Глава 3. Отчетность материально-ответственных лиц, ее составление, проверка и бухгалтерская обработка

Специфика деятельности предприятия ООО «Александр» - общественное питание. Отметим, что в основе хозяйственной деятельности организаций общественного питания, в т.ч. и ООО «Александр» лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров, а также изготовление продукции собственного производства. Важной отличительной особенностью предприятий общественного питания, в т.ч. и ООО «Александр» является то, что они одновременно могут вести два вида деятельности, а именно:

1) производственную, связанную с реализацией продукции собственного производства (закуски, первые, вторые блюда, полуфабрикаты, кулинарные изделия и т.д.);

2) торговую, результатом которой является реализация товаров, приобретенных для перепродажи без изменения их качественных характеристик.

Поэтому для бухгалтерии ООО «Александр» важным является вопрос правильной организации раздельного учета вышеперечисленных видов деятельности. Следует отметить, что документальное оформление поступления товаров осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (Письмо Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5).

Далее рассмотрим порядок составления отчетности материально-ответственными лицами. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 утвержден Альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций и входящие в него Указания по применению и заполнению этих форм. В данном Альбоме предусмотрены четыре формы отчетности материально ответственных лиц по операциям с товарами и тарой.

1. Товарный отчет (форма № ТОРГ-29).

2. Отчет по таре (форма № ТОРГ-30).

3. Сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31).

4. Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет) (форма № ОП-14).

Рассмотрим особенности составления товарного отчета материально-ответственных лиц в ООО «Александр» (Приложение 7,8 ).

Отметим, что данный товарный отчет составляется на основании первичных документов на поступление и выбытие товаров, продуктов и тары за отчетный период. Сроки составления и представления отчетности устанавливаются администрацией организации, в ООО «Александр» установлен срок – каждые пять дней.

В товарном отчете отражаются остатки и движение (приход и расход) ценностей. Остаток на начало отчетного периода переносится из предыдущего отчета (ведомости). Приходная и расходная части заполняются на основании соответственно приходных и расходных документов с указанием их номеров. Остаток на конец отчетного периода определяют путем вычитания из прихода с остатком на начало периода суммы "Итого по расходу".

Далее рассмотрим последовательность проверки отчетности по операциям с товарами и тарой. Товарные отчеты подлежат предварительной и последующей проверке. Предварительная проверка в ООО «Александр» проводится при приемке товарных отчетов от материально ответственных лиц. В частности, принимая отчет, бухгалтер в присутствии материально ответственного лица проверяет, все ли указанные в нем документы приложены, соответствуют ли их даты отчетному периоду, правильно ли оформлены документы, а также сам отчет (заполнение реквизитов, наличие подписей, наличие неоговоренных исправлений, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров и т.п.). Затем бухгалтер ООО «Александр» расписывается в обоих экземплярах в приемке отчета. Первый экземпляр отчета вместе с документами, на основании которых он был составлен, остается в бухгалтерии, а второй передается материально ответственному лицу. Последующая проверка должна установить законность совершенных операций, правильность составления товарного отчета, цен, таксировки и подсчета.

Если при проверке цен, таксировки и подсчетов будут выявлены ошибки, их исправляют корректурным способом, а исправления заверяют подписью лица (или штампом оператора), выявившего эту ошибку.

Решающее значение при проверке товарных отчетов в ООО «Александр» имеет встречная сверка документов. При проверке товарных отчетов необходимо выделить три основных вида встречной сверки.

1. Товарные документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, сопоставляют с экземпляром расчетного документа на эту же партию товаров, поступившего через банк или кассу; это позволяет бухгалтеру установить полноту и своевременность оприходования товаров.

2. При перемещении товаров внутри организации следует взаимно сверять документы подразделений, отпустивших товары, с документами подразделений, их получивших. Это дает возможность бухгалтеру контролировать правильность списания товаров одним подразделением и правильность оприходования товаров другим подразделением.

3. Если товары учитываются по продажным ценам, то стоимость товаров, проданных за наличный расчет, указанная в расходной части товарного отчета, сверяется с суммой выручки по кассовому отчету. Проверив товарный отчет, бухгалтер ООО «Александр» ставит на нем дату проверки и расписывается. На основании проверенных товарных документов составляются соответствующие бухгалтерские проводки и делаются записи в регистры синтетического и аналитического учета по товарам и таре.