Глава 5. Назначение, порядок проведения и учет результатов инвентаризации

Инвентаризация основных средств в ООО «Александр» проводится раз в 3 года, инвентаризация обязательств проводится на 1 октября отчетного года, инвентаризация имущества - ежеквартально. Инвентаризация имущества и обязательств ООО «Александр» проводится согласно Правилам Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, а так же согласно Приказу об учетной политике (Приложение 5).

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете ООО «Александр» применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации руководитель ООО «Александр» издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22) (Приложение 18). Приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. Он регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

Рассмотрим порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей в ООО «Александр». Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия ООО «Александр» готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах.

Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сдаются в бухгалтерию ООО «Александр» и дается расписка МОЛ, что все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. (Приложение 19,20).

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, го­товая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждо­му отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в пере­работку другой организации, указывают наименование перерабатыва­ющей организации, наименование ценностей, количество, фактичес­кую стоимость по данным учета, дату передачи ценностей в перера­ботку, номера и даты документов.

Вещественная и документальная проверки в ООО «Александр» осуществляются сплошным методом, т.е. пересчитываются абсолютно все товары и ценности. После проверки фактического наличия различного имущества составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации. Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России № 88, в ООО «Александр» используются следующие формы (табл. 5).

Таблица5

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации, используемые в ООО «Александр»

Наименование документа	Номер формы
Инвентаризационная опись основных средств	ИНВ-1
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	ИНВ-3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	ИНВ-6
Акт инвентаризации наличных денежных средств	ИНВ-15
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	ИНВ-17

Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами.

В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество.

В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Затем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость. Данные сопоставляются с данными регистров по учету товарно-материальных ценностей. По результатам проведенной инвентаризации составляется акт о результатах проверки ценностей (Приложения 21,22). Излишки, выявленные при инвентаризации, принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (41 "Товары") и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы". (Приложение 23)

Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете определен п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. В соответствии с этим пунктом недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.

В случае если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц в тех случаях, когда виновные установлены.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства.

На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете делаются записи по дебету счета 94 в корреспонденции со счетами их учета (например, 01, 10, 41, 43 и т.п.).

Выявленные недостачи отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

-Дебет 44 "Расходы на продажу" Кредит 41 - выявлены недостачи в пределах норм естественной убыли;

-Дебет 94 Кредит 41 - выявлены недостачи сверх норм естественной убыли;

-Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 - сумма недостачи отнесена за счет виновного лица;

-Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 94 - в отсутствие виновных лиц сумма недостачи отнесена на внереализационные расходы организации.