Виды управленческой отчетности

В теории и в практике управленческого учета различают комплексные отчеты, отчетность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические отчеты.

Комплексные отчеты для управления характеризуют деятельность всего предприятия, его дочерних подразделений и филиалов. Они представляются с установленной заранее периодичностью (по итогам работы за неделю, за две недели или месяц). В комплексных отчетах отражаются затраты и результаты деятельности предприятия в целом и ее отдельных сегментов, структура доходов и расходов, величина дебиторской и кредиторской задолженности, сумма резервов на покрытие долгов дебиторов безнадежных к взысканию, запасы и оценка резервов под их обесценение, движение денежных средств и прогноз предстоящих расходов и денежных поступлений.

Отчеты по ключевым позициям могут представляться в любой момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламаций и брака, объемах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований и обязательств, депозитов и т.п.

Аналитические отчеты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня. В них, например, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объемов продаж, выбытия или пополнения производственного оборудования и других основных средств, замораживания оборотных средств, снижения рентабельности, изменения удельного веса организации на соответствующем рынке и т.п.

Аналитические отчеты в большинстве случаев составляются с учетом рыночной ситуации и отражают взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации. Они призваны раскрыть благоприятные возможности и резервы улучшения деятельности предприятия, указать на существующие риски и опасности снижения эффективности хозяйствования.

Темы, формат, содержание и сроки представления отчетов произвольны и ограничений не имеют.

В качестве примеров отчетов, формируемых в системе управленческого учета, Министерство экономического развития России рекомендует следующие.

Отчеты об операционной деятельности:

• о производстве продукции (работ, услуг);

• о продаже продукции (работ, услуг);

• о закупках;

• о дебиторской/кредиторской задолженности;

• о запасах готовой продукции;

• о незавершенном производстве;

• о запасах сырья и комплектующих;

• о бартерных сделках;

• о движении денежных средств.

Отчеты об инвестиционной деятельности:

• о движении (приобретении и выбытии) основных средств;

• о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов;

• о долгосрочных финансовых вложениях;

• о планируемых капитальных вложениях;

• в разрезе инвестиционных проектов.

Отчеты о финансовой деятельности:

• о краткосрочных финансовых вложениях;

• о привлечении и обслуживании заемного капитала;

• о привлечении и обслуживании акционерного капитала;

• об управлении денежной наличностью.

Отчетность о производстве продукции, работ, услуг составляется в разрезе производственных подразделений. В ней приводятся данные о количестве полуфабрикатов, готовых изделий, выполненных работ и оказанных услуг за каждую смену, рабочий день и накопительными итогами с начала месяца. Примерная форма такого отчета приведена в табл. 10.10.

Таблица 10.10. Отчет о произведенной продукции

Номенклатурный номер	Наименование изделия, полуфабриката, услуг	Единица измерения	Выпуск за смену (сутки)	План производства	Отклонения за смену	Отклонения с начала месяца

Для контроля за выполнением заданного графика производства, сменных и суточных заданий отчетные данные сопоставляются с плановыми и выявляются отклонения по каждому виду продукции посменно и по итогу за сутки и месяц. Эта информация сообщается начальникам цехов, выпускающих участков, руководителям производственных отделов, служб сбыта и т.п.

Изготовленную продукцию предприятие должно отправить покупателям в точном соответствии с количеством, сроками и другими условиями договоров поставки или купли-продажи. Поскольку отгрузку и отпуск продукции разным потребителям производят в течение отчетного периода, как правило, неоднократно и в разное время, необходима оперативная управленческая отчетность о выполнении плана поставок. Ее примерная форма может быть следующей (табл. 10.11).

Таблица 10.11. Отчет о продаже продукции

Отчет целесообразно составлять по видам продукции и других товаров с ежедневной, недельной и месячной оперативностью. При необходимости количество показателей в отчете можно увеличить, а степень их детализации повысить. Во всех случаях размеры недопоставок в ассортименте продукции и других товаров следует показывать нарастающим итогом. Для производственных единиц организации стоимость недопоставленных полуфабрикатов и изделий должна включать кроме величины недопоставки внешним потребителям по заключенным договорам недопоставку своим производственным подразделениям.

Чтобы одновременно контролировать достаточность запасов готовой продукции для немедленной реализации, можно использовать другой вариант управленческой отчетности о продажах (табл. 10.12).

Таблица 10.12. Отчет о продажах и остатках готовых изделий по видам продукции

Название изделия	Единица измерения	Месячный план по сбыту	Продано до настоящего времени	Расхождение	Текущий запас готовой продукции	Расчетный минимально допустимый запас готовой продукции

По данным этого отчета судят не только о выполнении плана реализации продукции и товаров в количественном измерении, но и о величине отклонений от их минимально допустимого запаса. Отчетность предназначается в первую очередь для менеджеров отдела продаж и работников сбытовых служб организации.

С контролем за выполнением плана поставок тесно связан стоимостный оперативный учет отгрузки и реализации продукции. Он осуществляется в финансовом отделе или группе бухгалтерии на основе журналов, ведомостей и других регистров ежедневного учета. В отчетности, обобщающей результаты этого учета, указывают номера платежных требований, адреса покупателей, дату выписки платежных документов, наименование и номенклатурный номер продукции, расчетный и фактический срок оплаты, ее величину. Расчетный срок оплаты платежных документов определяется исходя из времени документооборота между банками поставщика и плательщика. Его принимают во внимание при прогнозировании выполнения плана по объему реализованной продукции и для управления процессами продаж.

Для отделов логистики, снабжения, материально-технического обеспечения предназначены отчеты о закупках сырья и материалов, топливно-энергетических ресурсов, оборудования и других основных средств. Формы этих объемов весьма разнообразны. Специалисты Минэкономразвития России рекомендуют предприятиям следующую форму отчета (табл. 10.13).

Таблица 10.13. Отчет о закупках

Преимущество этой формы отчета состоит в обособленном отражении закупок по размещенным заказам, заключенным контрактам на приобретение материальных ресурсов от заказов, которые нужно произвести. Менеджер по закупкам на основе этой информации должен определить предполагаемого поставщика, цены приобретения, величину заказа, способ доставки, место размещения полученного груза и т.п.

С расчетами за сырье и другие материальные ресурсы, с оплатой за отгруженную и реализованную продукцию тесно связаны дебиторская и кредиторская задолженность. Оперативная отчетность о величине долговых требований и обязательств должна составляться по запросу на любую дату, причем долги дебиторов и задолженность кредиторам необходимо предоставлять с учетом сроков давности. По сомнительной к возврату дебиторской задолженности составляют отдельный отчет.

Наиболее детальна управленческая отчетность о затратах предприятия. В ней отражаются итоги учета и распределения издержек по видам и объектам калькулирования, целевому назначению других группировок. Масштаб отчетности – от самых низовых, первичных, до высших звеньев управления. Детальность представления информации о расходах может быть различной: по местам затрат и центрам ответственности низшего уровня она наиболее подробна, чем выше уровень управления, тем детализация меньше.

В зависимости от целевого назначения информации об издержках она может быть представлена только основными (постоянными) затратами, их нормативной, фактической или плановой величиной, суммой отклонений от плана, норм и нормативов, лежащих в основе бюджета (сметы).

Общепринято отражать в отчетах о деятельности первичных мест затрат и центров ответственности только зависящие от них расходы, главным образом прямые затраты. Остальные расходы, сколь бы значительными они ни были, показывают в отчетах, предназначенных для более высокого уровня администрации.

Если есть такая возможность и необходимость, управленческая отчетность должна содержать результаты анализа приведенных в ней данных и показателей. Так, в машинограммах или на экране дисплея мастера производственных участков могут получить информацию о влиянии количественного и ценового факторов на издержки, отработанного времени и квалификации рабочих на расходы по заработной плате и выпуск продукции. Для начальников цехов представляют интерес результаты анализа использования производственных мощностей, загрузки оборудования, их влияния на затраты и результаты деятельности соответствующего подразделения.

Наиболее обстоятельный анализ представляют в отчетности, предназначенной для высшего управленческого персонала. Здесь необходим анализ влияния на результаты производственно-хозяйственной деятельности предприятия всех основных факторов. Особое внимание уделяется анализу финансовых показателей в системе управленческого учета и бюджетирования.

Основными формами управленческой отчетности, используемыми в процессе бюджетирования на предприятиях, являются:

• план прибылей и убытков;

• бюджет движения денежных средств;

• проект балансового отчета;

• план налоговых платежей.

План прибылей и убытков представляет собой сводный прогноз финансовых результатов деятельности организации в целом и в разрезе подразделений, производящих и реализующих товарную продукцию, на стратегический период развития с разбиением по оперативным финансовым периодам. В дальнейшем он позволяет управлять затратами и прибылью от производственной, финансовой и инвестиционной деятельности предприятия. На основе прогноза прибылей и убытков производится оценка эффективности плана, его влияния на финансовые результаты деятельности организации.

Прогноз балансового отчета представляется в виде таблицы, близкой по форме и содержанию к бухгалтерскому балансу (табл. 10.14). Он показывает, какими средствами финансирования обладает предприятие и как предполагается использовать эти средства. Прогноз баланса активов и пассивов организации позволяет судить о финансовом состоянии предприятия на прогнозную дату, оперативно управлять его имуществом и источниками финансирования.

Таблица 10.14. Система показателей прогноза балансового отчета

Активы	Пассивы
Текущие активы	Заемные средства
Денежные средства
Краткосрочные финансовые вложения	Краткосрочные кредиты и займы
Дебиторская задолженность	Кредиторская задолженность
Запасы и затраты	Долгосрочные кредиты и займы
Постоянные активы	Собственные средства
Основные средства
Нематериальные активы	Уставный капитал
Незавершенные капвложения	Целевые поступления
Долгосрочные финансовые вложения	Нераспределенная прибыль

На основании полученных укрупненных показателей оценивается будущее финансовое положение предприятия, проводится традиционный анализ показателей платежеспособности, ликвидности, финансовой устойчивости. После этого полученные прогнозные показатели сравниваются с фактическими на текущий момент. Исходя из полученных сопоставлений оценивается эффективность разработанного плана и его влияние на имущественное положение организации на конец планового или прогнозируемого периода.

Прогноз денежных средств представляет собой отчет о движении потока финансовых ресурсов в разрезе отдельных видов деятельности. Он составляется исходя из порядка формирования доходов и расходов организации по временным периодам с учетом авансовых платежей, результатов вексельного обращения, кредиторской и дебиторской задолженности. Данные этого отчета используют для управления доходами и расходами предприятия.

Основные показатели прогноза движения денежных средств:

• суммы поступлений денежных средств от основной деятельности;

• выплаты денежных средств по основной деятельности;

• поступления денежных средств по финансовой деятельности;

• выплаты денежных средств по финансовой деятельности;

• поступления денежных средств по инвестиционной деятельности;

• выплаты денежных средств по инвестиционной деятельности.

Основное отличие прогноза движения денежных средств в системе бюджетирования от традиционных бухгалтерских расчетов заключается в оценке поступлений и оттоков денежных средств исходя из учета доходов и расходов организации по методу директ- или стандарт-коста и в применении в процессе расчетов методов дисконтирования.

Отклонения фактических показателей от бюджетных прогнозов выявляют расчетным путем. Если бюджетирование осуществляется с использованием гибких смет, аналитические возможности учетной информации об отклонениях существенно расширяются. В частности, становится возможным определить влияние на величину отклонений степени загрузки производственных мощностей организации, полнее выявить зависящие и не зависящие от организации факторы, повлиявшие на затраты и результаты ее деятельности.