1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 По техническому обеспечению

Обязательным условием функционирования автоматизированной системы является техническое обеспечение. Это обоснованно выбранный комплекс технических средств для обработки данных в ЭИС. Технические средства автоматизированной системы могут включать ПЭВМ, средства локальных сетей и периферийные устройства (сканеры, стримеры, плоттеры, принтеры).

При проектировании системы автоматизации принимались во внимание следующие требования:

- система должна нормально функционировать на стандартных персональных компьютерах клона IBM на базе процессора Intel Pentium с тактовой частотой 100 МГц (минимальные требования), подсоединенных к локальной офисной вычислительной сети в режиме выделенных серверов;

- система не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую платформу из-за неизбежного морального старения компьютерной техники;

- архитектура системы должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать вероятность нарушения штатного режима работы системы (выход системы из строя, разрушение информационной базы данных, потери или искажение информации) при случайных или сознательных некорректных действиях пользователей;

- система должна обеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;

- основная программная оболочка системы должна устанавливаться на рабочие места директора и бухгалтера с любого компьютера, подсоединенного к локальной офисной вычислительной сети;

- основная программная оболочка должна иметь интуитивно ясный дружественный интерфейс и не должна требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями;

- система должна иметь возможность наращивания в программной части.

- система должна функционировать под управлением операционных систем Windows 95, Windows 98 и Windows NT.

Для современных условий характерно применение высокоэффективного учета основных средств, основанного на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intell Pentium, объединенных в локальную, единую внутрифирменную вычислительную сеть.

Для работы разрабатываемой подсистемы необходим компьютер с процессором Intel Pentium II с частотой не ниже 500MHz и принтер. Минимальный объем требуемого места на жестком диске 900 Мбайт. Требуемый объем оперативной памяти компьютера 64 Мбайт. Достаточный объем видеокарты 32 Мбайт. Расширение монитора 800*600. Для работы необходима мышь.

Исходя из имеющегося оборудования (Компьютер на базе Intel Pentium II 500MHz, жесткий диск 10 Гбайт, оперативная память 64 Мбайт, видеокарта – 32 Мбайт, матричный принтер) делаем вывод о достаточности. Поскольку дополнительного приобретения какой-либо техники не требуется, это позволяет экономить финансовые ресурсы.

1.6.2 По информационному обеспечению

Управленческая и финансовая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений, как бухгалтерских, так и управленческих.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации.

В производственно-хозяйственном подразделении предприятия обеспечивается обобщение информации “снизу вверх”, а также, конкретизация информации “сверху вниз”.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация и, особенно, ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме, производство новой числовой и иной информации.

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного информационного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, он должен отвечать следующим требованиям:

· Полнота информации;

·Своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

· Достоверность предоставляемой информации;

· Хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

· Отсутствие показателей, рассчитываемых вручную;

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава документа;

2.Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований – на первичные и результатные, а результатных оснований – по степеням итогов;

3. Выбор формы документа;

4.Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

При проектировании остальных документов должны быть учтены следующие требования: данные, отражаемые в отчетах должны быть достаточными для целей управления; данные должны быть достоверными и понятными пользователю: хорошая читаемость, логичность построения форм.

Разработка и использование унифицированных форм документов не решают всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. Для этой цели служат электронные формы документов.

Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Проектирование форм электронных документов включает в себя следующие этапы:

1. Создание структуры электронного документа.

2. Определение содержания формы электронного документа, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных.

При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используем комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей - в соответствии с логической структурой документа и файлами с оперативной информацией, сокращающими трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.