Загальні

Спеціальні

Допоміжні

Адміністративно-політичні

Стратегічне планування

Управління людськими ресурсами

Економічні

Прийняття управлінських рішень

Фінансова діяльність і бюджетний процес

Соціальні

Організація діяльності

Юридично-судові функції

Культурно-освітні

Мотивація

Діловодство і документування

Контрольна функція

Зв’язки з громадськістю

(public relations)

Рис. Схема функцій державного управління

Загальні або основні функції - це ті, заради яких органи державного управління і створені політичною владою. За своєю природою ці функції є дуже різними. Але спільною ознакою для них є служіння колективним (загальним) інтересам суспільства. Причому, йдеться як про колективні потреби всієї спільноти, так і окремих її частин.

До адміністративно-політичних функцій можна віднести такі:

-оборона країни: утримання армії, мобілізаційна робота, участь військ у міжнародних миротворчих операціях;

-національна безпека;

-охорона кордонів та митниця;

-зовнішня політика: зовнішні зносини, представництво країни за кордоном, захист прав співвітчизників за межами країни, зовнішня економічна політика;

-судочинство;

-прокурорський нагляд;

-громадянський стан;

-забезпечення правопорядку: охорона прав і свобод громадян, боротьба зі злочинністю, охорона власності, попередження правопорушень;

-функціонування органів державної влади;

-політика в сфері інформаційного простору;

-регулювання відносин із церквою та релігійними організаціями.

Перелік економічних функцій державного управління:

-забезпечення правової бази і суспільної атмосфери, що сприяє ефективному функціонуванню ринкової економіки;

-захист та заохочення конкуренції;

-загальна координація економічної політики: оподаткування, капіталовкладення, кредитна політика, ціни, зовнішня торгівля;

-грошовий обіг: грошова емісія, контроль за грошовою масою, запровадження обмінних курсів;

-контроль за оплатою праці;

-контроль за рівнем інфляції та зайнятості.

Можна виділити такі соціальні функції державного управління:

-діяльність у галузі охорони здоров'я та гігієни: запобігання хворобам і нещасним випадкам, забезпечення медичного догляду, контроль за якістю харчової та фармацевтичної продукції;

-регулювання демографічних процесів, планування сім'ї;

-захист прав та інтересів працівників: дотримання трудового законодавства, організація ринку праці, боротьба з безробіттям, перекваліфікація працівників;

-перерозподіл прибутків на користь.^ малозабезпечених верств населення;

-соціальний захист і соціальне забезпечення населення, насамперед тих, хто вже чи ще не може брати участі" в суспільному виробництві або тимчасово незайняті;

-житлово-комунальна діяльність та урбанізація: житлове будівництво, обслуговування житлового фонду, планування і розвиток міст;

-охорона навколишнього середовища, забезпечення екологічної безпеки;

-захист прав людини.

Можна виділити такі освітні та культурні функції державного управління:

-створення умов для отримання загальної, технічної, мистецької освіти;

-розвиток вищої школи та науки;

-сприяння розвитку мистецтва і культури, народної творчості населення;

-організація спортивного виховання та валеології;

-розвиток професійного та аматорського спорту;

-розвиток туризму;

-організація дозвілля населення.

Спецільні або спеціалізовані функції державного управління знаходять вираз в діяльності окремих органів державного управління, їхніх ланок і підсистем, відображаючи специфіку конкретного суб'єкта управління чи керованого об'єкта. Під спеціальними функціями управління слід розуміти відносно відокремлені напрями управлінської діяльності, які забезпечують управлінську дію, відображаючи її суть і зміст на всіх- рівнях державного управління. Ці функції — основні, бо для їх реалізації утворюються системи управління. Саме ці функції беруть участь у здійсненні управлінського процесу.

Отже, ці функції вважаються спеціальними або спеціалізованими, оскільки будь-яка інша управлінська діяльність буде здійснюватися шляхом їх послідовного застосування.Наприклад, вирішення будь-якої функціональної чи галузевої проблеми починається з аналізу стану справ у цій сфері та розробці заходів для його нормалізації та поліпшення. Тому можна вважати, що спеціальні функції є важливим елементом управлінської діяльності. вже зазначалося, до спеціальних функцій державного управління відносяться: стратегічне планування, прийняття управлінських рішень, організація діяльності, мотивація, контрольна функція.

Функції планування, прийняття рішення, організації, мотивації та контролю можна вважати головними, оскільки будь-яка інша управлінська діяльність буде здійснюватися шляхом послідов­ного їх застосування.

Так, з погляду управління функція планування полягає в розробленні змісту та послідовності дій для досягнення сформульованих цілей.

Стратегічне планування

Функція планування включає:

• вибір цілей організації;

• визначення політики, програм, способу дій і методів дослід­ження цілей.

Планування забезпечує основу для прийняття інтегрованих рішень і є життєво необхідним у кожній із підсистем та в глобальній системі в цілому.

Всю різноманітність планів можна класифікувати за такими оз­наками: за предметом планування: планування цілей; планування засобів; планування процесів.

Залежно від термінів: довгострокове (більше 5 років); середньострокове (від 1 до 5 років); короткострокове (до 1 року); оперативне (квартал, місяць...).

За масштабами планування: загальне планування; планування по галузях діяльності; планування проектів (завдань).

За сферами планування: фінансове планування; планування робочої сили та ін.

Для того щоб функція планування досягла мети, вона повинна грунтуватися на таких принципах: повнота, точність, економічність, масовість. Будь-яке планування - це прогнозування майбутнього. Прог­ноз буде не надійним, якщо не грунтується на вичерпному знанні того, що відбувається тепер.

Прийняття управлінських рішень

Можна виділити такі основні блоки процесу вироблення управлінських рішень: 1) виникнення ситуації, яка вимагає прийняття рішення; 2) підготовка необхідної інформації; 3) підготовка та оптимізація майбутнього рішення; 4) ухвалення (вибір) рішення; 5)організація виконання прийнятого рішення

Організація діяльності

Основною метою організаційної функції є забезпечення переходу від стратегії до структури організації.

Організація як спеціальна функція державного управління - це процес побудови структури органу управління, що дає можливість службовцям ефективно взаємодіяти для досягнення мети організації.

Головними характеристиками організації служб є:

- ефективність, досягнута за рахунок суворого розподілу обов'язків між державними службовцями, що дає можливість використовувати

висококваліфікованих спеціалістів на керівних посадах;

- сувора ієрархієзація влади, що дає змогу вищій за рангом посадовій особі здійснювати контроль за виконанням завдань співробітниками, нижчими за рангом;

- формально встановлена і чітко зафіксована система правил, що забезпечує однотипність управлінської діяльності і застосування загальних інструкцій до окремих випадків у найкоротший термін;

- безособовість адміністративної діяльності й емоційна нейтральність відносин, що складаються між функціонерами організації, де кожен з них виступає не як індивід, а як носій соціальної влади, представник певної посади.

Організаційний процес поділяють на два аспекти:

- поділ організації на підрозділи відповідно до цілей і стратегії, тобто побудова структури;

- організація взаємовідносин і повноважень.

Мотивація

У процесі управління важливо визначити основні засади і взаємозв'язок мотивів, виділити головні для того, щоб створити необхідні умови для їх реалізації чи формування нових зусиль до дій.

При реалізації і формуванні мотивів слід враховувати три ключові поняття змісту мотивації: зусилля, організаційні цілі та індивідуальні потреби. Керівники повинні домагатися від своїх працівників енергійних

зусиль з метою досягнення організаційних цілей. Для цього вони мають забезпечити потреби індивідів, які становлять основні цілі мотиваційних зусиль.

Отже, мотивація - це така рушійна сила, що грунтується на задоволенні певних потреб, примушуючи людину діяти з максимальними зусиллями для досягнення особистих чи організаційних цілей.

Контрольна функція

У загальному вигляді контрольна функція полягає в тому, щоб встановити, чи відповідає діяльність органів управління, підприємств, установ, організацій тим завданням, що стоять перед ними; чи виконуються і як саме виконуються покладені на них обов'язки; яким є практичний результат зробленої роботи; чи є відхилення від поставлених цілей і якщо так, то які причини і хто в цьому винен тощо. Отже, контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети, який складається зі встановлення критеріїв, визначення фактично досягнутих результатів і проведення коректувань у тому випадку, якщо досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених критеріїв

Державний контроль (нагляд) - одна з форм здійснення державної влади, забезпечення додержання законів та інших нормативних актів, що видаються органами держави, система державних органів перевірки. Контроль здійснюють тією чи іншою мірою усі суб'єкти державного управління, оскільки в межах своєї компетенції контролюють виконання прийнятих рішень, дотримання законодавства в діяльності всієї системи, окремої галузі чи структурної управлінської ланки. Такий контроль може стосуватись як внутрішніх, так і зовнішнішніх аспектів управлінської діяльності.

Крім загальних та спеціальних функцій, органи державного управління здійснюють ще й конкретну роботу, змістом якої є сприяння нормальному здійсненню вищезгаданих фунцій. Така діяльність отримала назву допоміжних або обслуговуючих функцій державного управління.

Якщо загальні функції мають властивість відрізнятись одна від одної, а отже, потребують запровадження специфічних методів, то допоміжні мають іншу прикметну рису - вони є спільними для всіх управлінських структур і без яких їх діяльність є неможливою. Серед них можна виділити такі: управління людськими ресурсами, фінансова діяльність і бюджетний процес, юридично-судова діяльність, діловодство і документування, зв'язки з громадськістю

Управління людськими ресурсами (надалі УЛР) - це адміністрування кадрової служби (аналіз змісту роботи; складання методик відбору кадрів; тестування персоналу; впорядкування класифікації й описів посад; оцінювання результатів праці персоналу; організація оплати праці; оформлення процедур найму і звільнення; ведення документації); функції, пов'язані з: плануванням; залученням; відбором; соціалізацією; професійним розвитком; оцінюванням показників діяльності; оплатою праці; мотивацією; підтримкою робочих відносин з метою максимального використання потенціалу людських ресурсів.

Фінансова діяльність

Визначають такі функції фінансів: розподільчу, регулюючу та контрольну. Фінансова система будь-якої країни складається з трьох основних, взаємопов'язаних підсистем: державні фінанси, фінанси первинних ланок економіки (підприємств) і фінанси населення. Центральне місце у здійсненні наведених функцій фінансів посідають фінанси держави.

Державні фінанси - це система економічних відносин, за допомогою яких органи державної управління розподіляють та перерозподіляють вартість валового національного продукту (ВНП), який є об'єктом фінансових відносин, у відповідності з покладеними на них функціями. Оскільки держава сама нічого не створює (фінансові ресурси підприємств і населення надходять до державних фінансів за допомогою податкової системи, страхових, митних, гарантних платежів), то вона перерозподіляє частину ВНП на свої потреби, централізуючи її у загальнодержавних фондах, насамперед у державному бюджеті. Так само, як вона нічого не створює, так вона і не "проїдає" те, що створює суспільство (за винятком тієї частини, що йде на утримання державних структур влади й управління). Державні фінансові ресурси значною мірою повертаються населенню та підприємствам у вигляді фінансування соціальних програм, субсидій, дотацій та капіталовкладень.

Бюджетний процес

Бюджетний процес - це регламентований законодавством порядок складання, розгляду, затвердження бюджетів, їх виконання та контроль за їх виконанням, затвердження звітів про виконання бюджетів. У ньому визначається обсяг фінансових ресурсів, що необхідні для виконання завдань з розвитку виробничої та невиробничої сфер народного господарства, встановлюється розподіл цих ресурсів у галузевому та територіальному розрізах. До завдань бюджетного процесу відносять:

• визначення доходів з кожного джерела;

• визначення величини видатків;

• контроль за фінансово-господарською діяльністю підприємств, організацій, установ за виконанням ними бюджетних коштів;

- створення державних матеріальних і грошових резервів для постійного фінансування передбачених заходів.

Головним призначенням Державного бюджету є розподіл державних коштів між міністерствами (відомствами) і програмами. З цієї точки зору, бюджет являє собою внутрійшній засіб управління уряду. Разом з тим, бюджет відіграє й іншу важливу роль, яка виходить за рамки внутрішніх урядових відносин. Бюджет є основним засобом впливу на стан економіки. Адже розмір бюджету (особливо бюджетний дефіцит), характер податкової політики і структура витрат допомагають визначити темпи економічного зростання, тенденції змін у сфері зайнятості, відсоткові ставки і цінові зміни. Слід також зазначити, що й економіка впливає на бюджетну політику: економічний стан визначає бюджетні показники.

Юридично- судові функції.

Суть юридичної функції полягає у забезпеченні відповідності рішень, розпорядчих документів органів державного управління чинному законодавству, правовим нормам.

Судово-позовна об'єднує в собі всі види діяльності щодо розгляду справ, які можуть призвести до судових процесів, а також самих процесів.

Діловодство і документування

Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління. Документування - це діяльність, спрямована на зберігання всієї документації, що стосується основних напрямків і процедур роботи органу державного управління та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає вагоме місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Бернар Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків.

З'язки з громадськістю

"Громадські зв'язки - це функція управління, яка встановлює і підтримує взаємокорисні стосунки між організацією та громадськістю, від якої залежить її успіх чи невдача". До організацій у нашому випадку ми відносимо органи державного управління. Хто ж репрезентує їх громадськість? Під громадськістю в паблік рілейшнз розуміють ту частину соціального оточення, яка своєю поведінкою може безпосередньо чи опосередковано впливати на успішну діяльність організації. Для органу державного управління істотне значення має його репутація саме у цих категорій громадськості. Наприклад, для такого органу державного управління як обласна державна адміністрація основною публікою є жителі даної області в цілому, а також організації, установи, підприємства, громадські об'єднання, які перебувають у відносинах взаємозалежності з цим органом виконавчої влади. Отже, громадські зв'язки органу виконавчої влади - це достатньо широка система взаємин, ядром якої є стосунки між цим органом і громадянами, відносно яких цей орган здійснює свій управлінський вплив.

Відомий американський фахівець Рекс Гарлоу дає таке визначення ГЗ, з яким можна погодитися: "Паблік Рілейшнз - це одна із функцій управління, що полягає у встановленні та підтримці спілкування, взаєморозуміння, прихильності та співробітництва між організацією та її громадськістю. Вона включає в себе вирішення різних проблем: забезпечення управлінців інформацією про громадську думку та надання допомоги у розробці відповідних заходів; забезпечення їх діяльності в інтересах громадськості; підтримання управлінців у стані готовності до різних змін шляхом своєчасного передбачення тенденцій; використання досліджень та відкритого спілкування як засобів діяльності".

Основною метою ГЗ органів державного управління є вплив на створення зовнішнього і внутрішнього соціально-політико-психологічного середовища, яке було б сприятливим для успіху та іміджу, а також забезпечення бажаної поведінки цього середовища у ставленні до самого органу влади.

О.С. Конотопцев виділяє 4 групи функцій:

1. Функції державного суверенітету (оборона, міжнародне представництво, охорона порядку, контроль, регламентація).

2. Економічні функції (забезпечення функціонування фінансової системи та загальне регулювання економіки).

3. Соціальні функції (соціальний захист та охорона здоров’я).

4. Гуманітарні функції (освіта, культурний розвиток та забезпечення умов наукової діяльності) [9].

Автори навчального посібника «Теорія та історія державного управління» (Г. С. Одінцова, В. Б. Дзюндзюк, Н. М. Мельтюхова та ін.) вважають за доцільне виокремити наступні види функцій.

І. Головні функції державного управління

Політико-адміністративні:

• забезпечення державного суверенітету;

• здійснення внутрішньої та зовнішньої політики в межах Конституції і законів України;

• забезпечення прав і свобод людини та громадянина;

• здійснення заходів із забезпечення обороноздатності та національної безпеки;

• забезпечення та координація роботи органів влади;

• регулювання демографічних та міграційних процесів;

• створення та діяльність політичних партій;

• перегляд територіального устрою країни;

• формування громадсько-правової відповідальності.

Економічні:

• гарантія економічної безпеки та самостійності;

• координація економічної політики;

• реалізація фінансової, цінової, інвестиційної та податкової політики;

• забезпечення рівних умов розвитку для всіх форм власності;

• розробка та здійснення державних програм соціально-економічного. науково-технічного розвитку;

• організація та забезпечення зовнішньоекономічної діяльності;

• забезпечення виконання бюджету (країни, регіону);

• формування грошової політики та регулювання обігу;

• забезпечення якості товарів та послуг, застосування національних та міжнародних стандартів.

Соціальні:

• розробка та здійснення державних програм розвитку соціальної сфери;

• формування та реалізація заходів щодо забезпечення охорони здоров'я та гігієни населення:

• регулювання трудових відносин між найманими робітниками та роботодавцями.

• формування системи соціального захисту та пенсійного забезпечення;

• забезпечення раціонального використання природних ресурсів;

• регулювання відносин в сім`ї, охорона дитинства, материнства, батьківства;

• забезпечення прав корінних народів та соціальних меншин.

Культурно-освітні:

• забезпечення розвитку фундаментальних наук;

• розробка та впровадження державних програм загальної, технічної, гуманітарної освіти;

• здійснення заходів щодо забезпечення спортивного виховання дітей та підлітків;

• поширення інформації неполітичної спрямованості;

• створення умов для розвитку мистецтва та культури;

• забезпечення можливостей щодо організації відпочинку та проведення спортивних змагань;

• формування системи підготовки та перепідготовки кадрів, підвищення кваліфікації.

II. Допоміжні функції державного управління

Управління персоналом:

• формування служби управління кадрами;

• застосування сучасних методів кадрового менеджменту;

• формування ефективної системи добору та підготовки кадрів;

• оновлення управлінської еліти;

• запобігання рецидивам непрофесіоналізму та некомпетентності при формуванні кадрового потенціалу;

• посилення соціальної та політичної захищеності службовців;

• утвердження нової культури державної служби;

• розробка та впровадження сучасних методів визначення потреби в кадрах;

• запровадження механізмів розвитку персоналу, що забезпечують якісно новий рівень кадрового потенціалу.

Організація служб та процедур:

• визначення ефективної побудови організаційної структури державного органу;

• урахування рівня керованості та факторів ресурсного забезпечення при створенні підрозділів та розмежуванні їх повноважень;

• розробка оптимальних схем делегування повноважень за рівнями ієрархії;

• розмежування збалансованих повноважень і відповідальності органів влади щодо забезпечення державних та громадських послуг;

• розробка і впровадження сучасних організаційних регламентів та управлінських процедур.

Технічне забезпечення управління:

• визначення потреб щодо технічного забезпечення управління;

• формування сучасної технічної бази здійснення управлінського впливу;

• збереження, обслуговування та ремонт управлінської техніки;

• своєчасне оновлення технічних засобів;

• застосування сучасних технологій управління;

• розробка нових технологій.

Формування бюджету:

• формування пропозицій щодо доходної та витратної частин бюджету;

• підготовка бюджетних рішень;

• розробка процедур підвищення якості бюджетного процесу;

• регулювання бюджетного процесу.

Юридичне забезпечення:

• прийняття легітимних законодавчих актів;

• забезпечення якості правового регулювання;

• запобігання порушенням вимог законності в роботі органів влади;

• недопущення проявів бюрократизму та корупції в діяльності владних структур;

• правове регулювання відносин між гілками влади;

• здійснення діяльності, пов`язаної із судовими позовами.

Діловодство:

• фіксація управлінських дій, створення документів за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях;

• зберігання документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органів державного управління та прийняття рішень;

• регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення (надходження) до відправлення (передачі в архів);

• впровадження комп`ютерних технологій опрацювання документальної інформації відповідно до вимог державних стандартів та відповідних інструкцій;

• дотримання термінів діловодства та зберігання документів;

• організаційно-методичне забезпечення роботи з документами у структурних підрозділах.

Контроль та аудит:

• визначення об'єкта та предмета контролю;

• складання правил та регламентів проведення контролю;

• одержання та співставлення інформації з різних джерел;

• прийняття рішень за підсумками контролю;

• доведення рішень до адресата, а в разі необхідності – до громадських та правоохоронних органів;

• надання допомоги підконтрольним структурам у наведенні порядку;

• сприяння недопущенню помилок у подальшій роботі;

• запровадження аудиту при встановленні реального становища з проблемних питань.

Інформаційне забезпечення та зв'язки з громадськістю:

• формування вертикальної та горизонтальної мережі прийняття та поширення інформації;

• забезпечення релевантності інформації при прийнятті рішень;

• спрощення адміністративних процедур одержання інформації щодо діяльності органу управління;

• забезпечення прозорості у діяльності органу влади;

• створення каналів постійного обміну інформацією з громадськими організаціями та громадянами.

Набір функцій державного управління залежить від стану, структури і рівня самокерованості управлінських суспільних процесів.