми, а при значительном износе документа, заказывается для размножения новый экземпляр;

- по мере необходимости обновляются маркировки документов с целью правильной их идентификации.

4.2.9 Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой

4.2.9.1 Документация внешнего происхождения принимается на входящий учет в БНТД и Бюро обработки документации. Организационно-распорядительная документация доводится до сведения заинтересованных лиц, под расписку, после чего подшивается в дело по номенклатуре. Научно-техническая и нормативная документация передаются в фонды. Нормативно-правовая документация находится в юрбюро, РП 102.

4.2.9.2 Идентификация, регистрация и распределение документов, поступивших в БОД, проводится в соответствии с ЕГСД.

4.2.9.3 Документация внешнего происхождения, поступившая в фонд БНТД из БОД, идентифицируется по видам документов, группируется по рубрикам и регистрируется в журналах инвентарного учета, аналогично документам внутреннего происхождения. Дополнительно выделяется рубрика для отчетной документации «Труды других организаций», которая регистрируется в соответствующих журналах инвентарного учета.

4.2.9.4 Документы внешнего происхождения выдаются (как и документы внутреннего происхождения) заинтересованным лицам под расписку в карточке-заместителе.

4.2.9.6 Регистрация и прохождение документации на предприятии определяется ЕГСД п. 3.2.7, 3.2.9, 4.1.2.

4.2.10 Информационное обеспечение

4.2.10.1 Для постоянного и своевременного обеспечения научных работников предприятия научно-технической документацией, в БНТД ведется работа по созданию комплекса мероприятий информационного обеспечения.

4.2.10.2 В целях обеспечения выполнения поисковых работ по использованию документальных материалов, в БНТД создан комплекс каталогов для ручного поиска документов.

4.2.10.3 Комплекс каталогов для ручного поиска документов состоит из следующих каталогов: авторский, корреспондентский (по отделам и организациям), предметно-тематический и дополнительные специальные картотеки, в соответствии с ГОСТ 7.1.

4.2.10.4 Информационным источником для научных подразделений предприятия служат выпускаемые отделом нормативной документации 1 раз в год информационный бюллетень по стандартизации (ИБС) и получаемые из ГИКП «Ритм» 1 раз в год «Указатель. Государственные стандарты».