1. Назначение

Настоящая рабочая процедура разработана с учетом требований, предъявляемых к системе менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9001-2001, и устанавливает порядок управления документацией.

Цель: наличие документации для использования работниками ФГУП «ПРИМЕР» на рабочих местах.

Вход: распределение документации.

Выход: обеспечение документооборота.

Критерий результативности: отсутствие неидентифицированой документации; отсутствие использования устаревших документов, уменьшение количества ошибок в документации, выявленных нормоконтролером.

2 Область применения

Настоящая рабочая процедура должна применяться высшим руководством, работниками бюро научно-технической документации и работниками других подразделений предприятия при работе с документами.

3 Термины, условные обозначения и символы

3.1 Термины

В настоящей рабочей процедуре используются термины и определения, включенные в ГОСТ Р ИСО 9000, ГОСТы ЕСКД, ЕСТД и СПДС. Термины, отсутствующие в вышеперечисленных стандартах или определения которых применяются в другой редакции, а также термины, конкретизированные в настоящей процедуре, приведены ниже:

Высшее руководство – генеральный директор, первый заместитель генерального директора – представитель руководства по СМК, директор по экономике и финансам, директор по проектированию объектов, директор по режиму и управлению документацией, директор по безопасности и кадрам; заместитель директора по направлению «Механика»; заместитель директора по направлению «Химия», главный инженер; директор по общим вопросам.

Предприятие (аналог термина «организация» по ГОСТ Р ИСО 9001) – ФГУП «Пример»;

Отдел – исполнитель НИР – отдел предприятия, назначенный высшим руководством, ответственным за проведение НИР.

2. Условные обозначения

БНТД - бюро научно-технической документации

БОД – бюро обработки документации

ГОСТ – государственный стандарт

ГСС – государственная система стандартизации

ЕГСД – единая государственная система делопроизводства

ЕСКД – единая система конструкторской документации

ЕСТД – единая система технологической документации

ИБС – информационный бюллетень по стандартам

НИР – научно-исследовательская работа

НТД – научно-техническая документация

ОКР – опытно-конструкторская работа

ОМИ – организационно-методическая инструкция

ПК – персональный компьютер

РИ – рабочая инструкция

РК – руководство по качеству

РП – рабочая процедура

СМК – система менеджмента качества

СПДС – система проектной документации по строительству

ЭК – экспертная комиссия

- начало и окончание процесса

- документ

- выполнение работ

- линия выполнения операции

- принятие решения

- смежный процесс

п. 8.5.2 - корректирующие действия

А - точка перехода при разрыве блок-схемы

2. Символы

О – отвечает за выполнение работ

О1- отвечает за выполнение части работ

У – участвует в выполнении работ

Р – руководит, принимает решение

И – получает информацию о выполнении или состоянии работ.

К- контроль

2. Общие положения

Целью разработки и реализации настоящей процедуры является организация процесса обращения документации на предприятии в соответствии с требованиями ГОСТ РИСО 9001 п. 4.2.3. (а-ж) и положений ЕГСД.

3. Блок схема процесса и матрица ответственности. Организация и проведение работ.

1. Блок-схема процесса и матрица ответственности

№ п|п	Алгоритмы	Описание деятельности	Ген. директор	Отдел-исполнитель	Бюро научно-технической документации	Отдел качества	Отдел НД
	нет д а 8.5.2 нет 8.5.2 да А Алгоритм	Начало процесса	-	-	-	-	-
1		Распределение документации	О	-	У	-	-
2		Планирование выпуска внутренней документации	О	У	-	-	-
3		Разработка внутренней документации	-	О	-	У	-
4		Проверка внутренней документации на адекватность до ее выпуска	-	О	-	У	-
		Корректирующие действия	-	О	-	У	-
5		Утверждение внутренней документации	Р	О	-	У	-
		Корректирующие действия	-	О	-	У	-
6		Учет и хранение внутренней документации	-	-	О	-	-
7		Обеспечение наличия соответствующих версий внутренних документов в местах их применения	-	О	У	К	-
8		Обеспечение сохранения внутренних документов четкими, легко идентифицируемыми	-	-	О	-	-
9		Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой	-	У	О	-	О
№№ п/п		Описание деятельности	Ген. дирек-тор	Отдел исполнит.	Бюро НТД	Отдел качества	Отдел НД
10		Информационное обеспечение. Выпуск ИБС	-	-	-	-	-
	нет да 8.5.2
11		Анализ и актуализация по мере необходимости и переутверждение	Р	О	У	К	-
		Корректирующие действия	-	О	У	К	-
12		Обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов	-	О	О1	У	-
13		Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации документов СМК, оставленных для каких-либо целей	-	-	О	К	-
14		Экспертиза ценности документов	-	У	О	У	-
		Окончание работ	-	-	-	-	-