4.2.5 Утверждение внутренней документации

4.2.5.1 Перед утверждением Высшим руководством, в соответствии с ГОСТ 2.111 проводится нормоконтроль документации.

4.2.5.2 При отсутствии замечаний Высшее руководство утверждает документ, при необходимости со сроком введения его в действие.

4.2.6 Учет и хранение внутренней документации

4.2.6.1 Документация внутреннего происхождения: научно-техническая, технологическая, конструкторская, проектная, организационно-распорядительная и СМК поступает бюро научно-технической документации, где проходит идентификацию, регистрацию и включение в фонд. Это бюро отвечает за весь процесс прохождения документации, с момента поступления

4.2.6.2 Регистрация и хранение документации проводится в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД).

Документация поступает непосредственно от исполнителя и учитывается в журналах инвентарного учета.

4.2.6.3 Научно-техническая, технологическая, конструкторская, проектная документация и СМК имеющая оригинал-подлинник, помещается россыпью в папки, их копии переплетаются и помещаются на стеллажи. Каждая папка или переплетенный экземпляр документа имеет свою маркировку, отличную от других по видам учета, с указанием на ней конкретного инвентарного номера, а на титульном листе еще и номера экземпляра.

4.2.6.4 Подлинники чертежей хранятся в специально оборудованных комнатах, в рундуках, в развернутом виде форматом не более А3. Подлинники форматом А1 и более хранятся свернутыми в рулон на деревянных скалках. Влажность в хранилище подлинников должна поддерживаться на уровне 45%-60% путем осуществления постоянной влажной уборки помещений и использования пылесоса для вытяжки книжной пыли. В случае необходимости, будет установлен специальный прибор, поддерживающий влажность и температурный режим на уровне требований, установленных ЕГСД и удовлетворяющий всем требованиям СМК. Подлинники конструкторской документации на изделия проходят ежегодный контроль заказчика на предмет их правильного хранения.

4.2.6.5 Документация, хранящаяся в фондах бюро научно-технической документации, выдается заинтересованным работникам научных подразделений под расписку.

4.2.6.6 Организационно-распорядительная и другая документация поступает в Бюро обработки документации (БОД) управления делами, где проходит идентификацию и регистрацию.

4.2.6.7 Документация, зарегистрированная в БОД, при необходимости, размножается, а оригинал подшивается в дело по номенклатуре. Размноженные экземпляры передаются, под расписку, в подразделения, где после ознакомления с документом, он подшивается в дело подразделения.

4.2.6.8 Каждое дело помещено в папку, на обложке которой указан его номер, текущий год и наименование направления, по которому формируется дело.

4.2.6.9 Допускается хранение конструкторской документации в отделах, при условии регистрации ее внутри отделов.

4.2.7 Обеспечение наличия соответствующих версий внутренних документов в местах их применения

4.2.7.1 Документация внутреннего происхождения, при необходимости, может быть размножена. Для этого отдел-исполнитель документа выдает заказ в бюро научно-технической документации на размножение. Заказ, в обязательном порядке, должен быть подписан начальником отдела-исполнителя, на которого ложится ответственность за строго ограниченное количество экземпляров документа к размножению и начальником БНТД.

4.2.7.2 БНТД, на основании полученного заказа, выписывает наряд на производство работ и передают в множительный участок ОМТС.

4.2.7.3 Размноженным документам присваиваются номера экземпляров и производится отметка о количестве размноженных документов в журналах инвентарного учета.

4.2.7.4 Один экземпляр размноженного научно-технического документа, при необходимости, поступает на хранение в фонд, остальные экземпляры документа рассыпаются по адресам с сопроводительными письмами, оформленными отделом-исполнителем документа.

4.2.7.5 Для конструкторской, учтенной документации отдел-исполнитель оформляет списки абонентского учета в соответствии с ГОСТ 2.902, утвержденные научным руководителем по направлению. На основании этих списков работник БНТД проводит рассылку по адресам, как основных документов, так и извещений к ним.