Функции службы компьютеризации автосервиса

• Основные функции — обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований.

• использование современных компьютерных технологий;

• обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.);

• привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;

• постановка задач для адаптации и развития купленной системы;

• внедрение программных продуктов;

• обучение персонала работе с программным обеспечением;

• обеспечение целостности баз данных;

• обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;

• защита информации от несанкционированного доступа;

• обеспечение технической исправности оборудования.

• Требуемые возможности компьютерной системы

• Базовые требования

Компьютерная система должна обеспечивать: Формирование любой схемы организации сбыта услуг и товаров.

Контроль процесса исполнения заказов, оплаты, товарных остатков, взаиморасчетов и другой информации, необходимой для эффективной работы с клиентами.

Систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров.

Поддержка стандартов Work Flow Management — автоматизации документооборота — это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес-правилам организации и сообщают о необходимости выполнения тех или иных операций.

Возможность накапливать бизнес-данные за любой период времени и надежно хранить их. Увеличение объема накопленной информации не должно снижать быстродействия системы. Любая операция над корпоративными данными происходит незамедлительно, и результаты находят немедленное отражение в корпоративной отчетности. Нет необходимости в закрытиях учетных периодов, планировщиках заданий, ночных обработках заданий и т. д.

Использование в качестве ядра современной системы управления базами данных.

Поддержку различных групп аппаратных и программных платформ — от обычных PC-серверов до серверов промышленного класса (UHIX-сервера).

Возможность интеграции с корпоративным WWW-сервером в режиме on-line (buslness-to-business).

Низкую совокупную стоимость владения (Total Cost of Ownershi p).

Работу в реальном масштабе времени.

Возможность сопряжения системы с фирменными каталогами запчастей и технологических операций.

Максимально возможный уровень информационной безопасности и средства, разделяющие (ограничивающие) доступ к корпоративным данным, в том числе и средства, обеспечивающие надежную защиту от несанкционированного доступа к базам данных.

Реализацию концепция "Рабочего пространства", т. е. пользователи системы не "привязаны" к своему рабочему месту и для доступа к системе могут пользоваться любым из компьютеров, подключенных к локальной сети предприятия.

• Возможности интеграции с финансовыми и бухгалтерскими приложениями.

• Есть встроенные средства экспорта и импорта данных.

Возможность наращивания функционала системы силами IT-службы компании-заказчика совместно с разработчиками программного продукта.

Быстрый анализ бизнес-данных помогает осуществлять различные маркетинговые исследования, облегчает создание оптимального склада.

Возможность конструировать отчеты на основе корпоративных данных, накопленных в СУБД, и визуализировать данные из отчетов в удобном виде с помощью электронных таблиц, построителей диаграмм или графиков и т. д.

Управление потоком снабжения-сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия:

формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/ разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую — для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

поддержка формирования технологических карт и работы с ними для складов; технологические карты содержат компоненты, которые, в свою очередь, включают в себя элементы замены (взаимозаменяемые товарные позиции) с указанием приоритета использования;

формирование различных схем скидок, привязанных к товарным группам: по времени, по дням, по количеству, по сумме;

поддержка работы с дисконтными картами: для каждого вида карт (VIP, обычные карты) может назначаться различный процент и схема скидки;

множественные налоговые схемы для автоматических расчетов налогов — каждому товару и услуге ставятся в соответствие налоговые схемы прихода и расхода;

поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

возможности применения при расчете себестоимости товара методов "среднее", "скользящее среднее", "LIFO", "FIFO", "MinCost" и "MaxCost";

распределение товара по партиям вручную;

учет неотфактурованных поставок.

возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.

Специальные требования

Система должна обеспечивать:

учет трудозатрат при ремонте машин, расценка услуг по ремонту;

учет запасных частей как товара со статистикой и анализом расхода за ряд лет и параметрами, определяющими группу скидок, характер цен, применяемость, заменяемость и другими;

• возможность выборки запчастей по группам, по признаку применяемости на моделях, по изготовителям и др.;

• учет реализации запасных частей по коммерческим ценам клиентам;

учет реализации запасных частей по себестоимости при гарантийном ремонте, предпродажной подготовке и восстановлении агрегатов для своего оборотного фонда;

учет реализации запасных частей ниже себестоимости при реализации неликвидов и уценке брака;

раздельный учет, статистику и анализ прихода и расхода новых запасных частей, подержанных деталей, восстановленных узлов и агрегатов;

учет передачи запасных частей и материалов на реализацию в свои и чужие торговые точки, своим передвижным мастерским;

учет и подготовку документации по рекламациям по качеству и количеству машин и запасных частей;

учет прихода и расхода масел, других технологических жидкостей и материалов по разным ценам в случаях предпродажной подготовки, коммерческой реализации, гарантийных ремонтов, расхода для своего транспорта;

• учет материалов, обеспечивающих деятельность фирмы;

необходимо вести бухгалтерский учет отдельно сервису коммерческому и некоммерческому, торговле запасными частями, торговле принадлежностями и торговле расходными материалами;

раздельный анализ финансовых результатов по каждому направлению деятельности;

учет обслуживаемого парка машин, статистику его изменения для планирования потребности в запасных частях, материалах, а также трудозатратах.

Управленческая информационная подсистема должна включать:

внешние инструменты построения отчетности:

возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;

табличные и моделирующие программные продукты.

графические системы создания отчетности:

интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;

графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля "финансовые отчеты".