Глава 2. Организация собственной деятельности

2.1. Умение ценить свое и чужое время

Время – богатство человека и мерило его жизнедеятельности. Понятие «время» сложно и далеко не изучено. Ему посвящены многочисленные работы философов, экономистов, социологов и других ученых. К. Маркс писал: «Как для отдельного индивида, так и для общества всесторонность его развития, его потребления и его деятельности зависит от сбережения времени. К экономии времени сводится в конечном счете вся экономия. <…> Сбережение рабочего времени равносильно увеличению свободного времени, т.е. времени для того полного развития индивида, которое само, в свою очередь, как величайшая производительная сила обратно воздействует на производительную силу труда».

Производительная сила труда – это и есть трудовой потенциал человека, сопровождаемый в процессе его реализации техникой, технологией, организацией и природными условиями.

Экономический прогресс связан с появлением новых машин и технологий, которые, замещая ручной труд, сокращают время изготовления единицы продукции или иных работ либо заменяют тяжелую работу, экономя живой труд и высвобождая время на его восстановление.

Для человека, желающего добиться успеха, время приобретает особое значение. В современном высокоинтеллектуальном мире с постоянно уплотняющимся информационным полем и возрастающими темпами научно-техничес­ких достижений выиграть состязание за успех практически невозможно без целенаправленного и максимально напряженного использования как рабочего, так и внерабочего времени.

Экономить и ценить свое и чужое время означает:

• знать структуру использования своего рабочего и внерабочего времени;

• продуктивно использовать его и находить резервы;

• правильно выстраивать приоритеты затрат времени;

• правильно обосновывать сроки рабочих заданий и собственных видов деятельности;

• стремиться к точному соблюдению назначенных сроков заданий, видов деятельности и встреч;

• при любом несоблюдении сроков выявлять причины и учитывать их в дальнейшем.

Как видим, центральное место и в этом аспекте деловой карьеры личности занимает анализ. Мы уже подчеркивали, что без него невозможно никакое самоуправление. Принцип обратной связи является основополагающим элементом любой системы менеджмента. Для того чтобы совершенствоваться, надо знать, что и как совершенствовать.

Затраты времени и усилий на эти кажущиеся бюрократическими процедуры неизбежны и объективно необходимы. При соответствующих навыках и системной базе это будет необременительно. А действенное использование результатов самоанализа станет важнейшей внутренней мотивацией личности.

Направления и методы изучения использования рабочего времени могут быть различными. Структура рабочего дня может анализироваться по затратам времени на следующие виды работ:

• работы творческого и исполнительского характера;

• работы документационные, расчетно-вычислительные, распо­ря­дитель­ные, аналитические, технические (вспомогатель­ные);

• работы, соответствующие квалификации специалиста и не требующие квалификации;

• чтение технической литературы и поиск справочных данных;

• сбор, систематизация и обработка исходной информации;

• выполнение дополнительных функций;

• телефонные переговоры, деловые контакты и участие в производственных совещаниях.

Кроме того, следует учитывать потери времени по организационно-техническим причинам и зависящие от работника.

Исследование разнообразных затрат времени трудно осуществить, пользуясь лишь одной картой самофотографии рабочего дня. Потребуется одновременная фиксация времени в нескольких картах или поэтапное их изучение. Для этого виды работ и затраты времени фиксируются в соответствующей графе карты самофотографии (см. 2.4 части I пособия).

Обработка данных осуществляется следующим образом:

1. Суммируются одноименные затраты времени за все дни наблюдения и общая продолжительность рабочего дня.

2. Рассчитывается средняя продолжительность рабочего дня и средняя дневная его структура делением полученных суммарных затрат на количество обследованных дней.

3. Определяется процент структурных затрат в общей средней продолжительности рабочего дня.

На основе полученных данных анализируется рациональность структуры рабочего дня и использования рабочего времени, намечаются меры по их улучшению. Часть этих мер будет зависеть от общей организации труда и управления на предприятии (в подразделении). В этом случае полученные результаты могут стать аргументами и основой предложений специалиста по их улучшению и корректировке сроков выполнения заданий и деловых обязательств работника. Это имеет важное значение для поддержания деловой репутации.

Нереальные сроки, невыполненные обещания, во-первых, вызывают потери времени другими, зависящими от вас людьми (у них свои сроки и планы), срывы их работы, во-вторых, характеризуют вас как неисполнительного и необязательного человека. Поэтому при «волевом» назначении сроков необходимо проявить максимум настойчивости. Если всё же вам не удалось отстоять свое мнение, надо принять все меры, чтобы выполнить задание в срок. В случае же вероятного срыва срока, не дожидаясь его, необходимо снова обратиться к выдавшему задание. Проинформировав его о проделанной работе, попытаться вновь аргументированно доказать нереальность срока и необходимость запрашиваемого дополнительного времени. Здесь можно использовать и договоренность с непосредственными потребителями – другими специалистами и подразделениями о задержке вашего материала (действий) – в этом случае вы обезопасите себя от их ссылки на вас как на причину срыва сроков задания.

И еще одно важное замечание. Работник, заботящийся о своей карьере, должен воспитать в себе культуру обязательного информирования о выполненных заданиях руководителей, от которых они получены, – это облегчает контроль, сберегает их время, и дисциплинированность подчиненного не останется незамеченной. Другим элементом этой культуры является заблаговременный перенос встреч и контактов, если они по каким-то веским причинам не могут состояться.

Ценить и экономить следует не только рабочее, но и внерабочее время. В этой сфере происходит восстановление сил и здоровья личности, духовное воспитание, формируются условия для семейного благополучия и гармоничного развития человека. Исследованию суточных бюджетов времени населения посвящены многочисленные работы ученых, в том числе и в рамках международных программ. Статистические органы страны периодически проводят такие обследования для практических целей.

Методика анализа внерабочего времени мало отличается от ранее рассмотренной. Затраты суточного фонда времени, начиная с 0 часов, в порядке их следования записываются в учетные листы (табл. 1). После шифровки затраты времени разносятся в карту распределения бюджета времени (табл. 2).

Таблица 1

Лист учета затрат времени

День недели ___________________ Дата ___________________

№ п/п	Наименование затрат времени	Начало		Конец		Затрачено		Шифр
		час	мин	час	мин	час	мин
	Итого

Таблица 2

Бюджет времени

Период изучения (с по )

Группа	Строка	Наи-мено-вание затрат	Затраты времени
			Рабочие дни						Выходные дни
			Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница	Итого за раб. неделю	Суббота	Воскресенье	Итого за вых. дни
		Итого: (часов)	24	24	24	24	24	120	24	24	48

Весь бюджет по видам затрат суточного фонда времени должен быть разбит на группы, а внутри групп – на дифференцированные виды затрат (строки). Разбивка определяется целями анализа. Можно рекомендовать следующие группы затрат: 01 – рабочее время, внерабочее время, связанное с работой (дома, вне предприятия); 02 – передвижения к месту работы и обратно; 03 – домашний труд; 04 – удовлетворение физиологических потребностей; 05 – учеба (образование), повышение квалификации, самообразование; 06 – чтение художественной литературы, посещение театров и т.п.; 07 – воспитание детей; 08 – физкультура и спорт; 09 – затраты, связанные со здоровьем; 10 – общественная работа; 11 – отдых и развлечения; 12 – любительский труд; 13 – прочие затраты.

2.2. Основные направления организации личного труда

Организаторские способности являются неотъемлемым элементом квалификации любого руководителя и ведущим фактором его должностной карьеры. Применительно к профессиональной карьере других работников они, хотя и менее важны, но также необходимы. Организовать собственную деятельность должен уметь каждый человек.

Неорганизованный труд – это труд затратный, неэффективный. Древнегреческий баснописец Эзоп (VI в. до н.э.) говорил: «Истинное сокровище для людей – умение трудиться». А наш соотечественник физиолог Н.Е. Введенский утверждал, что устают и изнемогают не столько от того, что много работают, сколько от того, что плохо работают.

Организовать – значит структурировать, упорядочить процесс или определенное состояние, а также факторы, влияющие на него. Степень структурированности, упорядоченности и определяет уровень организованности труда, управления и т.п.

Процесс организации индивидуальной деятельности должен охватывать следующие направления:

• разделение труда на операции, этапы, элементы и виды работ; интеграция его в целостный функциональный процесс, а также кооперация с трудом других работников и коллективов;

• рабочее место;

• условия труда;

• режим труда и отдыха;

• дисциплина труда.

Труд – это целесообразная деятельность человека, в процессе которой он при помощи орудий труда воздействует на природу и использует её в целях создания потребительных стоимостей, необходимых для удовлетворения потребностей.

Процесс труда состоит из трех основных элементов: рабочей силы (самого человека), средств труда, предметов труда, и может быть представлен схемой: РС → СТ → ПТ = РТ (результат труда).

Особенности предмета труда обусловливают различия средств труда и характер затрачиваемых человеком усилий. Для умственной деятельности предметы труда выступают, главным образом, в виде информации, а результаты (продукты труда) – в виде преобразованной информации и требуют затрат умственной энергии. При этом в качестве средств труда наряду с техническими средствами (например, компьютерами) используются также многообразные методы работы с информацией (методы принятия решений, методы анализа), т.е. профессиональные знания и умения.

Эффективность труда специалиста напрямую зависит от затрат жизненной энергии, от способности использовать профессиональные знания и умения, состояния и качества технических средств и предмета информационного труда. Кроме того, на трудовой процесс влияют условия, в которых он совершается, и уровень организованности самого процесса. Это, собственно, и является основным содержанием организации индивидуального труда, задача которой – добиться благоприятного состояния влияющих факторов и рационального осуществления самого процесса.

Разделение и кооперация труда являются основой организации любой коллективной деятельности. Так, на уровне общества (государства) они обусловливают существование таких сфер, как промышленность, сельское хозяйство, внепроизводственная сфера; внутри них – отраслей и подотраслей, которые, в свою очередь, разделяются на предприятия и организации. Между этими сферами, отраслями и предприятиями существуют кооперированные связи.

Внутри предприятия разделение труда осуществляется по технологическому, предметному, функциональному, профессиональному и квалификационному признакам. Это значит, что выделяются виды деятельности, работы (вплоть до отдельных операций, этапов, циклов), определяемые: технологией изготовления продукции или закреплением отдельных предметов (деталей, узлов); функциями организации и обслуживания как самого производства, так и предприятия в целом; видами профессий для их осуществления; квалификацией работников в зависимости от сложности работ. Все виды деятельности, включая и узкоспециализированные, в результате кооперации объединяются в ритмичный производственный поток, в сложный механизм предприятия. От того, насколько рационально организованы эти процессы, во многом зависит эффективность производства, трудовой деятельности коллектива. Здесь – главные резервы улучшения организации труда. Это в равной мере относится и к индивидуальному профессионально-должностному труду, особенно к деятельности руководителя, специалиста.

Для индивидуального труда можно предложить следующие виды его разделения: функциональное, видовое, квалификационное, технологическое.

Функциональное разделение труда предполагает четкое выделение работ и действий специалиста по каждой закрепленной за ним функции (служебной обязанности) для обеспечения их в полном объеме и в установленные сроки.

Видовое разделение труда базируется на группировке однородных работ, различающихся характером исполнения, назначением, напряженностью усилий (аналитические, расчетно-вычисли­тель­ные, документационно-оформительские работы).

Квалификационное разделение труда предполагает группировку работ по степени их сложности. Должностные функции работника даже при их соответствии в целом его квалификации содержат долю простых, низких по сложности работ.

Разделение труда по видам работ и квалификации работников может служить основой совмещения некоторых видов работ для выполнения различных функций; планирования и осуществления более эффективного использования рабочего времени; смены видов деятельности в течение рабочего дня с целью устранения монотонности труда; постановки перед руководством подразделения или предприятия при необходимости вопроса о введении в штат подразделения вспомогательного работника, с передачей ему работ низкой сложности.

Технологическое разделение труда означает группировку работ по стадиям технологического цикла (последовательности операций). Любая функция работника или полученное им задание имеют организационную технологию осуществления – порядок выполнения составляющих их работ и действий. Рациональное построение технологии обеспечивает экономический выигрыш во времени и в затрате усилий человека.

Таким образом, продуманные и обоснованные виды разделения труда и их рациональная кооперация в рамках единого трудового процесса помогут специалисту достигнуть наилучших результатов с наименьшими затратами.

Анализируя и организуя разделение и кооперацию своего труда, необходимо определить его место в системе разделения и кооперации с другими работниками. Здесь возможны обоснованные предложения руководству о целесообразности перераспределения отдельных функ­ций и видов работ внутри коллектива. Что касается кооперации, то организационный вклад специалиста в свою деятельность и работу других может выразиться в том, что будут согласованы и четко обозначены содержание, форма и сроки их взаимодействия (табл. 3).

Таблица 3

Информационные связи работника

П оступающая специалисту информация					Поступающая от специалиста информация
№ п/п	Вид инфор-мации	От кого посту-пает	Форма поступления	Срок поступ-ления	№ п/п	Вид инфор-мации	Кому поступает	Форма поступ-ления	Срок поступ-ления

Инициатива специалиста может стать началом целенаправленной регламентации таких связей как между отдельными работниками, так и между функциональными подразделениями предприятия, что внесет определенный вклад в совершенствование организации труда и управления. Формально узаконенные руководством, эти связи могут найти отражение в должностных инструкциях и положениях о подразделениях. При отсутствии таковых работник или руководитель, заботящийся об организации труда, должен разработать их и утвердить у своих непосредственных начальников.

Должностная инструкция должна содержать, как минимум, следующие четыре основных раздела: функции (обязанности); права; ответственность; функциональные взаимосвязи. Подобную структуру имеет и положение о подразделении. Разработка и использование указанных документов исключают необоснованные претензии к работнику и коллективу подразделения, четко определяют содержание и границы их действий.

Вторым важным направлением использования резервов повышения эффективности деятельности работника является организация рабочего места.

Под рабочим местом понимается часть производственного пространства, закрепленная за работником и оснащенная всем необходимым для выполнения его профессионально-должностных функций.

Рационально организованное рабочее место должно удовлетворять следующим требованиям:

• его размеры должны быть достаточными для выполнения работником производственных функций (на что имеются соответствующие нормы);

• иметь необходимую оснащенность для осуществления бесперебойной и эффективной работы;

• соответствовать индивидуальным физиологическим параметрам работника;

• иметь удобную и рациональную планировку;

• учитывать требования производственной эстетики;

• предусматривать необходимое обеспечение и обслуживание.

При анализе состояния своего рабочего места необходимо ответить на следующие вопросы:

Удобно ли оно для меня? Если нет, то почему?

Имеет ли оно все необходимое для работы?

Не делаю ли я во время работы лишних движений и действий от неудобного размещения нужных мне средств?

Удобно ли рабочее место для деловых встреч и эстетично ли оно выглядит?

На рабочем месте специалиста (руководителя) находится разнообразная информация, организация хранения которой облегчают ее поиск. Для этого можно использовать классификатор (табл. 4), быстродоступный пользователю. Страницы документов (или их первые листы), хранящиеся в папках, проставляются снизу вверх по мере их нового поступления. На внутренней стороне лицевой крышки помещается пополняемое «Содержимое папки» (табл. 5).

Таблица 4

Классификатор информации, хранящейся на рабочем месте

№ единиц хранения (папок, файлов в компьютере)	Характер информации (документов) по единицам хранения

Таблица 5

Содержимое папки

№ п/п	Наименование документов	Краткое содержание, особые отметки	Номера страниц
1	2	3	4

Условия труда – это следующая важная составляющая его организации. Под условиями труда понимается совокупность факторов внешней среды работника, оказывающих влияние на его психофизиологическое состояние (здоровье, утомляемость, настроение) и, следовательно, на эффективность деятельности. Различают физические (санитарно-гигиенические) и социально-психологические условия труда.

Физические условия труда определяются такими факторами, как температура воздуха, его химический состав, коэффициент воздухообмена, уровень освещенности и шума, наличие сквозняков и других вредных воздействий (загазованности, радиации, пыли). Существуют допустимые показатели (нормативы) их возможного проявления.

Установлено, что недостаточное освещение вызывает перенапряжение зрения, очень скоро переходящее в общее утомление. Наблюдается повышенная раздражительность, ухудшаются внимание и память, снижается способность к абстрактному и логическому мышлению, нарушается двигательная координация. Длительное напряжение зрения может привести к его потере.

В результате продолжительного воздействия шума ослабляется внимание, нарушаются аналитическая и синтетическая функции коры больших полушарий головного мозга, снижается память, развиваются неврозы и неврастения, повышается кровяное давление, возникают спазмы кровеносных сосудов, нарушается ритм сердечной деятельности и дыхания. Под воздействием шума появляется рассеянность, нарушается способность сосредоточиться, ухудшается абстрактное и логическое мышление. Длительное воздействие на организм шума высокой интенсивности приводит к снижению слуха и даже к тугоухости.

Естественно, что условия труда непосредственно не зависят от работника, они – данность предприятия, однако их состояние в определенной мере зависит от его настойчивости в постановке требований к администрации по их улучшению. Активность работника в этом случае, равно как и требования улучшения рабочего места, будут свидетельствовать о его заинтересованности в делах предприятия, в эффективных результатах его деятельности. При такой постановке вопроса специалист оказывается в выигрышном положении: он желает более эффективно работать, к чему и призывает его руководство, но не может этого сделать по причине невнимания того же руководства. Для выдвижения подобных требований необходимо использовать и ситуации определенной зависимости руководителя от работника (срочное задание, важная работа, которую лучше всех может сделать только он).

Социально-психологические условия труда определяются взаимоотношениями работников, их отношением к целям и задачам коллектива, руководителю и его действиям, общезначимым ценностям. Они также могут характеризоваться степенью взаимопонимания, доброжелательности, взаимопомощи, сплоченности коллектива.

Социально-психологические условия труда зависят от множества факторов: организации труда и управления в коллективе и на предприятии, рационального подбора коллектива, профессионализма руководителя. Но основой всего является каждый член коллектива – уровень его культуры и поведения, способность взаимодействовать с другими, управлять своим характером и эмоциями. Поэтому создавать вокруг себя благоприятную социально-психологическую обстановку может и обязан каждый работник собственным поведением.

Организация режима труда и отдыха предполагает рациональное построение рабочего дня. Определяющим фактором является зависимость эффективности труда работника от его утомляемости. Исследования показали, что организм постепенно включается в трудовой процесс. Достигнув максимума, результативность труда некоторое время остается высокой, потом начинается ее снижение.

Рационально организовать режим труда и отдыха – значит:

- правильно выбрать периоды выполнения различных по значимости, сложности и характеру работ, учитывая степень своей готовности к ним (состояние организма);

- чередовать виды деятельности и перерывы на отдых организма.

Указанные периоды можно установить на основе наблюдений за своим состоянием и характером деятельности. Считается, что более благоприятна для выполнения ответственных и сложных видов работ первая половина рабочего дня.

Организация труда будет неполной и не даст должного эффекта при низкой трудовой дисциплине. Дисциплинированность является личностной положительной характеристикой. Для специалиста, стремящегося к карьере руководителя, она необходима вдвойне: трудно требовать дисциплинированности от других, если она не стала нормой поведения для него самого.

2.3. Организационная технология собственной деятельности

Технология – совокупность приемов и способов изготовления материального продукта с указанием оборудования, инструмента, приспособлений, режимов работы и других параметров по каждой операции, т.е. последовательно реализуемый на основе имеющейся технической документации пооперационный процесс.

Технический уровень любого производственного предприятия определяется двумя основными факторами: конструкторской прогрессивностью выпускаемой продукции (новизна потребительских свойств, дизайн) и уровнем соответствия используемой технологии новейшим достижениям НТП (насколько современно оборудование и высок профессионально-квалификационный уровень персонала).

Технология присутствует в любом виде деятельности. Наименее разработана организационная технология, здесь имеются огромные резервы повышения эффективности общественного производства и вообще человеческой жизнедеятельности.

Организационная сфера давно стала предметом научных исследований, однако ей уделяется пока меньше внимания, чем она заслуживает. Изобретательство и рационализация охватывают по-прежнему лишь техническую область, но не организационную, что можно объяснить как разнообразием видов деятельности, сложностью их измерения и оценки, так и отсутствием организационных технологий – сравнительной базы для рационализации (совершенствования). Вместе с тем для отдельных видов деятельности (проведение производственных совещаний, принятие управленческих решений, разработка экономических планов, оформление служебных командировок, набор и оформление персонала, согласование решений, затрагивающих многие подразделения и службы) такая технология может быть создана. На практике в каждый конкретный период времени функционирует вполне определенная (измеряемая) организационная структура управления. Направления её совершенствования, обоснование изменений и даже экономический эффект вполне определимы. Следовательно, распространение рационализации на сферу организации труда, производства и управления не только возможно, но и необходимо, оно может мотивировать персонал предприятий на этот вид творческой активности.

Создание организационной технологии собственной деятельности является задачей любого специалиста, руководителя, ориентированного на эффективную работу и успех. Процесс выполнения должностной функции (вида работы) должен быть разбит на операции (этапы), для которых сформулированы требования, обеспечивающие должное качество результатов без дополнительных затрат труда. При корректировке операции, появлении новых требований, улучшающих трудовой процесс, в технологию вносят дополнения и изменения. Организационная технология оформляется в виде карты (рис. 1).

Организационная технология может оформляться и в виде сетевого графика (рис. 2) с приложением к нему особых требований, обеспечивающих рациональность выполнения отдельных операций и этапов работ. Этот график можно в дальнейшем использовать при разработке индивидуальных нормативов планирования. Для этого предварительно выявленные и обоснованные затраты времени на каждую операцию наносятся на графические их изображения – звенья сетевого графика.

Карта организационной технологии Профессия ________________________ Должность __________________ Служебная функция ______________________________________________ (вид деятельности, работы) Структурная схема процесса Этапы
	…………….1 … …………….. ………………..		…………….2 ……………….. ………………..		…………….3 ……………….. ………………..		…………….4 ……………….. ………………..	и т.д.
Операции и их последовательность
	1. ….………… 2. ……………. 3. …….……… и т.д.
Особые требования к операциям и этапам работ
№ п/п	1	№ п/п	2	№ п/п	3	№ п/п	4
1 2 3	……………….. ……………….. ……………….. и т.д.

Рис. 1. Схема карты организационной технологии

На простые виды деятельности могут разрабатываться организационные памятки.

Например, при телефонных разговорах нередко происходят нерациональные затраты времени, связанные с неумением или неготовностью вести переговоры. Это приводит к потерям времени, иногда к повторным звонкам. Чтобы разговор был результативным, организационная памятка предлагает следующее:

- заранее продумайте цель разговора, содержание своей и ожидаемой информации, сделайте пометки для памяти;

- предусмотрите возможность решения вопроса или получения информации от других лиц при отсутствии абонента;

- сделайте предварительные пометки;

- заранее приготовьте средства для записи информации;

- в начале разговора представьтесь и корректно поинтересуйтесь именем и отчеством собеседника. В дальнейшем используйте их в беседе, это позволит установить доверительный и доброжелательный психологический контакт;

- при отсутствии абонента выясните время, когда можно связаться с ним. Если требует ситуация и позволяют отношения, попросите позвонить вам;

Внетрудовая жизнедеятельность, домашний быт требуют такой же рациональной организации. Это, с одной стороны, дополнительная возможность собственного организационного воспитания, а с другой – экономия жизненных сил и времени для совершенствования карьерного потенциала.

И сходное положение

Этап 1

Этап 2

и т.д.

Рис. 2. Сетевой график организационной технологии (А₁; А₂; А₃ – операции)