Глава 6. Совершенствование отчетности материально-ответственных лиц, аналитического учета и инвентаризации товаров и тары

В целом проведенное исследование особенностей контроля сохранности товарно-материальных ценностей и составления отчетности показало, что учет товарно-материальных ценностей осуществляется в соответствии с действующим законодательством, движение товарных операций документально оформлено (договора, первичные документы, счет-фактуры). С целью контроля за материально-производственными запасами, их фактическим наличием в ООО «Александр» проводится инвентаризация. Проведение инвентаризации также способствует повышению эффективности управления запасами.

В настоящее время учет в ООО «Александр» полностью автоматизирован, учет осуществляется посредством программы «1С: Предприятие» версия 7.7. Данная программа обеспечивает выполнение полного объема бухгалтерского учета и отчетности. Производится формирование финансовых результатов предприятия, анализ счетов и составление отчетности. Также на предприятии используется правовая база. Она содержит полный спектр законодательных актов. В ней удобно выполнена поддержка документов, система гиперссылок.

Требования сегодняшнего дня оперативное владение ситуацией на рынке сбыта, просчитываемость результатов, возможность их регулирования. Эти требования можно выполнит только дальнейшим совершенствованием учёта издержек обращения путем компьютеризации и выборе оптимального варианта его комплексного программирования.

С целью более эффективного учета материально-производственных запасов в торговых предприятиях, в том числе и ООО «Александр» рекомендуется использовать специализированной программы «1С-бухгалтерия»: Управление торговлей 8.0». Программа «1С-бухгалтерия»: Управление торговлей 8.0», являющейся компонентой «Бухгалтерский учет» сис­темы программ 1С: Предприятие версии 7.7. Компонента «Бухгалтерский учет» предна­значена для учета наличия и движения средств торгового предприятия. Программа «1С: Бухгалтерия версия 8.0» может вести практически любой раздел бухгалтерского учета: учет операций по банку и кассе; учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов; учет товаров, услуг и производства продукции; учет валютных операций; учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами и подотчетными лицами; учет расчетов по заработной плате; учет расчетов с бюджетом; другие разделы бухгалтерского учета; налоговый учет.

Программа «1С: Бухгалтерия 8.0» позволяет организовать: синтетический учет по многоуровневому плану счетов; учет по нескольким планам счетов; валютный учет и учет покрытия валют; многомерный аналитический учет; многоуровневый аналитический учет по каждому измерению; количественный учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Однако в учете материально-производственных запасов ООО «Александр» имеются определенные недостатки: отсутствие графика документооборота, что приводит к нарушению сроков подачи документов в бухгалтерию; хозяйственные операции в учете отражаются с опозданием, что влечет за собой исправительные проводки, предоставление в налоговые органы уточненной формы отчетности и налоговых деклараций; некоторые первичные документы содержат исправления; отсутствует резерв (под обесценение товарно-материальных ценностей, а ведь размер товарных запасов превышает 300 тыс. руб.).

Ниже будут приведены и охарактеризованы основные направления совершенствования учета и контроля материально-производственных запасов в ООО «Александр».

1. Разработка платежного календаря, планов и прогнозов объемов деятельности (включая план закупок товарно-материальных ценностей, а также вспомогательных материалов), что позволит избежать затоваривания. Основными задачами такого планирования на предприятии являются:

- обеспечение необходимыми финансовыми ресурсами;

- определение направлений эффективных вложений капитала, оценка его использования;

- выявление внутрихозяйственных резервов увеличения прибыли;

- рационализация отношений с бюджетами, банками, страховыми компаниями и организациями;

- соблюдение интересов учредителей и других инвесторов;

- контроль за финансовым состоянием, платежеспособностью и кредитоспособностью предприятия.

2. Оптимизация учета материально-производственных запасов на основе введения управленческого учета МПЗ, что предполагает детализацию счетов учета материально-производственных запасов 10 «Материалы» и 41.1 «Товары в розничной торговле».

Усиление информационной значимости данных бухгалтерского учета является важной задачей, решение которой позволит экономическим субъектам, в т.ч. и ООО «Александр» формировать актуальную учетную информацию для принятия рациональных управленческих решений. Реализовать данную задачу можно в системе управленческого учета. При разработке рабочего интегрированного плана счетов управленческого и финансового учета необходима значительная детализация данных. Номенклатура материально-производственных запасов на предприятиях может включать тысячи наименований, поэтому необходимо идентифицировать материально-производственные запасы предприятия в соответствии с определенной иерархией соподчиненных классификационных признаков. Для торговых предприятий эти признаки могут быть следующими.

1)По месту нахождения в торгово-технологическом цикле. С этой точки зрения МПЗ делится на четыре принципиальные категории: сырье и материалы, готовая продукция и товары для перепродажи.

2) По номенклатуре. Введение данного признака позволяет обособить объект исследования и локализировать процесс формирования учетного обеспечения управленческих решений по данному элементу.

3) По центрам ответственности. Данное деление позволит сформировать представление о разграничении полномочий и зон ответственности между подразделениями предприятия в отношении материально-производственных запасов, следовательно, принимаемые в отношении материально-производственных запасов решения будут конкретизированы. Таким образом, предлагается различать материально-производственных запасов, являющиеся объектом управления коммерческой службы, объектом управления администрации предприятия и склада, с возможностью дальнейшей детализации по разукрупненным структурным подразделениям.

4) По значению для предприятия (центра ответственности). Данный признак классификации позволяет выделить запасы стратегического, общего назначения и малозначимые запасы, что позволит идентифицировать и детализировать материально-производственные запасы как объект управленческого учета. Для этого предлагается внести в совокупность классификационных признаков признак соответствия запаса объему его потребления.

5) По центрам затрат. Здесь следует различать материально-производственных запасов, находящиеся на базисных складах и на складах подразделений, с возможностью дальнейшей детализации.

Аналитические счета первого порядка предлагается выделить в соответствии с номенклатурным делением сырья и материалов. Следовательно, будут сформированы аналитические счета «10-1-1» «10-1-2», в соответствии с номенклатурным делением сырья и материалов. При введении аналитических счетов второго порядка следует предусмотреть выделение центров ответственности за соответствующие номенклатурные группы материалов. Применительно к деятельности ООО «Александр», их должно быть три:

- 10-1-1 «Сырье и материалы - объект управления коммерческая служба»;

- 10-1-2 «Сырье и материалы - объект управления администрация предприятия»;

- 10-1-3 "Сырье и материалы - объект управления склад".

Аналогично по счету 41 «Товары» в соответствии с классификацией предлагается ввести аналитические счета четырех порядков, которые дополняются счетом пятого порядка, по элементам (статьям) затрат.

Детализация счета 41-1 «Товары на складах» может предусматривать субсчета третьего порядка по основным укрупненным товарным группам, например, товар «Алкогольная продукция» (41-2-1), товар «Кондитерская продукция» (41-1-2), товар «Фрукты и овощи» (41-1-3). Можно также предусмотреть дальнейшую детализацию субсчетов:

41-2-1 «Алкогольная продукция»: 41-2-1-1 «Вино и водка», 41-2-1-2 «Пиво»

41-2-2 «Фрукты и овощи»: 41-2-1-1 «Фрукты», 41-1-1-2 «Овощи»

41-2-3 «Бакалея»: 41-2-1-1 «Табачные изделия», 41-3-1-2 «Снековая продукция».

Предприятиям торговли также целесообразно организовать аналитический учет затрат по способу отнесения на издержки отдельных товарных групп и структурных подразделений, т.е. учет прямых и косвенных затрат. Хотя нормативными документами не предусмотрено такое деление затрат торгового предприятия в системном бухгалтерском учете (в отличие от производственного учета, где прямые и косвенные затраты учитываются на разных счетах бухгалтерского учета), аналитический учет в таком разрезе в некоторых случаях необходим. В сочетании с учетом затрат в разрезе торговых точек (зон) учет прямых и косвенных затрат дает полезную информацию о рентабельности товаров каждого вида, способствует эффективному ценообразованию.

3. Одно из направлений учета и контроля материально-производственных запасов в ООО «Александр» – разработка документооборота предприятия.

Все вышеперечисленные способы оптимизации учета могут быть использованы в практической деятельности ООО «Александр». Их использование будут способствовать повышению качества бухгалтерского учета для нужд управления, повышению его аналитичности и точности.

Заключение

Работа выполнена на тему: «Роль отчетности материально-ответственных лиц, аналитического учета и инвентаризации товаров и тары в контроле за их сохранностью». Актуальность темы работы заключается в том, что материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении, в хозяйственном ведении, оперативном управлении, в аренде или собственности предприятия, имеют большое значение для любого хозяйствующего субъекта. Без них невозможно нормальное функционирование предприятия. Поэтому весьма важно наладить учет материальных ценностей, обеспечить режим их сохранности.

Объектом исследования выступило ООО «Александр». Общество учреждено в целях получения прибыли. Общество осуществляет следующие виды деятельности.

1. Деятельность столовых при предприятиях и учреждениях и поставка продукции общественного питания.

2. Розничная торговля пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в специализированных и неспециализированных магазинах.

Характеризуя основные показатели финансово-хозяйственной деятельности «Александр» можно отметить, что выручка от продаж за 1 полугодие 2012 г. по сравнению с данными за 1 полугодие 2011 г. в ООО «Александр» увеличилась 2202 тыс. руб. или 38,2 %. Увеличение выручки положительно характеризует деятельность предприятия. В тоже время себестоимость проданной продукции за 1 полугодие 2012 г. также увеличилась на 2076 тыс. руб. или 63,5 %. Предприятие получило прибыль от продаж по данным за 1 полугодие 2012 г. в размере 204 тыс. руб., хотя по данным за 1 полугодие 2011 г. предприятием была получена прибыль в размере 229 тыс.руб. За счет изменения прибыли изменился и показатель рентабельности, отражающий общую эффективность производственно-хозяйственной деятельности: в 2011 г. 4,0 %, в 2012 г. 2,6 %.

2. Документальное оформление поступления товаров осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (Письмо Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5). К отчетности, составляемой материально-ответственными лицами относится: Товарный отчет (форма № ТОРГ-29), Отчет по таре (форма № ТОРГ-30), Сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31), Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет) (форма № ОП-14). Отметим, что в ООО «Александр» остатки и движение (приход и расход) тары отражаются общей суммой в формах № № ТОРГ-29 и ОП-14. Отчет по таре (форма № ТОРГ-30) не составляется.

3. Товарный отчет составляется на основании первичных документов на поступление и выбытие товаров, продуктов и тары за отчетный период. Сроки составления и представления отчетности устанавливаются администрацией организации, в ООО «Александр» установлен срок – каждые пять дней. Отчетность материально-ответственных лиц в ООО «Александр» составляется в двух экземплярах. В товарном отчете отражаются остатки и движение (приход и расход) ценностей. Остаток на начало отчетного периода переносится из предыдущего отчета (ведомости). Приходная и расходная части заполняются на основании соответственно приходных и расходных документов с указанием их номеров. Остаток на конец отчетного периода определяют путем вычитания из прихода с остатком на начало периода суммы "Итого по расходу". Отчеты материально-ответственных лиц подлежат предварительной и последующей проверке. Предварительная проверка в ООО «Александр» проводится при приемке товарных отчетов от материально ответственных лиц. Правильность начального остатка в товарном отчете устанавливается путем сличения данного отчета с предыдущим, который считается правильным (так как он уже был проверен). Соответствие цен должно быть заверено соответствующим работником или же устанавливается самим бухгалтером по договорам поставки или реестрам розничных цен.

4. Синтетический учет товаров в ООО «Александр» ведется на счете 41 "Товары", который характеризует остатки, приход и расход в целом по всем товарам, находящимся в собственности организации. Аналитический учет товаров ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию о товаре внутри синтетического счета 41 "Товары". Основными разрезами аналитического учета являются: а) по структурным подразделениям; б) по материально ответственным лицам; в) по наименованиям товаров. В ООО «Александр» разрезами аналитического учета являются – материально-ответственные лица, а также места хранения (Буфет, Бар Теплосети, выездная торговля, Музыкальная школа, Терминал-Импульс).

5. Инвентаризация имущества и обязательств ООО «Александр» проводится ежеквартально. По результатам проведенной инвентаризации выявлены излишки товарно-материальных ценностей. Излишки, выявленные при инвентаризации, принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (41 "Товары") и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы".

С целью контроля за материально-производственными запасами, их фактическим наличием в ООО «Александр» проводится инвентаризация. Проведение инвентаризации также способствует повышению эффективности управления запасами.

С целью совершенствования отчетности материально-ответственных лиц, аналитического учета в бухгалтерском учете ООО «Александр» рекомендуется провести следующие мероприятия:

- разработать график документооборота, провести инициативную проверку отчетности;

- усилить контроль за сохранностью материально-производственных запасов ((со всеми работниками заключить договор о полной материальной ответственности, заключить договор страхования, установить камеры слежения за складом);

- оптимизировать уровень запасов, с этой целью необходимо детализировать учет материально-производственных запасов;

- наладить складской учет в организации, контроль за сохранностью, приемкой, хранением и отпуском товароматериальных ценностей организации.

Данные рекомендации позволят существенно улучшить качество управленческой информации, получаемой из данных бухгалтерского учета, позволят оптимизировать уровень запасов, тем самым, улучшив финансовое состояние предприятия.