Основний поле програми

При використанні програмного комплексу з'являється можливість наочного відображення всієї інформації про номерний фонд в будь-якому інтервалі дат, оперативного виконання всіх операцій з номерами, а також ведення довідників по обладнанню та вартості номерів. Інформація про стан номерного фонду виділяється різнимими кольорами (наприклад, вільний - сірим, заброньований - рожевим, заселений - блакитним т.д.). Більше того, з'явилася можливість ввести в основне поле програми (ком-п’ютерізірованную шахматку) посилання на повну інформацію про клієнта (прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, адресу реєстрації тощо).

Форма обліку параметрів номери

Операції з номерним фондом здійснюються відразу на весь необхідний період подвійним натисканням миші на відповідній клітині стовпця дати заїзду та дозволяють враховувати основну інформацію про період заселення, реквізити туриста і фактом оплати номера і, відповідно, змінювати статус стану номерного фонду (наприклад, з «забронювати» на «заселити»). У рядку номери кілька поспіль йдуть осередків таблиці відповідають броні на вказану кількість діб. Для операції з усім часовим інтервалом можна двічі натиснути мишкою на будь-яку з даних осередків.

Основний режим роботи програми дозволяє також отримувати довідку про вибраний паном номері на вибрану дату (одиночне натискання мишкою на відповідній клітині, інформація відображається в останньому рядку екрану), міняти стан номерів і працювати з довідниками номерів та їх станів.

При заселенні програма дозволяє роздрукувати бланк анкети туриста (форма 1-Г).

В основному режимі є можливість використання позначок для відображення довільної інформації в основному режимі. Це можуть бути ініціали, початок прізвища, знаки питання і т.д. За умовчанням пропонується стандартна для вибраного стану позначка, яка може вводитися менеджером при роботі з довідником станів.

Вартість номера за добу виводиться з довідника номерів і може бути змінена менеджером при редагуванні довідника в залежності від кількості місць,які використовують т.п.

Спрощена форма обліку параметрів номери

У режимі довідника можна створювати, змінювати і видаляти інформацію про но-заходи. Крім того, можна задавати порядок проходження номерів при відображенні їх в основному режимі (кнопка ПОРЯДОК).

Зміна статусу стану номери

У режимі стану номерів, крім їх найменувань і статусу станів, можна визначити їх колір і позначку, використовувану за умовчанням. При подальших операціях з номерним фондом в кожному конкретному випадку позначку можна змінити.

Більш складні версії програмних комплексів ПЕРШОГО ПОКОЛІННЯ передбачених переглядають використання багаторівневих прейскурантів в залежності від сезонності та терміну проживання, створення архівів, більш різноманітні налаштування друкарських форм (анкет, прибуткових та видаткових касових ордерів, ваучерів).

2. Спеціалізовані програми другого покоління. Програмний комплекс

БІТ: ГОТЕЛЬ 8.

ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ФОРМУВАННЯ СПЕЦСІСТЕМ ДРУГОГО ПОКОЛІННЯ

Як уже зазначалося, спеціалізованим системам другого покоління властиво екстенсивне розширення функцій в порівнянні з системами першого покоління за умови залучення максимально можливого числа служб готелю. При цьому деякі служби можуть розташовувати своїм власними спеціалізованими системами, адаптація яких становить основне завдання при розробці програмного забезпечення. Більш того, якщо системи першого покоління можуть бути успішно використані на персональних комп'ютерах з дуже скромними технічними характеристиками, системи другого покоління, як правило, вимагають наявності локальної мережі, а при установці в великих готельних комплексах - сервера, здатного забезпечити зберігання та обробку збільшених обсягів інформації .

Вельми важливим завданням спеціалізованих систем другого покоління є автоматизація взаємодії служб готелю, а також організація ефективного бухгалтерського обліку. В окремих випадках це може бути досягнуто шляхом використання наявних на ринку програмного забезпечення продуктів, призначених для масових галузей, частково схожих з готельним бізнесом по набору функцій (наприклад, оптової та роздрібної торгівлі), іноді доцільна адаптація програм бухгалтерського та фінансового обліку шляхом створення дружніх інтерфейсів або програмного відповідності зі специфічними функціональними блоками.

Множинність завдань, що вирішуються спеціалізованої системою другого покоління, робить актуальною необхідність розмежування прав доступу користувачів в ті або інші блоки системи. На відміну від систем першого покоління, де наявність логінів і паролів виконує функцію контролю і обліку зроблених співробітниками фронт-офісу операцій, в системах другого покоління застосовується ієрархія доступу: відокремлюються привілейовані (топ-менеджери, начальники служб і змін) і рядові користувачі, для яких вхід в непрофільні функціональні блоки буде закритий з метою виключення несанкціонованих операцій.

У спеціалізованих системах другого покоління, крім функції обліку, з'являється диспетчерські функції, а також функція планування. Відтепер вимоги основних служб про виконання тих чи інших технологічних операції складають особливий реєстр, а контроль їх виконання допоміжних служб проводиться комп'ютером. Різні заходи, в тому числі і ті які вимагають детального опрацьовування взаємодії служб готелю (наприклад, обслуговування конференцій), плануються заздалегідь у формі календарного або сіткового графіка з подальшим моніторингом трудо-витрат і фінансових витрат. Спеціалізовані системи другого рівня значно полегшують планування змінних графіків роботи персоналу, а також забезпечують автоматизацію кадрового обліку в цілому.

Важливою складовою роботи спецсістем другого покоління служить ведення статистичних звітів практично по всіх технологічних операціях, що необхідно для прийняття ефективних управлінських рішень.

В даний час найбільш популярними серед спеціалізованих систем другого покоління є розробки, засновані на використанні в якості базової платформи повсюдно поширених програмних комплексів 1С: БУХГАЛТЕРІЯ і 1С: ПІДПРИЄМСТВО, що дозволяє врахувати всі вимоги українськогоо податкового та трудового законодавства, правила бухгалтерського обліку і пр. Деякі розробники мають у своєму арсеналі варіанти програмного забезпечення для країн ближнього зарубіжжя (Білорусії, Казахстану, Росії), що істотно розширює ареал поширення таких систем і веде до їх уніфікації. Окремо відзначимо відносно невисоку вартість установки спеціалізованих систем другого покоління, цілком доступну навіть невеликої провінційної готелі, не страждає від надлишку туристів.

РОЗРОБКИ НА БАЗІ ПРОГРАМНОГО КОМПЛЕКСУ «1С ПІДПРИЄМСТВО»

Як приклад спеціалізованої системи другого покоління розглянемо програмний комплекс БІТ: ГОТЕЛЬ 8, що використовує в якості засобу автоматизації робочих місць програму 1С: ПІДПРИЄМСТВО (версії 4 і вище), а в якості основної облікової системи - отримала масове поширення програму 1С: БУХГАЛТЕРІЯ (версії 8). Програмний комплекс є комплексною автоматизованою системою, в повній мірі враховує специфіку готельного бізнесу. Наприклад, є можливість ведення обліку одночасно для декількох юридичних осіб, встановлені гнучкі налаштування під індивідуальні особливості готелю в цілому. Оперативний облік ведеться паралельно з бухгалтерським і податковим обліком, які, в свою чергу, повністю відповідають вимогам законодавства України.

До числа базових функцій системи слід віднести:

 Управління номерним фондом, включаючи різні можливості бронювання,

 ведення взаєморозрахунків між службами готелю в режимі реального часу,

 підготовку оперативних та аналітичних звітів на всіх рівнях,

 наявність єдиної інформаційної бази даних з можливістю розмежування прав доступу для співробітників готелю, а також створення архівних баз даних з метою забезпечення адекватного статистичного обліку,

 інтеграція з програмою 1С: БУХГАЛТЕРІЯ включаючи можливість обміну і перенесення даних з електронних таблиць.