Глава 5.Адаптация персонала
Основные вопросы, рассмотренные в главе:
Роль адаптации в системе управления персоналом компании.
Испытательный и адаптационный сроки.
Инструменты адаптации.
Участники адаптационного процесса: роли и задачи
Особенности адаптации разных категорий сотрудников.
Адаптация персонала в новой должности (вторичная адаптация)
Оценка эффективности процессов адаптации.
5.1Роль адаптации в системе управления персоналом компании
Потребность в формировании системы адаптации возникает на этапе активного развития компании. Вместе с ростом организации увеличивается общее количество подразделений и сотрудников, а значит, и новичков. В какой-то момент руководители компании уже не могут лично заниматься новыми сотрудниками, что распространено в компаниях малого бизнеса. С этого момента возникает потребность в стандартизации процедур взаимодействия с новыми сотрудниками, а значит, в создании системы адаптации.
Адаптация (от лат. «adaptio» — приспосабливаю) — это процесс ознакомления работника с новой организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами корпоративной культуры новой компании.
В пользу адаптации красноречиво говорят следующие цифры. Порядка 80% людей, уволившихся в первые полгода-год работы, принимают решение об уходе из компании в первые 2 недели.
Почему так случается? Обычна ситуация, когда новичок сталкивается с большим количеством трудностей, причем основная их масса возникает из-за его незнания порядка работы и места расположения отдельных подразделений организации. Реальность, в которую попадают новые сотрудники, не всегда отвечает их ожиданиям. Причин может быть несколько:
информация о положении дел в компании, полученная сотрудником в ходе его собеседований с представителями службы персонала и непосредственным руководителем, не соответствуют действительности;
приступив к работе, сотрудник оказывается в информационном вакууме, что сказывается как на объективных результатах его работы, так и на его личной удовлетворенности.
Первые недели работы — это всегда стресс. В соответствии со шкалой стресс-факторов, составленной американским психологом М. Аргайлом, увольнение приравнено к стрессу среднего уровня и составляет 47% по отношению к максимальному стрессу, а по шкале стрессогенных факторов Холмса-Рея смена места работы находится на третьем месте по силе воздействия на человека после смерти близкого родственника и развода.
Консультанты утверждают, что в случае успешной адаптации работника его эффективное функционирование может наступить уже через несколько месяцев, а при его спонтанном развитии только после года работы.
Цели адаптации
Целью системы адаптации в целом является снижение издержек организации за счет следующих факторов:
ускоренный процесс вхождения нового сотрудника в должность:
достижение им необходимой эффективности работы в минимальные сроки;
уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей;
(по результатам исследований, только к концу испытательного срока человек начинает работать на 70% своих возможностей).
сокращение уровня текучести кадров:
уменьшение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок;
уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.
Выгодами, получаемыми сотрудником после прохождения адаптации, являются:
получение полной информации, требуемой для эффективной работы;
снижение уровня неопределенности и беспокойства;
повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;
освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения;
выстраивание схем взаимодействия с коллегами;
получение «обратной связи» от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока.
Выгодами, получаемыми компанией с выстроенной системой адаптации, являются:
создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
выявление недостатков существующей в компании системы подбора;
возможность планирования карьеры нового сотрудника на период 1-2 года;
развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей;
обоснование кадровых решений в отношении как новичков, так и наставников после окончания адаптационного периода;
повышение лояльности сотрудника компании к работодателю.
Создание эффективной системы адаптации.
Создание эффективной системы адаптации включает несколько этапов:
Анализ текущей ситуации. Прежде всего, необходимо проанализировать существующие в компании адаптационные инструменты, оценить, насколько эффективно их применение, следует ли их обновить.
Разработка адаптационных процедур и алгоритмов, отвечающих стратегии развития организации, а значит, потребностям бизнеса в целом.
Внедрение адаптационных инструментов в корпоративную практику.
Анализ эффективности системы адаптации в целом и адаптационных инструментов в отдельности (данный этап рассматривается подробно в последней главе).
Анализ текущей ситуации
Для того чтобы понять то, насколько эффективно функционирует система адаптации в компании и проанализировать ее составляющие, необходимо провести аудит системы адаптации.
В арсенале руководителя службы персонала есть ряд методов:
анализ документов и локальных нормативных актов, регламентирующих адаптационные процедуры;
наблюдение;
интервью:
беседа с сотрудниками, принятыми на работу до полугода назад;
беседа с увольняющимися сотрудниками, отработавшими менее года;
интервью с руководителями, в чьих подразделениях происходит наибольший набор персонала;
фокус-группа с «экспертами»: сотрудниками отдела персонала, другими сотрудниками;
проведение опросов (в ходе комплексных исследований).
В ходе сбора информации аудитору, будь то менеджер по персоналу либо руководитель кросс-функциональной команды, которой поручено провести аудит, необходимо получить ответы на ряд вопросов:
Понимается ли важность процедуры адаптации линейным менеджментом?
Кто отвечает за процесс адаптации нового сотрудника в подразделениях, где проводится аудит?
Каковы роли службы персонала и линейного руководителя в адаптации нового сотрудника?
Насколько введение в должность дифференцировано по уровню иерархии и профессиям?
Кто определяет наставника для нового сотрудника?
Насколько возможность быть наставником интересна и привлекательна для сотрудников компании?
Что входит в комплекс мероприятий по адаптации?
Какие адаптационные инструменты разработаны, и как часто они обновляются?
Насколько полно и точно можно оценить результаты и знания человека, полученные в процессе адаптации?
Как оценивается эффективность адаптационных мероприятий?
Характеристики системы адаптации в зависимости от стадии развития компании
Согласно экономической теории, каждая компания в своем развитии проходит несколько стадий (см. рисунок 5). Они определяют характер текущих бизнес-процессов, в том числе связанных с адаптацией.
Рисунок 5. Стадии развития компании
Стадия 1 — Формирование компании
На данном этапе адаптация носит неформальный характер, прежде всего, по причине небольшого количества новых сотрудников. Работники находятся друг у друга на виду, взаимодействуют друг с другом, обмениваясь необходимой информацией.
Стадия 2 — Интенсивный рост
В период бурного роста компании сотрудников становится больше, а значит, появляется необходимость в стандартизации адаптационных процедур. Невнимание к вопросам адаптации может привести к следующим проблемам:
Появление субкультур. Приход большого количества новых людей со своими ценностями и нормами поведения в некоторых случаях может нанести большой вред компании в связи с тем, что свойственная ей индивидуальность будет утеряна.
Потери информации. Важно накапливать и использовать информацию и знания, которые являются интеллектуальным капиталом организации и могут быть потеряны при неэффективном управлении ими.
Стадия 3 — Стабилизация
На этапе стабильной работы компании функционирует единая система, включающая ранее разрозненные инструменты адаптации. Система адаптации охватывает все категории персонала. Периодически силами службы персонала проводится оценка эффективности как отдельных инструментов, так и всей системы в целом.
Стадия 4 — Спад
Система адаптации перестает обновляться и отвечать потребностям бизнеса. Постепенно ее эффективность снижается.