5.3 Документаційне забезпечення менеджменту персоналу

Документаційне забезпечення — організація роботи з документами, що обертаються в системі управління персоналом. Його основою є діловодство — повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення працівниками кадрової служби (чи одержання ними) до завершення виконання і передачі в інші підрозділи.

Основними функціями документаційного забезпечення системи керування персоналом є: своєчасна обробка документації; доведення документації до відповідних працівників системи управління персоналом; друкування документів по кадрових питаннях; реєстрація, облік і збереження документів по персоналу; формування справ відповідно до номенклатури, затвердженої для даної організації; копіювання і розмноження документів по кадрових питаннях; контроль за виконанням документів; передача документації по вертикальних і горизонтальних зв'язках та ін.

У залежності від розмірів організації діловодство може або здійснюватися безпосередньо в одному підрозділі (канцелярії, загальному відділі, секретаріаті), або бути розосереджене по різних ланках. У першому випадку діловодство за формою організації робіт є централізованим, у другому — децентралізованим. На практиці переважає змішана форма, коли частина найбільш важливих, загальних для всієї організації робіт виконується в одному місці, а інша частина робіт — у всіх підрозділах і службах, у тому числі в кадровій службі. У цьому випадку відповідальність за діловодство в системі управління персоналом покладається або на секретаря, референта керівника кадрової служби, або призначається відповідальний з числа її працівників.

Вимоги до оформлення документів базуються на державних стандартах уніфікованих систем документації. Основними діючими державними стандартами в галузі документів і діловодства є:

• ДСТ 16487-83 «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення»;

• ДСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядницької документації. Вимоги до оформлення документів» та ін.

У підсистемі управління персоналом, як і в системі управління всією організацією впроваджені і ведуться наступні уніфіковані системи документації:

• планова (планові завдання по кадрових питаннях, заявки на молодих фахівців, навчання, планові розрахунки по чисельності, оплаті праці і т. ін.);

• первинна облікова (по обліку праці і заробітної плати);

• звітно-статистична (по чисельності, балансу робочого часу, заробітній платі, продуктивності праці, вивільненню працівників і т.п.);

• по соціальному забезпеченню (по пенсіях, посібникам, пільгам, соціальному страхуванню і т.п.);

• організаційно-розпорядницька (акти, листи, доповідні записки, заяви, інструкції, анкети, пояснювальні позови, положення, постанови, правила, накази, протоколи, розпорядження, рішення, устав і т.п.).

Кожен підрозділ служби управління персоналом розробляє, оформляє, виконує ту документацію, що відповідає його функціональному призначенню. Так, відділ кадрів в обов'язковому порядку веде наступні кадрові документи: особисті справи працівників організації, що включають особовий листок, анкету, автобіографію, копії документів про освіту, рекомендацію і т. ін.; особисті картки; трудові книжки, пенсійні справи, трудові договори (контракти) і т. ін. Порядок роботи з цими документами регламентован, як правило, галузевими і відомчими нормативно-методичними матеріалами.

У підрозділах управління персоналом складається і виконується ряд документів відповідно до вищенаведеної класифікації (проекти наказів по кадрових питаннях).