6.2 Человеческие ресурсы (п6.2)

6.2.1 Установление требований к компетентности персонала (п6.2.1)

Как уже отмечалось под компетентностью понимается выраженная способность применять свои знания и умения при выполнении возложенных обязанностей.

Люди – самый ценный капитал предприятия. В целом ряде развитых стран давно пришли к выводу, что самым важным источником повышения результативности и эффективности работы предприятия является его персонал, его мастерство, образование, компетентность, установки, система интересов и их развитие. Капиталовложения в «человеческий фактор» улучшают конкурентоспособность предприятия и делают его продукцию высокорентабельной.

Руководство организации обеспечивает компетентность персонала путем:

• определения требований к профессиональной компетентности персонала (критериев компетентности - знания, опыт, навыки, подготовка), выполняющего работу, которая влияет на качество продукции;

• обеспечения подготовки или осуществления других действий с целью удовлетворения потребностей в компетентном персонале;

• оценки результативности предпринятых мер по обеспечению необходимой компетентности персонала;

• обеспечения осведомленности персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей в области качества;

• поддержки в рабочем состоянии соответствующих записей об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала.

С учетом сложности выполняемой работы требования к компетентности и квалификации персонала на основе полученного образования, подготовки, навыков и опыта устанавливаются в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников.

При определении требований к компетентности персонала учитываются законодательные и другие обязательные требования и стандарты, влияющие на организацию.

Как правило, ответственность за подбор кадров несет заместитель директора по кадрам. Непосредственное проведение работ возложено на отдел кадров и обучения.

Ответственность за соответствие квалификации работника требованиям, а также за знание работником политики и целей в области качества возложена на руководителей подразделений.

Ответственность за соответствие назначенного персонала предъявляемым требованиям несут руководители подразделений.

Необходимо чтобы организации был установлен порядок подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала.

6.2.2 Компетентность, осведомленность и подготовка персонала (п6.2.2)

Удовлетворение потребностей в компетентном персонале осуществляется за счет:

• формирования состава персонала;

• развития персонала.

При определении потребностей в компетентности персонала учитываются:

• будущие требования, связанные со стратегическими и оперативными планами и целями предприятия;

• ожидаемый менеджмент и потребность последовательного применения рабочей силы;

• изменения в процессах предприятия, средствах и оборудовании;

• оценивание компетентности отдельных работников для выполнения определенных видов деятельности;

• законодательные и другие обязательные требования.

На многих предприятиях подбор и прием новых сотрудников осуществляется в три этапа:

• на первом этапе отдел кадров и технического обучения определяет потребность в персонале в соответствии со стратегическими задачами предприятия и штатными расписаниями подразделений на основании заявок от руководителей подразделений, которые подаются при наличии вакансий, расширении деятельности, сокращении должностей, уходе на пенсию, переходе на инвалидность и т.д.;

• на втором этапе отдел кадров и технического обучения проводит набор персонала за счет внешних источников (учебные заведения, служба занятости, ярмарки вакансий, фирмы по персоналу, объявления в газетах и т.п.), а также внутренних источников (высвобождение и перемещение персонала, перераспределение персонала, передвижение в связи с повышением в должности и т.п.);

• на третьем этапе отдел кадров и технического обучения, руководители подразделений, для которых производится набор новых работников, проводят отбор персонала на основе анализа документов, собеседования, тестирования, в процессе которого выявляются профессионализм, владение методами работ, способности к качественному труду, понимание политики предприятия в области качества. После этого оформляется трудовой договор и приказ о приеме на работу, который подписывается генеральным директором при наличии согласующих подписей руководителя подразделения, начальников отдела кадров и технического обучения, отдел планирования труда и заработной платы, юридического бюро и профкома.

Как правило, вновь принятым на работу работникам назначается испытательный срок, в течение которого они должны подтвердить свой профессионализм и соответствие требованиям к качеству труда на занятом рабочем месте.

Каждого из вновь принятых на работу работников подробно знакомят с политикой и целями в области качества предприятия и подразделения, а также с критериями достижения поставленных целей.

Руководство предприятия и руководители подразделений совместно с отделом кадров и технического обучения должны организовывать работу по развитию персонала, одним из важных элементов которой является подготовка и повышение квалификации персонала.

Потребность в подготовке персонала определяется и оформляется отделом кадров и технического обучения в виде годового плана подготовки и повышения квалификации кадров на основании заявок подразделений.

Постоянное повышение квалификации является прямой служебной обязанностью каждого специалиста, проводится в течение всей его трудовой деятельности и носит непрерывный характер. Как правило, обучение каждого специалиста на курсах повышения квалификации планируется не реже одного раза в 5 лет.

Подготовка персонала осуществляется непосредственно на предприятии и на различных курсах и семинарах вне пределов предприятия.

Программы обучения и повышения квалификации предусматривают обязательное изучение вопросов обеспечения качества и работы в СМК.

При приеме на работу и повышении квалификации ответственные за эти виды деятельности в обязательном порядке добиваются, чтобы персонал организации всех уровней осознал:

• важность реализации политики и целей в области качества, выполнения требований СМК;

• свою роль и ответственность в реализации политики в области качества и выполнении процедур и требований СМК;

• важность персональной деятельности каждого в общем, деле обеспечения и повышения качества продукции;

• общую и личную пользу от улучшения качества работы и ее результатов;

• потенциальные последствия отклонений от установленных процедур.

Осведомленность персонала о важности и актуальности его деятельности во вкладе в достижение целей в области качества обеспечивается системой вводных инструктажей при назначении на новый вид работ и, кроме того, например, регулярного проведения «Дней качества подразделений».

Оценка результативности предпринятых мер по обеспечению профессиональной компетентности персонала проводится отделом кадров и технического обучения на основе оценки деятельности каждого работника, аттестации.

Записи об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала ведутся и поддерживаются в рабочем состоянии отделом кадров и технического обучения с участием руководителей подразделений в соответствии с п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001.

Подсистема кадрового менеджмента

Ввиду важности менеджмента человеческих ресурсов целесообразно выделить кадровый менеджмент в отдельную подсистему СМК и рассмотреть ее более подробно.

Цели, задачи и функции подсистемы кадрового менеджмента.

Кадровый менеджмент или управление персоналом формируется как производная следующих наук: менеджмент, социология, экономика труда, психология, конфликтология и трудовое право.

Управление персоналом нацелено на развитие стратегии организации. Для успешной реализации этой задачи создаются подсистемы кадрового менеджмента.

Подсистема кадрового менеджмента призвана обеспечить решение следующих задач:

1. прием и увольнение персонала;

2. организация адаптации и обучения персонала;

3. анализ и регулирование групповых и личностных возможностей;

4. управление конфликтами;

5. информационное обеспечение кадрового управления;

6. управление занятостью работников;

7. оценка и подбор кандидатов на вакантные места;

8. анализ потребностей в персонале;

9. планирование деловой карьеры;

10. правовые вопросы трудовых отношений.

Состав и функции подсистемы управления персоналом.

Состав подсистемы управления персоналом может быть представлен следующими подподсистемами, каждая из которых выполняет определенные функции, обеспечивая решение перечисленных выше задач.

Главная комплексная цель подсистемы управления персоналом – это обеспечение организации кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития.

Подсистема управлением персоналом

Подподсистема анализа и развития средств стимулирования труда персонала

Подподсистема учёта кадров и условий труда

Подподсистема трудовых отношений

Подподсистема планирования, развития и обучения кадров

Подподсистема развития социальной инфраструктуры

Подподсистема разработки структур управления

Организация социального пакета для сотрудников фирмы

Управление социальными конфликтами и стрессами

Учёт приёма, перемещений, увольнений

Обеспечение занятости

Соблюдение требований психофизиологии и эргономики труда

Охрана труда и техники безопасности

Охрана окружающей среды

Анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений

Управление производственными конфликтами и стрессами

Социально-психологическая диагностика

Нормирование и тарификация трудового процесса

Управление трудовой мотивацией

Разработка форм участия работников в прибылях фирмы

Анализ сложившейся структуре управления

Разработка штатного расписания

Проектирование структуры управления

Организация новой структуры управления

Рисунок 12. - Состав функциональных подподсистем

системы управления персоналом организации и их основные функции

Процесс кадрового менеджмента.

Основные этапы процесса кадрового менеджмента.

Процесс кадрового менеджмента начинается с определения потребностей организации в работниках в соответствии с выбранными целями. На основе этого осуществляется планирование потребностей в трудовых ресурсах, отбор, найм, адаптация и обучение работников.

Создаются внутренний и внешний кадровые резервы. Одновременно проводятся мероприятия по обучению персонала. Поскольку в менеджменте одной из важных функций является контроль, то в кадровом менеджменте осуществляется аттестация и оценка персонала.

Сущность и задачи кадрового планирования.

Цель кадрового планирования заключается в том, чтобы обеспечить предоставление людям рабочих мест в нужный момент времени, в необходимом количестве в соответствии с требованиями производства.

Кадровое планирование должно создавать условия для мотивации более высокой производительности труда и удовлетворенности работой.

Кадровое планирование решает следующие задачи:

1. Определение необходимого организации количества работников в сложившихся условиях и на перспективу.

2. Использование известных и разработка новых способов привлечения на организацию необходимых работников.

3. Развитие персонала организации.

4. Оценка деятельности исполнителей и руководителей организации.

Рис. 13 - Структура кадрового планирования

Кадровое планирование охватывает три последовательных этапа:

1. Информационный этап. На этом этапе производится сбор статистических данных и другой необходимой информации, ее обработка и анализ кадровой ситуации, а также вероятных вариантов ее развития в перспективе.

2. Этап разработки проектов кадрового плана. Анализ кадровых ситуаций и перспектив их развития создает основу для выработки альтернативных проектов кадрового плана и их влияние на достижение кадрово-экономических целей.

3. Этап принятия решения, т.е. утверждения оного из вариантов плана в качестве обязательного ориентира для организации деятельности кадровых служб. Разрабатывается план с количественными и качественными показателями в соответствии с организационной структурой и численностью штатов.

Подбор и набор персонала.

Формирование кадрового состава – одна из наиболее существенных областей менеджмента качества в области управления персоналом. В основе подбора персонала лежит планирование человеческих ресурсов – определение, когда, где, сколько и какой квалификации сотрудники потребуются организации.

9 основных принципов подбора персонала:

1. Оптимальность качественно-количественного состава. Соблюдение этого принципа предотвращает не мотивированное производственной необходимостью раздувание штатов.

2. Планирование. Прием на работу новых сотрудников должен осуществляться только на основе перспективного плана развития фирмы.

3. Адекватность требований. В требования к кандидатам должен быть заложен конкретный набор навыков, необходимый и достаточный для выполнения поставленной задачи.

4. Готовность кандидата к обучению. Наивысшую ценность представляют не те, кто обладает уникальными знаниями, а те, кто способен постоянно обучаться новому и применять свои знания на практике.

5. Профессионализм. Главным критерием отбора нужной кандидатуры должен быть профессионализм кандидата.

6. Способность кандидата принимать решения.

7. Адекватность вознаграждения. Необходимо определять вознаграждение работника в соответствии с его квалификацией, рыночной ситуацией и перспективой роста.

8. Целевой испытательный срок. Разработка критериев успешности прохождения испытания.

9. Лояльность.

Методы отбора персонала.

Отборочное собеседование (интервью).

Интервью – это отборочная процедура, призванная определить соответствие кандидата требованиям будущей работы на основе его устных ответов на вопросы интервьюера.

Целью отборочного собеседования является получение ответа на вопрос – заинтересован ли претендент в данной работе и способен ли он ее выполнять. При этом обычно возникает необходимость сравнения нескольких кандидатов. В ходе отборочного собеседования должны быть получены ответы на следующие три вопроса:

• Сможет ли кандидат выполнять данную работу?

• Будет ли выполнять ее?

• Подойдет ли кандидат для данной работы (будет ли он наилучшим)?

Преимущества интервью помогает определить, обладает ли кандидат необходимыми для данной работы коммуникативными и социальными навыками дает возможность получить дополнительную информацию о личности кандидата позволяет оценить скорость реакций кандидата помогает выявить знания соискателя о предстоящей работе эффективно в ситуации множественного выбора позволяет оценить степень соответствия соискателя корпоративной культуре организации предоставляет кандидату возможность задать вопросы и получить дополнительную информацию о организации и будущей работе интервью можно модифицировать в процессе проведения в зависимости от конкретной складывающейся ситуации

Недостатки интервью оценки часто бывают субъективными решения принимаются весьма тенденциозно, часто в течение первых пяти минут беседы интервьюеры привержены стереотипам, которые базируются на стандартном описании вакантной должности негативной информации придается большее значение, чем позитивной степень надежности ниже, чем у письменного тестирования

Типы интервью.

1. Структурированное интервью.

Техника задавания заранее заготовленных вопросов каждому кандидату на вакантную должность.

2.Проективное интервью.

Кандидату предлагается прокомментировать какую-либо предполагаемую рабочую ситуацию.

3.Ситуационное интервью.

Кандидату предлагается последовательно описать свои действия в конкретной рабочей ситуации. 4. Интервью по компетенциям. Направлено на выявление личностных качеств потенциального работника.

Центр оценки.

Центр оценки – это набор технологий тестирования, позволяющих кандидату в стандартизированной ситуации продемонстрировать навыки, знания и умения, которые позволят ему успешно выполнять работу, на которую он претендует.

• Групповая дискуссия. Это упражнение выполняется в форме ведения дискуссии между несколькими кандидатами по заданной теме. В процессе выполнения упражнения его результаты фиксируются документально

• Ролевая игра. Кандидату предлагается сыграть роль работника в предполагаемой рабочей ситуации.

Метод центра оценки применяется при отборе кандидатов на ключевые позиции, при условии, если позволяют ресурсы (временные, материальные и людские).

Адаптация персонала.

Адаптация – это деятельность организации, направленная на введение новых работников в курс их новых задач профессиональной деятельности, знакомство их с руководством и рабочими группами.

Основными задачами адаптация являются:

• Уменьшение начальных издержек при входе сотрудника в организацию.

• Снижение напряженности у работника при входе в новую должность.

• Сокращение текучести кадров за счет снижения психологического барьера при входе в организацию.

• Экономия рабочего времени непосредственного начальника, затрачиваемого на объяснения и обучения новичка.

• Реализм в ожиданиях и удовлетворенность работой.

• Обучение поведению в организации (введение в корпоративную культуру).

Успешность адаптации зависит от целого ряда условий, главными из которых являются:

- качественный уровень работы по профессиональной ориентации потенциальных сотрудников;

- объективность деловой оценки персонала;

- четкость организационного механизма управления процессом адаптации;

- престиж и привлекательность должности;

- особенности организации труда, реализующие мотивационные установки сотрудников;

- гибкость системы обучения персонала;

- особенности социально-психологического климата, сложившегося в коллективе.

Ключевым условием успешного осуществления адаптации является создание организационного механизма управления процессом адаптации. Управление трудовой адаптацией требует проработки трех организационных элементов:

1. структурного закрепления функции управления адаптацией;

2. технологии процесса управления адаптацией;

3. информационного обеспечения этого процесса.

В качестве организационных решений проблемы структурного закрепления функций управления адаптацией могут быть предложены следующие:

• выделение соответствующего подразделения (группы) в организационной структуре подсистемы управления персоналом;

• распределением специалистов, занимающихся управлением адаптацией, по подразделениям;

• развитие наставничества;

• развитие структурных взаимосвязей.

Развитие и обучение персонала.

Развитие персонала является важнейшим условием успешного функционирования организации. Потребности организации в развитии и обучение персонала складываются под воздействием следующих факторов:

• динамика внешней среды;

• развитие техники и технологии, влекущее за собой появление новой продукции, услуг и методов производства;

• изменение стратегии развития организации;

• создание новой организационной структуры;

• освоение новых видов деятельности.

Профессиональное обучение представляет собой комплексный непрерывный процесс, включающий в себя несколько этапов (рисунке 14).

Рисунок 14 - Процесс профессионального обучения

На основании анализа выявленных потребностей формулируются цели каждой программы обучения. Цели обучения должны быть:

- конкретными и специфическими;

- ориентирующими на получение практических навыков;

- поддающимися оценки (измеримыми).