Параметры контроля для управления

Эффективному менеджменту способствует быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту.

По торговле и услугам:

тенденции изменения объема продаж услуг и товаров в целом — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема валового дохода или прибыли— график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема продаж в единицах измерения в целом — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема продаж каждым филиалом — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

По операциям:

тенденции изменения объема продаж услуг и товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 машин обслуживаемого района) — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема продаж по себестоимости — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема валового дохода или прибыли — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

тенденции изменения степени удовлетворения спроса — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема запаса на складе по сумме — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме — график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

Мониторинг

• Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

• истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

• наступление точки заказа;

• истечение срока хранения без реализации — неликвиды;

• отсутствие товара на складе/торговом зале;

• продажа отсутствующего товара;

• изменение статуса заказа.

• Особенности учета сервисных операций

Модуль "сервис" должен обеспечивать возможности контролировать трудозатраты, израсходованное машинное время, материалы, сырье в многоуровневом режиме.

отдельный учет сервиса собственных машин, принадлежащих предприятию или арендованных для производственных нужд с отнесением расходов на затраты производства;

учет восстановления отдельных агрегатов для помещения на склад в качестве оборотного ремфонда и товара для продажи с отнесением расходов и доходов на реализацию запасных частей;

обеспечение строгого разделения прав пользователей сервисного цеха — менеджер, например, не сможет обслужить клиента в обход фирмы, так как без регистрации заказа в программе работники цеха не выполнят работы, требуемые клиенту, при отсутствии накладной склад не выдаст запчасти и расходные материалы, а охрана не выпустит обслуженный автомобиль без отметки об оплате денег в кассу; в этом случае сотрудники не в состоянии предпринимать действия, наносящие ущерб предприятию.

Операции и запросы:

сохранение всех отчетных документов, с возможностью их последующей распечатки;

автоматическое занесение в базу данных информации о клиенте и его автомобиле при заполнении наряда-заказа на работы с последующим автоматическим извлечением занесенной информации;

заполнение наряд-заказа на выполненные работы, с применением норм времени по конкретной марке автомобиля;

• выборка нормативов трудозатрат из базы, применимой к выбранной модели автомобиля;

• анализ стоимости работ по ремонту автомобиля;

• возможность редактирования норм времени, создание собственных баз по нормам времени;

• печать заказа;

• ввод результатов производства;

• вывод информации о результатах производства;

• зачет результатов производства;

• вывод журнала производства;

• автономный расчет стоимости продукции. Отчеты и справки:

• отчет о проведенных работах (за любой день или период);

• отчет об исполнителях работ (за любой день или период);

• сохранение всех отчетных документов, с возможностью их последующей распечатки;

• ♦ отчет о незавершенном производстве;

• ♦ запрос о доступности компонентов (деталей, материалов);

• ♦ запрос об использовании компонентов;

• вывод спецификации изделия;

• вывод информации об использовании;

• отчет по истории производства;

• ввод перемещений между хранилищами;

• отчет о перемещениях между хранилищами. Статистика по клиентам:

• информация о клиенте и его автомобиле;

• информация о выполненных работах, даты их проведения, исполнители работ.

• Организация заказов

• Себестоимость продукции:

• включает накладные расходы, затраты рабочего и машинного времени;

• можно задавать количество часов в норме времени;

• можно задавать тариф за норму времени.

• Гибкое задание количества используемых материалов и норм времени:

• по группе;

• по единице продукции.

• Оформление заказов

• Возможность печати комплектовочных документов.

• Используемые запасы резервируются за компонентами продукции.

• Полная интеграция, если необходимо, с модулем управления партиями при распределении материалов.

• Отслеживание завершенных производственных заданий.

• Корректировка заказов

• Полное отслеживание реальных значений предполагаемых затрат ручного и машинного времени.

• В ходе производственного процесса может быть указано использование дополнительных компонент.

• Завершение заказов

• Автоматическое обновление значений стоимости по записям журнала производства.

• Автоматическая генерация транзакций Главной Книги по операциям журнала производства.

• Возможность обновлять счета в Главной Книге в случае использования непрерывного товарно-материального учета.

• Система осуществляет учет использования компонент на момент завершения производственного процесса.

• Пользователь может ввести следующую информацию для ведения статистики:

• произведенное количество;

• количество отбракованных;

• количество поврежденных;

• количество проверенных.

• Возможности комплектации

• Возможно структурировать наборы товаров для отработки поступающих заказов на поставку:

• информация о наборах отражается в комплектовочных документах;

• информация о наборах отражается в счетах. Гибкая структура спецификаций;

• любая единица товарно-материального учета может быть включена в спецификацию;

• неограниченное число уровней вложения в спецификации. Возможен многоуровневый анализ доступности компонентов.

• Многоуровневые отчеты предоставляют информацию с заданным числом уровней отображения.

• В спецификацию могут быть помещены указания и комментарии.

• Отчеты и запросы:

• производственный заказ;

• журнал производства;

• спецификация продукции;

• запрос доступности (многоуровневый) компонентов;

• незавершенное производство;

• история производства;

• запрос "где используется" (многоуровневый);

• обновление результатов производства. Распечатки:

• продукция;

• используемые компоненты (многоуровневая;

• производственное задание;

• "где используется" (многоуровневая).

• Расчеты для длительных производственных процессов

Модуль предназначен для управления запасами и расчета себестоимостей применительно к длительным производственным процессам.

Неограниченное количество описаний процессов (а именно спецификаций продукции), представляющих предопределенные шаги производственного цикла.

• Неограниченное число производственных процессов в спецификации продукции.

• Каждый вид продукции связывается с процессом.

• Описание продукции включает:

• оценку затрат ручного труда и машинного времени на единицу продукции;

• тип стоимостного учета выпущенной продукции — нормативная стоимость, средняя стоимость или расчетная по факту;

• тип стоимостного учета использованных полуфабрикатов и произведенных побочных продуктов;

• средний процент выхода готовой продукции;

• предполагаемый выход побочных продуктов;

• перечень используемых полуфабрикатов, включая количество, требуемое для каждого изделия;

• фактор перевеса, используемый в упаковочных процессах.

• Данные, относящиеся к конкретному процессу, включают:

• признак контроля потерь веса;

• номер счета главной книги для учета непредвиденных потерь и номер подразделения;

• последовательность процессов при вычислении себестоимости;

максимальный процент отклонения от номинального значения затрат ручного и машинного времени для предупреждения оператора при вводе в систему результатов производства.

Производственные затраты по процессу предусматривают возможность задания стандартных расценок на производство продукции за определенный период.

Система обеспечивает неограниченное число промежуточных результатов производства в виде изделий (полуфабрикатов), представляющих собой предопределенные этапы технологического цикла производства.

• Каждое изделие или полуфабрикат связываются с определенным производственным процессом.

• Описание изделия/полуфабриката включает ожидаемый выход побочных продуктов данного процесса.

• Данные о результатах производства

• Автоматическое обновление состояния запасов.

• Замена используемых материалов на аналоги.

• Возможность "примешивать" дополнительные компоненты в ходе производственного процесса.

• Подсчет непредвиденных затрат для точного определения стоимости готовой продукции.

• Подсчет забракованных изделий:

• не регистрируемых как часть складируемой готовой продукции;

• стоимость забракованных изделий учитывается в стоимости готовой продукции.

• Автоматический контроль правильности веса на выходе производства:

• общий произведенный вес = вес продукции + вес брака + вес упаковки.

• Автоматический расчет и обновление нормативной стоимости по результатам производства:

• накопление результатов производства в течение отчетного периода;

• средняя стоимость единицы продукции включает в себя накладные расходы;

• стоимости побочных продуктов выделяются из общей стоимости;

• учитываются стоимости отходов;

• автоматически создается заключительная по периоду запись в журнале производства.

• Отчеты

• Полная отчетность по результатам производства:

• по процессам;

• по видам продукции;

• по складам;

• за период времени. Подробные отчеты включают:

• общее количество произведенной продукции и возвращенных материалов;

• потери и брак;

• объем готовой продукции за период;

• общие непредвиденные затраты;

• средняя стоимость единицы продукции на конец периода.

• Автоматический расчет выхода основной продукции:

• расчет отклонения реального выхода от предполагавшегося;

• расчет среднего выхода основной продукции, размещение продукции по многим местам хранения.

• Отчеты и запросы:

• историческая справка по производству;

• запрос "где используется". Распечатки:

• параметры производственного предприятия;

• производственный процесс;

• состав изделия;

• где используется;

• норма времени;

• продукция;

• производственное задание.

• Справочники:

• справочник нормативов стоимости работ, разрабатываемых поставщиками машин, институтом НАМИ;

• справочник марок автомобилей;

• справочник материалов;

• прайс-лист фирмы и т. п.

• Программно-информационное обеспечение автосервиса

Занимаясь организацией или расширением автосервиса, многие забывают, что купленное оборудование и нанятые работники это далеко не все компоненты, необходимые для организации работы станции техобслуживания (или, в частности, диагностического поста). И забывается, как правило, один из самых важных, необходимых компонентов - информационное обеспечение автосервиса.

Иногда сервисмены пытаются найти информацию в книгах и компакт-дисках из магазинов и рынков, рассчитанными на использование автолюбителями и содержащими информацию по отдельной модели автомобиля определенных годов выпуска. Однако эти попытки обречены на провал по нескольким причинам:

эти книги предназначены именно для частного, а не профессионального использования - в них отсутствуют важные аспекты ремонта, а главное - диагностики (при этом они изобилуют ненужными для профессионала подробностями); для хорошего покрытия такой информацией всего, что у нас ездит, нужна, по крайней мере, тонна этих книг.

Выходом является приобретение профессиональной литературы и электронных информационных баз данных по диагностике и ремонту, а также прочего программного обеспечения по автоматизации работы автосервиса. В этом обзоре для тех, кто купил (или собирается купить) оборудование для автосервиса (диагностическое, ремонтное и пр. - не имеет значения) рассказывается, какое программно-информационное обеспечение используется (точнее - должно использоваться) в любом автосервисе (от гаража до крупного дилерского центра).