2.7Проектирование организации: основные факторы и элементы

Основные факторы проектирования организации

Проектирование организации – это поиск наиболее эффективного сочетания организационных элементов.

Выделяют четыре группы ситуационных факторов, влияющих на принятие решения по проектированию организации:

1. Состояние внешней среды.

2. Технология работы в организации.

3. Стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей.

4. Поведение работников.

1. Внешняя среда.

Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации и насколько они схожи между собой.

Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации.

Основные типы ситуаций в зависимости от характера факторов внешней среды

Ситуация низкой неопределенности	Ситуация умеренной неопределенности
Ситуация умеренно высокой неопределенности	Ситуация высокой неопределенности

2. Технология работы.

При анализе взаимосвязей технологии и процесса проектирования организации обычно используются три переменные:

1. неопределенность в сроках поступления работы и месте ее выполнения;

2. неопределенность в знании относительно того, как делать работу;

3. взаимозависимость работ в организации.

Возможная взаимосвязь первых двух переменных, рассматриваемая в условиях высокой и низкой степени неопределенности, дают четыре комбинации.

Взаимозависимость работ в организации имеет четыре типа связи между работами в организации:

• складывающаяся

• последовательная

• связанная

• групповая

3. Стратегический выбор.

Можно выделить три составляющих стратегического выбора:

1. Идеология управления, которой придерживается высшее руководство.

2. Потребители, обслуживаемые организацией.

3. Рынки сбыта и территориальное размещение производства.

Совокупность элементов процесса проектирования:

1. разделение труда и специализация;

2. Департаментизация и кооперация;

3. связи между отдельными частями и координация;

4. масштаб управляемости и контроля;

5. иерархия организации и ее звенность;

6. распределение прав и ответственности;

7. централизация и децентрализация;

8. дифференциация и интеграция.

4. Разделение труда и специализация

Разделение труда в организации происходит по двум направлениям:

а) постадийное разделение работ (горизонтальная специализация);

б) разделение работ по уровням иерархии (вертикальная специализация).

Преимущества специализации:

• способствует совершенствованию исполняемой работы;

• способствует выявлению наиболее критических областей деятельности организации;

• упрощает процесс коммуникации и процесс принятия решений;

• облегчает процесс формализации работы

Недостатки сверх специализации:

• уводит от работника понимание общей цели организации;

• может снижать удовлетворенность работой и приводить к текучести кадров.

2.8Департаментизация и кооперация

Процесс организационного обособления и группировки схожих работ и их исполнителей называется департаментизацией.

Типы департаментизации

1. Линейная департаментизация характеризуется относительной автономностью в работе и вертикальными связями (выполняемые работы однотипны, а работники не дифференцируются).

2. Функциональная департаментизация возникла из линейной с развитием специализации работ, связанной с получением и распределением ресурсов в организации (специализированные работы группируются вокруг ресурсов)

Недостатки функциональной департаментизации:

• функционализм

• эффект «бутылочного горла»

3. Департаментизация по продукту (по потребителю, по рынку) связана с появлением многопродуктовых диверсифицированных производств и мультипликационных компаний (характеризуется группированием работ вокруг результата)

Преимущества:

• устранение текучести в работе высшего руководства;

• перенесение ответственности за прибыль на оперативный уровень;

• приводит к повышению внимания в процессе работы к конечному результату.

Недостатки:

• «продуктивизм»

• рост организации и автономизация ее частей

4. Матричная департаментизация явилась отражением попыток максимизировать преимущества и минимизировать слабые стороны как функционального, так и продуктового подходов.

Отличительная черта - формальное наличие у работника двух начальников, обладающих равными правами.

Преимущества:

• высокий потенциал адаптации к изменяющимся условиям;

• возможность гибкого использования кадров;

• развитие механизма множественности власти и принятия решений на местах.

Недостатки:

• двойное подчинение может стать причиной многих конфликтов;

• трудна во внедрении с организационной точки зрения;

• дорога в эксплуатации;

• требуется длительная подготовка кадров.

Связи между частями организации и координация

В организации, состоящей из многих подразделений, должна осуществляться координация их деятельности, которая выступает основой структуры организации. Структура организации определяется как совокупность устойчивых связей между ее частями.

Наиболее часто в организации подвергаются анализу следующие пары связей:

1. вертикальные и горизонтальные

2. линейные и функциональные

3. формальные и неформальные

4. прямые и косвенные

Масштаб управляемости и контроля

Ситуационные факторы, влияющие на масштаб управляемости:

Первая группа:

-схожесть работ;

• территориальная удаленность работ;

• сложность работ.

Вторая группа:

• уровень подготовки подчиненных;

• уровень профессионализма руководителя.

Третья группа:

• степень ясности в делегировании прав и ответственности;

• степень четкости в подготовке целей;

• степень стабильности (частота изменений) в организации;

• степень объективности в измерении результатов работы;

• техника коммуникации;

• иерархический уровень организации;

• уровень потребности в личных контактах с подчиненными.

Иерархия организации, и ее звенность

Иерархия в организации - это структура власти или звенность.

Уровнем управления в иерархии считается та ее часть, в рамках которой и в отношении которой могут применяться и приниматься ей самой самостоятельные решения без их обязательного согласования с выше или нижерасположенными частями.

Распределение прав и ответственности

В практике управления в организациях применяется две системы распределения прав и ответственности или полномочий по уровням иерархии:

• система на основе принципа единства подчинения («елочка»);

• система двойного или множественного подчинения («матрешка»).

Централизация и децентрализация

Централизация - это концентрация прав принятия решений, сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организацией.

Децентрализация - это делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а, следовательно, передача прав на нижние уровни управления организацией.

Факторы, влияющие на выбор между централизацией и децентрализацией:

• капиталоемкость принимаемых решений;

• единообразие политики;

• размеры предприятия;

• организационная культура;

• философия управления;

• стремление частей к самостоятельности;

• наличие соответствующих кадров;

• развитие техники контроля;

• степень разделения труда;

• тип предпринимательства;

• изменения внешней среды

Дифференциация и интеграция

Дифференциация - это деление работ в организации между ее подразделениями таким образом, чтобы каждая из работ получила определенную степень завершенности в рамках одного подразделения.

При анализе степени дифференциации в организации используют четыре параметра:

1. определенность в целях и задачах

2. структура

3. уровень взаимодействия

4. временные границы обратной связи

Интеграция - уровень сотрудничества, существующего между частями организации и обеспечивающий достижение их целей в рамках требований, предъявляемых внешним окружением.