Тема 4.2 Технологические изменения в области

коммуникативных функций

Студент должен

ЗНАТЬ:

• правила работы с новыми техническими средствами передачи информации.

Комплексное организационно-техническое обеспечение работы секретаря. Применение новейших средств коммуникации в секретарском обслуживании. Фак­симильная связь, особенности приема-передачи информации с использованием факсового аппарата. Локальные и глобальные компьютерные сети и их применение в секретарском обслуживании. Электронная почта.

Литература

Кузнецова Т.В. Секретарское дело

Стенюков М.В. Секретарское дело с.352-357.

Методические указания

При изучении темы обратить внимание на средства коммуникации в секре­тарском обслуживании. Комплексное организационно-техническое обеспечение работы секретаря.

Вопросы для самоконтроля

Электронная почта.

Особенности приема-передачи информации с использованием факсового аппарата.

Применение локальных и глобальных компьютерных сетей в секретар­ском обслуживании.

Нормативно-законадательные материалы

Закон РФ "О государственной тайне".

Закон РФ "Об информации, информатизации, защите информации".

Указ Президента "Об утверждении сведений конфиденциального харак­тера".

Постановление Правительства "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну".

Трудовой Кодекс РФ

Основная литература

1.Стенюков М.В. Секретарское дело. М.: Книга-сервис,2011-224с.

Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе. М.: 2011.

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов н/Д,2012.

Кузнецов И.Н. Секретарское дело. М.: 2012.

Дополнительная литература

Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: Интел-Синтез, 2010.-328с.

Стенюков М.В. Образцы документов. М.: 2012.

Кузнецов И.Н. Секретарское дело. М.: АСТ, 2011. - 480с.

Галахов В.В Секретарское дело. М.

Методические указания по выполнению контрольной работы

При изучении МДК 01.03. Организация секретарского обслуживания по программ предусмотрена одна контрольная работа. Контрольная работа выполняется в соответствии вариантом студента. В противном случае она не зачитывается и возвращается студенту для, до работки.

Вариант определяется в согласно таблице 1 помещенной в методических указаниях. Ее ли фамилия студента начинается на А или Н то вариант выполнения контрольной работы буде' №1. Если Б или Э то вариант №2 и тд.

Структурные части контрольной работы:

1. Титульный лист контрольной работы, на нем указываются: наименование дисциплины, номер контрольной работы, ФИО студента выполнившего работу, группа, номер варианта, ФИО преподавателя читающего данную дисциплину.

2. Содержание.

Здесь перечисляется список вопросов раскрытых в контрольной работе.

3. Ответы на вопросы своего варианта контрольной работы.

4. Список используемой литературы. Пример оформления списка литературы:

Список используемой литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство и деловая корреспонденция 2003

2. Галахов В.В. Секретарское дело

3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-Синтез", 1998.

4. Журнал "Секретарское дело" № 5 - 2007г. С. 14.

Допускается выполнение контрольной работы в отдельной тетради рукописным способом, а также оформленной на ПК на ф.А4. Шрифт – Тimes New Roman. Межстрочный интервал - 1,5. Объем контрольной работы не должен превышать 18 листов - при условии, что работа должна быть написана через строчку (клетку). При оформлении на ПК объем должен составлять не более 15 листов.

Работа выполняется четко, аккуратно, разборчиво, без помарок и исправлений. Для замечаний преподавателя необходимо на каждой странице соблюдать интервал между строчками оставлять на страницах поля шириной 30мм.

Каждый вопрос начинать с новой страницы, переписывая тексты условий, и выделяя текст условия жирным шрифтом для лучшей читаемости. Изложение ответа должно быть гра­мотным, логичным. Цель контрольной работы - закрепление изученного материала, а так как контроль знаний и умений, приобретенных в процессе самостоятельного изучения учебной: материала.

Приступая к работе нужно изучить необходимый вопрос по учебной литературе, указанной в данных методических указаниях и изложить ответ в контрольной работе. После ответа на вопросы контрольной работы необходимо оставить чистым '/2 листа для написания преподавателем рецензии по поводу выполнения работы и выставления оценки за контрольную работу.

Выполненную контрольную работу необходимо своевременно предоставить в колледж согласно графику обучения своего курса (группы).

Незачтеная работа переделывается по указанию преподавателя.

Для допуска к экзамену студенту необходимо выполнить контрольную работу, выпол­нить и защитить практические работы, т.е. в процессе опроса по ним показать хорошую осве­домленность и самостоятельность.

Студент, не выполнивший контрольную работу в указанный срок, не допускается до экзамена.

Таблица выбора варианта контрольной работы

Таблица 1

№ п/п	Первая буква фамилии студента	Номер варианта
1	А,Н	1
2	Б,Э	2
3	В, Па	3
4	Г,Р	4
5	Д С	5
6	Е, П	6
7	Ж,У	7
8	3,Ф	8
9	Х,Ю	9
10	К Ц	10
11	Л,Ч	11
12	М,Щ,Ш	12
13	О.Т	13
14	И,Я	14

Варианты контрольной работы по МДК 01.03. «Организация секретарского

обслуживания» для студентов заочного отделения по специальности 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Вариант №1 (А, Н)

1. Роль и место секретаря в структуре управления.

2. Оперативное и долгосрочное планирование в работе секретаря.

3 Конфиденциальная информация.

4 Электронный документооборот.

Вариант №2 (Б, Э)

Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.

Планирование рабочего дня.

Коммерческая тайна, порядок работы с ней.

Эффективность автоматизации работы секретаря.

Вариант №3 (В, П)

Нормирование труда в области секретарского обслуживания.

Контроль планирования и формы, применяемые при планировании.

Роль секретаря в защите информации.

Особенности и подготовка зарубежных командировок.

Вариант №4 (Г, Р)

Квалификационные требования, предъявляемые к различным категориям секретарей.

Ежедневное планирование.

Принципы деятельности и обязанности секретаря в работе с конфиденциальными документами.

Применение новейших средств коммуникации (факс, электронная почта).

Вариант №5 (Д, С)

Должностная инструкция секретаря.

Ведение служебных телефонных переговоров.

Принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов.

Локальные и глобальные компьютерные сети и их применение.

Вариант №6 (Е, П)

Требования к деловым и личным качествам секретаря.

Прием и передача телефонных сообщений.

Регистрация, движение, учет конфиденциальных документов.

Особенности и подготовка командировок внутри страны.

Вариант №7 (Ж, У)

Аттестация, карьерный рост секретаря.

Прием и передача телефонных сообщений. Оформление телефонограммы.

Подготовка документов, дел, носителей информации к уничтожению.

Обработка материалов по результатам командировки.

Вариант №8 (3, Ф)

Этика. Общие нормы и правила культуры поведения.

Оборудование рабочего места секретаря.

Виды современных телефонов применяемых в области секретарского обслуживания их технические возможности.

Уничтожение конфиденциальных документов по акту.

Вариант №9 (X, Ю)

Деловой этикет. Особенности профессиональной этики секретаря.

Эргономика, нормы и требования по организации рабочего места секретаря.

Фильтрация телефонных звонков.

Прием сотрудников организации.

Вариант №10 (К, Ц)

Требования к внешнему виду и поведению секретаря.

Правила технической безопасности при работе с офисной техникой.

Организация приема посетителей.

Законодательная и нормативная база в области защиты конфиденциальной инфор­ мации.

Вариант №11 (Л, Ч)

Взаимоотношения секретаря и руководителя.

Требования к помещению, в котором работает секретарь (освещение, озеленение и т.д.).

Виды и значение конферентных мероприятий.

Уничтожение конфиденциальных документов и носителей информации без акта.

Вариант №12 (М, Ш, Щ)

Взаимоотношения секретаря с сотрудниками, посетителями, партнерами по бизнесу.

Подготовка, организация и проведение совещаний.

Прием и передача телефонных сообщений.

Документационное и информационное обеспечение командировок руководителя и сотрудников организации.

Вариант № 13 (О, Т)

Виды конферентных мероприятий. Подготовка, организация и проведение конф< рентных мероприятий.

Электронный документооборот.

Фильтрация телефонных звонков.

Требования к деловым и личным качествам секретаря.

Вариант № 14 (И, Я)

Обработка материалов по результатам зарубежной командировки.

Квалификационные требования, предъявляемые к различным категориям секретарей.

Должностная инструкция секретаря.

Виды конферентных мероприятий. Подготовка, организация и проведение конфе рентных мероприятий.

Перечень теоретических экзаменационных вопросов «Организация секретарского обслуживания» для специальности 034702 Документационное обеспечение управления и ар­хивоведение

1. Роль и место секретаря в структуре управления.

2. Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.

3. Нормирование труда в области секретарского обслуживания.

4. Квалификационные требования, предъявляемые к различным категориям секре­тарей.

5. Оформление должностной инструкции секретаря.

6. Требования, предъявляемые к деловым качествам секретаря.

7. Этика. Общие нормы и правила культуры поведения.

8. Деловой этикет. Особенности профессиональной этики секретаря.

9. Требования, предъявляемые к внешнему виду и поведению секретаря.

10. Оборудование рабочего места секретаря.

11. Нормы и требования по организации рабочего места секретаря.

12. Требования к помещению (освещение, озеленение).

13. Прием и передача телефонных сообщений.

14. Ведение служебных телефонных переговоров.

15. Правила оформления телефонограмм.

16. Организация приема посетителей.

17. Планирование рабочего дня секретаря.

18 Основания прекращения трудового договора.

19. Виды и значения конферентных мероприятий.

20. Режим труда и отдыха в области секретарского обслуживания.

21. Оперативное и долгосрочное планирование в работе секретаря.

22. Прием сотрудников организации.

23. Прием посетителей руководителем.

24. Подготовка, организация и проведение совещаний.

25. Документационно-информационное обеспечение совещаний.

26. Документационное и информационное обеспечение командировок руководителя и сотрудников организации

27. Конфиденциальная информация.

28. Коммерческая тайна, порядок работы с ней.

29. Роль секретаря в защите информации.

30. Принципы деятельности и обязанности в работе с конфиденциальной

информа­цией.

31. Регистрация, движение, учет конфиденциальных документов.

32. Информационно-документационое обеспечение приема посетителей.

33. Требования, предъявляемые к ведению телефонных переговоров.

34. Организация и правила общения по телефону.

35. Подготовка конфиденциальных документов, дел, носителей информации к

унич­тожению.

36. Уничтожение конфиденциальных документов по акту.

37. Уничтожение конфиденциальных документов и носителей информации без акта.

38. Электронный документооборот.

39. Применение новейших средств коммуникации (факс, электронная почта).

40. Локальные и глобальные компьютерные сети и их применение. Интернет.

41. Обработка материалов по результатам командировок.

42. Законодательная и нормативная база в области защиты конфиденциальной ин­ формации.

43. Программа командировок.

Перечень практических экзаменационных вопросов

« Организация секретарского обслуживания»

Распланировать рабочий день секретаря.

Составить и оформить телефонограмму.

Составить и оформить титульный лист должностной инструкции офис-менеджера.

Заполнить журнал приема граждан по личным вопросам.

Заполнить командировочное удостоверение.

Распланировать рабочий день секретаря, учитывая непредвиденные ситуа­ции.

Составить программу командировки.

Составить и оформить протокол.

Составить и оформить титульный лист должностной инструкции помощни­ка руководителя.

Заполнить журнал приема сотрудников.

Заполнить карточку научно-педагогического сотрудника.

Заполнить расчетно-контрольную карточку (РКК).

Оформить журнал приема сотрудников.

Составить и оформить титульный лист должностной инструкции секретаря- референта.

Заполнить служебное задание для командированного сотрудника.

Составить и оформить электронную расчетно-контрольную карточку.

Составить схему разделения рабочего места секретаря, с учетом разделения на зоны обслуживания.

Перечень наглядных пособий и справочного материала, допускаемого к

использованию на экзамене

ТКРФ

Конституция РФ

ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

Унифицированная форма командировочного удостоверения

Форма журнала приема сотрудников

Унифицированная форма карточки научно-педагогического сотрудника

Образец телефонограммы

Форма журнала приема граждан по личным вопросам

Макет протокола

Образец расчетно-контрольной карточки

Образец электронной расчетно-контрольной карточки

Макет титульного листа должностной инструкции

Практическое занятие 1

Тема: Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.

Название: Использование нормативно-методических документов в организации секретарского обслуживания.

Цель: Научится пользоваться нормативно-методическими документами в организации секретарского обслуживания.

Задание: составить типовую инструкцию по делопроизводству

Исходные данные: ГСДОУ, ГОСТЫ. Макет типовой инструкции.

Ход выполнения работы:

1) Составляется и оформляется титульный лист инструкции согласно ГОСТ

2) Составляется и оформляется сама инструкция и описываются основные пункты типовой инструкции согласно ГОСТ у.

3)Утверждается инструкция

4) Защита практической работы в устной форме.

Вопросы к защите

1. Дайте определение инструкции по делопроизводству ?

2. Как секретарь использует инструкцию по делопроизводству ?

3. Кем разрабатывается инструкция по делопроизводству?

Практическое занятие 2

Название Составление должностной инструкции в зависимости от категории секретаря.

Тема Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю.

Цель Научится составлять и оформлять должностную инструкцию секретаря.

Задание . Составить и оформить должностную инструкцию секретаря.

Исходные данные Макет должностной инструкции ГОСТ.

Ход выполнения работы

1) Повторить ранее изученный материал

2) Составить и оформить титульный лист должностной инструкции согласно ГОСТу.

3) Составить и оформить должностную инструкцию секретаря по всем пунктам.

4)Защита практической работы в устной форме.

Практическое занятие 3

Тема : Профессиональная этика секретаря

Название Имидж секретаря

Цель: Соблюдать этические нормы и правила в деловом общении и имидже секретаря.

Задание : На основании полученных знаний составьте имидж секретаря.

Опишите внешний вид секретаря;

- цвет и форма одежды

- макияж

- маникюр

- прическа

- обувь

- аксессуары и т. д.

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ: выбрать самостоятельно

ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1) Повтор изученной темы

2) Выполнение задания

3) Защита в устной форм

Практическое занятие 4

Тема: Организация рабочего места секретаря.

Название: Организация рабочего места секретаря ( выбор оборудования, средства офисной техники и т. д.

Цель:

1 Научиться рационально организовывать и оборудовать рабочее место секретаря

2 Выбирать и расставлять технические средства управления

Задание:

1. Общую зону разделить на основную, вспомогательную, зону обслуживания, личную зону.

2. Подобрать для оснащения рабочего места мебель, разместив ее с учетом последовательно выполняемых работ.

3. Подобрать технические средства управления и разместить их.

4. Оформить общую зону с учетом оснащения, озеленения, цвета, вентиляции.

5. Начертить схему-чертеж приемной

Исходные данные:

-помещение---4м2-на одного работника

-компьютер—6м2----\------\------\-----

Ход выполнения работы:

Практическое занятие 5

Тема: Планирование рабочего дня

Название

Планирование рабочего дня секретаря

Цель

- Изучить повседневный рабочий день секретаря

- Ознакомиться с видами работ в зависимости от рабочего дня секретаря

Задание: Составить примерный план рабочего дня секретаря.

Исходные данные

1)Восьми часовой рабочий день

2)Повседневный распорядок дня

3)Непредвиденные ситуации в работе секретаря

-подборка материала по указанию руководителя

-отправка факса

-составление заявки в типографию на изготовление бланков

-совещание директора в Администрации города в 11 00 часов

-прибытие иностранной делегации в 15 00 часов

-подобрать сотрудника, сопровождающего делегацию и переводчика

-приобрести сувениры

-подготовка к обеду.

Практическое занятие 6

Тема: Организация и ведение телефонных переговоров

Название : Ведение телефонных переговоров

Цель: Научится пользоваться современными средствами телефонного общения

Задание: Оформить телефонограмму подобно письму

Исходные данные:

текст (21 ноября с 13 до 16 час. Будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов №2 и №5. Заблаговременно известите пассажиров названных маршрутов и организуйте движение других видов транспорта. Передала секретарь А.И Петрова тел.432-12-12. Управление пассажирского транспорта. Руководителям служб движения. г. Новокузнецк №43. Зам. Начальника городского управления пассажирского транспорта. М.В Мухамедов . Приняла секретарь-------.тел.--------. Дата------ Время ------. )

Практическое занятие 7

Тема Организация приема посетителей

Название : прием посетителей

Цель: Организовывать прием посетителей руководителем

Задание :

1 Поэтапно описать прием посетителей из другой организации руководителем

2 Поэтапно описать прием сотрудника руководителем

Исходные данные:

Практическое занятие 8

Тема: Документационно-информационное обеспечение конферентных мероприятий

Название: Подготовка и обслуживание конферентных мероприятий.

Цель: 1. Научиться организовывать конферентные мероприятия

2. провести техническое обслуживание конферентного мероприятия.

Задание: 1) Подготовить внутриорганизационное совещание

-определить цель совещания

-определить состав участников

-определить день и время проведения совещания

----\----\--- место проведения

- составить повестку дня

- составить список участников

-письменно оповестить участников совещания

-провести документационно-информационное обслуживание совещания

2 ) Провести проверку технического обслуживания совещания

Исходные данные: (выбрать самостоятельно)

Практическое занятие 9

ТЕМА: Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации

ЦЕЛЬ: Научиться работать с конфиденциальной информацией

ЗАДАНИЕ:

1. Определить какая информация является конфиденциальной

2. Составить журнал регистрации документов с грифом КТ

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ:

1 Перечень информационных документов

-Учредительные документы ; сведения о прибыли ; сведения о зарплате;

-финансовые отчеты; планы и объемы реализации; сведения о клиентах;

-сведения о ценных бумагах; о наличие свободных рабочих мест;

-годовые отчеты; сведения по безопасности труда; кадровый состав;

-бухгалтерские балансы; планы рекламной деятельности;

-сведения об акциях; структура и методы управления; сведения о деловой переписке; сведения о налогах; сведения о платежах.

Практическое занятие 10

ТЕМА: система электронного документооборота

ЦЕЛЬ: научиться выбирать систему электронного документооборота

ЗАДАНИЕ:

1выбрать систему электронного документооборота наиболее приемлемую для организации в которой вы работаете( если вы не работаете то для примера выберите любую организацию или предприятие)

2 составьте автоматизированную схему работы с входящими документами

3 письменно дайте характеристику выбранной системы, и почему вы выбрали именно эту систему.

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ: предприятие или организация в которой вы работаете;

Системы электронного документооборота(СЕД БОСС-РЕФЕРАТ,ДЕЛО,Интер-Транс и др.)