Пример 1
Рассмотрим пример сортировки данных списка Виртуальное Государство, в котором представлены оценки выполнения контрольных и лабораторных работ по матлогике и информатике студентов трех групп первого курса. Каждая оценка измеряется в условных единицах и лежит в пределах от 0 до 10.
Упорядочим данный список по убыванию значений поля Сумма МЛ и затем по убыванию значений поля Сумма ИНФ. Для этого в окне диалога команды Сортировка:
в группе Сортировать по в раскрывающемся списке выберите название поля Сумма МЛ и установите переключатель По убыванию.
в группе Затем по выберите название поля Сумма ИНФ и также установите переключатель По убыванию.
В результате сортировки записи списка переставлены в соответствии с убывающими значениями поля Сумма МЛ. Внутри повторяющихся значений поля Сумма МЛ записи расставлены по убыванию значений поля Сумма ИНФ. Полученные изменения отражены в отсортированном списке на рис. 2.
Рис. 2. Результат сортировки
Фильтрация списка
Фильтрация – это выбор из списка записей, удовлетворяющих какому-либо критерию отбора. Фильтрация выполняется с помощью команды Фильтр меню Данные. У команды Фильтр три подкоманды: Автофильтр, Отобразить все и Расширенный Фильтр. Команды Автофильтр и Расширенный Фильтр фильтруют список, а команда Отобразить все отменяет фильтрацию.
Использование Автофильтра
Команда Автофильтр позволяет очень быстро, с помощью элементарных действий мыши, отфильтровать список. Автофильтр работает по принципу: “включил – выключил”. После выбора команды все заголовки полей снабжаются кнопками раскрывающихся списков, используемых для фильтрации (Автофильтр – “включен”). Повторный выбор команды убирает кнопки раскрывающихся списков (Автофильтр – “выключен”).
Порядок действий при выполнении Автофильтра.
Выделите любую ячейку внутри фильтруемого списка.
Выберите команду Данные │ Фильтр│ Автофильтр.
Раскройте список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий отбора. Выберите один из вариантов отбора:
Все – вывод на экран всех записей;
Первые 10 – вывод на экран заданного числа или заданный процент записей с наибольшими (наименьшими) по данному полю значениями;
Условие – вывод на экран записей по условию, заданному в отображаемом диалоговом окне Пользовательский Автофильтр;
Конкретное значение поля (например, ИМ-14011) – вывод на экран записей, содержащих выбранное значение данного поля.
Рис. 3. Автофильтр
Примечание. После выполнения фильтрации кнопка раскрывающегося списка того поля, которое использовалось в качестве критерия отбора, будет окрашена в синий цвет.
Пример 2
С помощью Автофильтра отобрать из списка Виртуальное Государство записи о студентах, фамилии которых начинаются с буквы «М» и букв, расположенных в алфавите после буквы «М», а из них представить только те, которые относятся к группе ИМ-14021 (см. рис. 4).
Выделите любую ячейку списка и выберите команду Автофильтр.
Раскройте список, соответствующий полю ФИО, и выберите строку Условие.
В диалоговом окне Пользовательский автофильтр:
в левом верхнем списке выберите операцию сравнения больше или равно;
в правом верхнем списке введите букву «М»;
нажмите кнопку ОК.
Раскройте список, соответствующий полю Группа, и выберите значение ИМ-14021.
Рис. 4. Результат автофильтрации