Подведение промежуточных итогов

Подведение промежуточных итогов – это получение результатов вычислений по группам записей списка. Подведение итогов выполняется с помощью команды Итоги меню Данные. Команда Итоги позволяет пользователю, не составляя формул и не преобразуя список, получить промежуточные и общие итоги в виде дополнительных строк списка, а также структурировать данный список.

Прежде чем выполнить команду Итоги необходимо определить “промежутки”, по которым будут подводиться итоги. Имеющийся список должен быть разбит на отдельные группы записей. На группы список можно разбить по любому полю, в котором есть повторяющиеся значения. Для этого выполняется сортировка списка по данному полю. В результате сортировки записи с одинаковыми значениями поля собираются в одну группу. Сколько разных значений присутствует в данном поле, столько групп будет обработано при выполнении команды Итоги.

Возможные функции для подведения промежуточных и общих итогов приведены в табл. 1.

Таблица 1

Функции для подведения итогов

Функция	Итог по группе и по полю в целом
Сумма	Сумма всех значений
Количество значений	Количество элементов
Среднее	Среднеарифметическое значение элементов
Максимум	Наибольшее значение
Минимум	Наименьшее значение
Произведение	Произведение всех значений
Количество чисел	Количество ячеек, содержащих числовые значения
Смещенное отклонение	Значение стандартного отклонения по выборке
Несмещенное отклонение	Значение стандартного отклонения по совокупности
Смещенная дисперсия	Значение дисперсии по выборке
Несмещенная дисперсия	Значение дисперсии по совокупности

При создании промежуточных итогов обрабатываемый список автоматически структурируется. Слева от списка появляются элементы структуры: точки, линии и кнопки.

Точки обозначают детальные данные, линии охватывают группы записей или весь список. Кнопка замыкает линию структуры группы или линию структуры всего списка и используется для скрытия отдельной группы записей или всего списка. Кнопка позволяет скрыть список и промежуточные итоги, оставив строку заголовков полей и строку с общим итогом. После нажатия кнопки на листе остается строка заголовков полей, строки с промежуточными итогами (по группам записей) и строка с общим итогом. Нажатие кнопки возвращает на экран все записи списка.

Рис. 9. Структурирование списка в результате выполнения команды Итоги

Порядок действий при выполнении команды Итоги.

1. Выделите любую ячейку списка.

2. Выберите команду Данные │ Итоги. На экране отобразится диалоговое окно Промежуточные итоги. В диалоге команды:

• в области При каждом изменении в: выберите из списка имя поля, по которому выполнялась сортировка для деления списка на группы записей;

• в области Операция выберите функцию, которая будет использоваться для подведения итогов;

• в области Добавить итоги по: установите флажки против имен тех полей, по которым необходимо подвести итоги;

• установите флажок Заменить текущие итоги, если команда выполняется повторно и необходимо заменить старые итоги новыми. Снимите флажок, если хотите сохранить старые итоги;

• нажмите кнопку ОК.

Чтобы вернуться к исходному виду списка (без промежуточных итогов) нужно нажать кнопку Убрать все в диалоге команды.