20)Ділове листування.Етикет

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії. До листів, що потребують відповіді, належать:листи-прохання;листи-звернення;листи-пропозиції;листи-запити; листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:листи-попередження;листи-нагадування;листи-підтвердження;листи-відмови, супровідні листи гарантійні листи;листи-повідомлення;рекомендаційний лист.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання листа, в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні роблять висновки, вказують мету написання листа.Реквізити:- емблема організації чи товарний знак, логотип;- назва організації;- довідкова інформація про організацію (поштовий індекс, поштова адреса, телефон, факс, електронна адреса - e-mail, інтернет-сторінка, реквізити банківського рахунку організації);- внутрішня адреса;- кореспондентські позначки (реєстраційний номер документа, дата, місце оформлення);- заголовок до тексту;- текст документа;- підпис посадової особи;- печатка;- позначки про наявність додатків і копій тощо.

21) Види службових листів. Їх ха-ки.

Службові листи- загальна назва великої групи управлінських документів,які служать засобом спілкування з установами та приватними особами. Лист запит-це лист що містить прохання надати докладну інфу про певні послуги чи товари. Лист пропозиція про співробітництво,такі листи пропонують інформацію про специфіку п-ва і можливі напрямки співпраці. Супровідний лист- це документ який інформує адресата про те що до листа додаються певні документи. Рекламний лист-це різновид інформац листа що надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламних послуг чи товарів. За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

Не потребують відповіді - відповідіі, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи. Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації.

Реквізити:1. Назва міністерства (для державних структур).2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).3. Номер і дата листа.4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).5. Заголовок листа ("про...").6. Текст (зміст).7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).10. Печатка (якщо необхідно).11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

22) Протокол,Витяг з протоколу.

 Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи. Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.  За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Реквізити:1. Назва документа.2. Номер.3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).4. Назва підприємства, організації.5. Дата й місце проведення зборів.6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).9. Текст.10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) про­токолу, що відображає конкретне окреме питання по­рядку денного, оформлена належним чином.

 Реквізити:1. Назва й номер документа.2. Назва колегіального органу, засідання, наради.3. Дата.4. Питання порядку денного.5. Текст з цього питання.6. Підписи голови й секретаря.

Звіт - це документ,що містить відомості про виконання плану, завдання, доручення,якоїсь роботи взагалі, про підготовку або проведення заходів іякий подають вищій установі чи посадовій особі. Розрізняють звіти періодичні і разові. Періодичнізвіти затверджуються керівником, який раніше підписав план, разові адресуютьсяпосадовій особі, від якої одержано завдання. Текст звіту викладаєтьсяпослідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту даєтьсяпояснення причин повного або часткового невиконання плану, викладаютьсяперспективи його виконання.