3. Вопросы организации промышленного производства и научно-информационной деятельности.

3.1. Основные понятия и элементы организации.

Качество любой системы непосредственно связано с её организацией.

Организация - это действие, направленное на соединение разрозненных элементов в стройную систему, обеспечивающую достижение поставленных целей.

Процесс организации включает в себя следующие необходимые компоненты:

- выбор принципов создания системы;

- постановку целей системы;

- определение структуры системы;

- определение функций системы;

- организацию технологии функционирования системы;

- выбор критериев качества работы организуемой системы и мето­ды их определения.

Те же компоненты относятся к организации мероприятий и процессов, в том числе производственных или информационных.

При организации необходимо учитывать по возможности наиболее важные внешние и внутренние факторы, влияющие на организуемый процесс.

Организационные работы можно разделить на три основных категории:

- организация систем, мероприятий, процессов, уже имевших место в практике производства или информационной деятельности и из­вестную технологию;

- организация систем, мероприятий, процессов, имеющих аналоги, но еще не отработанную технологию;

- организация принципиально новых систем, мероприятий, процессов, не имеющих исторических аналогов.

В организационной работе важным условием успеха является использование имеющегося опыта и отработанных методических приемов. Это обстоятельство имеет особое значение для научно-информационной деятельности в связи с тем, что организацион­ная работа в области научно-технической информации безгранична и в конечном итоге тесно взаимосвязана с организацией и развити­ем промышленного производства.

Выбор принципов создания системы и постановка целей систе­мы является наиболее ответственным и сложным этапом создания системы. В основу организации любой системы в рамках социалистического государства должны быть положены ленинские фундаментальные принципы управления, а также принцип достижения конечных народнохозяйственных результатов. Выбор частных прин­ципов создания системы должен быть направлен на достижение мак­симальной эффективности функционирования системы. В настоящее время нет каких-либо разработок теоретического или методического характера, нормирующих процесс выбора частных принципов соз­дания системы. Поэтому оценка систем по принципам их функционирования осуществляется экспертным путем или, по возможности, путем моделирования.

Для постановки целей системы могут быть использованы сис­темные методы, в частности, метод дерева целей. Любая система материализуется путем разработки и реализации ее структуры, т.е. определения и наполнения состава ее элементов.

Государственная система научно-технической информации также как и промышленное производство является общественно-экономи­ческой системой, включающей в себя трудовые, производственные и материальные ресурсы, и организованной с целью осуществления научно-информационной деятельности. Структуры таких систем но­сят организационный характер.

Организационные структуры общественно-экономических систем.

В общем виде оргструктура общественно-экономической систе­мы может быть определена как форма разделения труда между эле­ментами системы по реализации функций системы и осуществлению технологического процесса достижения поставленной цели. Оргструктуры общественно-экономических систем, как правило, иден­тичны оргструктурам управления этими системами. Под структурой управления системой понимается количество и состав звеньев и ступеней управления, их соподчиненность и взаимосвязь. Оргструк­тура управления предназначена для обеспечения процессов управления системой в целом, всеми ее основными компонентами: целями, методами, функциями, этапами, стадиями технологии принятия и реализации решений.

Элементами оргструктуры являются:

- административная структура (схема административного деления);

- штатное расписание;

- положения о подразделениях и об организации в целом;

- должностные инструкции и т.п.

На структуру управления влияют особенности производства, ха­рактер производства, материально-техническая база, уровень уп­равляющего органа, объем работ по каждой функции управления и т.п.

Типы организационных структур управления

(административный аспект)

1. Линейная структура.

Достоинство - четкая централизация управления.

Недостаток - требует высокой эрудиции руководителей.

Применение – на небольших предприятиях.

2 . Линейно-штабная структура.

Применение – на больших предприятиях.

3. Функциональная структура.

Достоинство – широкие функциональные возможности.

Недостаток – нарушена чёткость централизации.

4 . Линейно-функциональная структура (наиболее распространённая система).

5 . Матричная структура.

6 . Структура центрального аппарата отраслевого министерства (линейно-функциональная структура).

С 1965 г. начинается переход на 2-х звенную структуру. Предприятия объединяются в производственную форму (объединения) и генеральный директор объединения выступает на правах начальника главка.

Отраслевые министерства делятся на общесоюзные, союзно-республиканские и республиканские.

При формировании каждой структурной единицы целесообразно решать следующие вопросы:

а) имеет ли данная структурная единица логически обоснованную сферу деятельности;

б) можно ли объединить функции;

в) назначение, цели, масштабы работ, результаты;

г) взаимосвязи и характер их связи с другими ячейками;

д) статус руководителя, его права и обязанности, полнота власти.

Организационные структуры в графическом виде изображаются, как правило, только для иллюстрации административных связей.

Реже на схемах указываются функциональные связи и ещё реже ин­формационные связи, хотя каких-либо препятствий к этому не име­ется.

Положение об организации.

В положении о любой организации должны быть отражены сле­дующие вопросы:

- Основание к ее созданию и принципы ее организации;

- Цели организации - главная цель и ее составляющие: экономи­ческие, социальные, научно-технические, политические, идеологи­ческие;

- Описание структуры;

- Краткое назначение и задачи каждого подразделения;

- Отношение подчинения и взаимодействия с другими организаци­ями ;

- Финансовая и хозяйственная деятельность;

- Научная, техническая и производственная деятельность;

- Статус и обязанности руководства и т.д.

В положении должны быть отражены методы реализации всех фундаментальных принципов социалистического общественного управ­ления, а также сформулированы частные принципы управления дан­ной организацией и условия их использования.

Положение об организации является основополагающим докумен­том всей деятельности организации (учреждения) и исходным доку­ментом для разработки положений всех подразделений, входящих в данную организацию (учреждение).

Положение о подразделении создается на основе структуры организации и положения об организации и содержит: цели и за­дачи подразделения в целом; взаимодействие и подчиненность; структуру и задачи каждого составляющего элемента подразделения; виды документов, периодичность выпуска, количество и т.д.

Должностные инструкции (ДИН).

Основой для написания ДИН должно явиться тщательное исследование состава функций и технологии работы подразделения.

Назначение ДИН:

- помочь работнику иметь чёткое и ясное представление об ответ­ственности, полномочиях и взаимосвязях с другими работниками в организации;

- служить руководством для измерения выполняемой работы и разра­ботки личного плана развития работника;

- служить основой для разработки стандартов успешного выполнения работником возложенных на него обязанностей;

- стать документом, помогающим организовать подготовку работника для занятия им новой должности.

Штатное расписание (ЖР).

Исходным для ШР являются структура, нормативы численности, подчиненности, нормы продолжительности, ДИН, технология работ, на основе которых выявляются объемы работ.

Ограничения: лимиты численности и фонда зарплаты.