VII. Питання для самоконтролю знань студентів

Для чого використовують функцію підсцмки?

Як сгрупувати записи на робочому листі?

Що таке зведена таблиця?

В яких цілях використовують зведені таблиці?

В який формат файлів може зберігатися база даних Excel?

Інструкційна картка для проведення заняття №8 навчальної практики з робочої професії "Оператор пеом"

1. Тема заняття: Імпорт даних з текстових файлів.

2. Робоче місце: Створення документу з використанням імпорту даних з текстових файлів.

3. Мета заняття : Навчитися працювати в табличному процесорі Microsoft Excel.

4. Матеріально-технічне оснащення робочого місця: Інструкційні картки, IBM-сумісні ПК, робочий зошит. Т табличний процесор Microsoft Excel

5. Правила з охорони праці на робочому місці: інструкція №1, інструкція №2 з охорони праці на практичному занятті з інформатики та комп’ютерної техніки, інструкція №2 А-ОП з питань пожежної безпеки, затвердженої директором ВСП «Василівський коледж ТДАТУ» Боєвою Т.С. від 25.01.10 р.; інструкція №37-ОП з охорони праці з електробезпеки для робітників і службовців, студентів коледжу, затвердженої директором ВСП «Василівський коледж ТДАТУ» Боєвою Т.С. від 10.02.10 р.; інструкція №30 - про надання першої долікарської допомоги при нещасних випадках, затвердженої директором ВСП «Василівський коледж ТДАТУ» Боєвою Т.С. від 26.05.09 р/

6.Зміст та послідовність виконання завдання:

6.1 Відповісти на контрольні запитання.

1. Дайте визначення бази даних в Excel?

2. Як виконати сортування даних?

3. Що таке фільтр?

4. В чому різниця між автофільтром та розширеним фільтром?

Теоретичні відомості:

Потужні засоби програми Excel для аналізу даних та представлення результатів можна використовувати й тоді, коли файли з даними вже є як результат роботи тих чи інших спеціалізованих програмних засобів. На­явність цілої низки конверторів з інших форматів дає змогу імпортувати (за допомогою команди Файл/Відкрити) у таблицю Excel найрізнома­нітніші дані, які мають структурований характер.

Перетворення даних переважно відбувається в автоматичному режи­мі, однак у деяких випадках (наприклад, якщо імпортований файл має текстовий формат) програма не може сама визначити спосіб конвертації і викликає спеціальний програмний засіб Майстер імпорту текстів, який працює у режимі діалогу. Для того, щоб дані в рядках тексту можна було впорядкувати за стовпцями, вони повинні бути або відокремлені пробі­лом, символом табуляції, комою чи іншим спеціальним символом, або міститись у стовпцях фіксованої ширини.

В першому діалоговому вікні власне і визначають спосіб організації даних у файлі, тип кодування та місце початку імпортування:

у рамці Формат вихіднх даних вибирають потрібне значення опції: з розділювачами - дані відокремлені символами, фіксованої шири­ни - поля даних мають указану ширину;

у полі Почати імпорт з рядка зазначають рядок тексту, з якого треба розпочати імпортування даних;

у полі Формат файлу задають спосіб кодування символів тексту.

Р езультат перетворення даних у таблицю згідно із заданими параметра­ми можна спостерігати у нижній частині вікна. Кнопка Далі дає змогу пе­рейти до наступного діалогового вікна, а кнопка Готово - розпочати імпор­тування з використанням стандартних значень для незаданих параметрів.

Вигляд другого вікна Майстра імпорту залежить від способу відо­кремлення даних у текстових рядках. Якщо це зроблено за допомогою символів-розділювачів то:

■у рамці Розділювачі зазначають символи, які треба використати для відокремлення даних у рядках;

■ у полі обмежувач рядків можна задати символи, які обмежують окремі дані (у цьому випадку символ-розділювач між ними вважаєть­ся елементом тексту).

Якщо ж дані містяться у стовпцях фіксованої ширини, то у другому діалоговому вікні Майстра імпорту можна змінити вигляд таблиці, пе­реміщуючи, додаючи (натисканням мишкою) або вилучаючи (подвійним натисканням мишкою) розділювачі стовпців.

У третьому діалоговому вікні для виділених стовпців можна задати окремі формати даних: загальний, текстовий або дата, а також вилучи­ти зайві стовпці, вибравши значення пропустити стовпець.

У всіх діалогових вікнах кнопка Назад дає змогу повернутися до по­переднього вікна. Кнопка Готово ініціює процес перетворення даних у таблицю Excel.