5. Зведені таблиці

Найбільш потужним засобом обробки даних в Excel є команда Зведена таблиця. В результаті її виконання створюється нова таблиця. Зведені таб­лиці надають користувачу можливості:

• представити інформацію із традиційних списків у більш зручному ви­гляді;

• для побудові зведених таблиць використати запити до баз даних або інших джерел зовнішніх даних.

Зведена таблиця - це плоска або об'ємна (складається з декількох сторінок або шарів) прямокутна таблиця котра дає можливість виконати складний аналіз великих масивів даних. В такій таблиці поряд із звичай­ними списками можуть використовуватися дані з іншої зведеної таблиці, а також запити до зовнішніх даних. Для підсумкових розрахунків можна вибирати потрібну функцію зведення, або інший метод обчислення.

Обчислення здійснюють для одного, або декількох полів вихідного списку, визначених як поля даних. Інші поля вихідного списку можуть бути використані для групування даних в рядках і стовпцях зведеної таблиці.

Після виконання команди Дані/Зведена таблиця відкривається діалого­ве вікно майстра зведених таблиць і діаграм, котре складається з трьох кроків. Призначення кнопок в нижній частині майстра очевидне.

Створимо зведену таблицю використовуючи дані продаж автомобілів з вибором в якості джерела даних аркуша Excel.

На першому кроці потрібно вибрати тип джерела даних. На другому кроці потрібно вказати діапазон даних. Цю процедуру вико­нують користуючись кнопкою Огляд і кнопкою згортання – розгортання вікна Діапазон. У виділеному діапазоні мусять бути заголовки стовпців. Якщо перед запуском майстра курсор знаходився в області списку, то Excel може виділити його автоматично.

На третьому кроці визначається місце розташування зведе­ної таблиці, її структура (опція Макет) та параметри (опція Параметри).

Структуру зведеної таблиці задають перетягуванням кнопок з назва­ми полів в області Рядок, Стовпець, Сторінка, Дані

Вибравши опцію Параметри, можна замінити деякі параметри зведе­ної таблиці

Результатом таких дій буде зведена таблиця щомісячної виручки від продажу автомобілів кожним з продавців.

6. Формати файлів баз даних

Базу даних, створену засобами Excel, можна зберегти не тільки у стандартному форматі книги (.xls), а й у звичному для баз даних форматі, наприклад, dbf-файлі. У цьому випадку програма коректно визначає типи полів (текст, числове, дата) та їхні довжини (для тексту) на підставі на­явних даних. Для створення dbf-файлу достатньо вибрати значення DBF 4 (dBASE IV) (*.dbf) у полі Тип файлу діалогового вікна Збереження документа, яке викликається командою Файл/Зберегти як...

Excel дає змогу також працювати з dbf-файлами та файлами баз да­них системи керування базами даних (СКБД) Microsoft Office Access. Для відкриття таких файлів у полі Тип файлу діалогового вікна Відкрит­тя документа треба, відповідно, вибрати значення Файли dBase (*.dbf) або Бази даних Access (*.mdb; *.mdb). Іншим способом відкриття таких файлів є використання команди Дані/Імпорт зовнішніх даних/Імпорт даних....

Для побудови запитів до баз даних, створених спеціалізованими СКБД (наприклад, SQL Server, MS Access, Paradox, FoxPro), в Excel є спеціаль­ний засіб - програма MS Query, яку активізують командою Дані/Імпорт зовнішніх даних/Створити запит.... Перевага використання запитів по­лягає в тому, що в Excel переноситься лише потрібна (відфільтрована) частина записів з бази даних.