2. Вивчення та оцінка системи внутрішнього контролю острозької районної державної адміністрації

Система внутрішнього контролю – сукупність заходів і процедур для своєчасного попередження, виявлення і виправлення відхилень в обліку і звітності.

Контроль є важливим інструментом управління, оскільки дозволяє надавати керівництву інформацію, зібрану на основі аналізу та оцінки об’єктів, що перевіряються, а також рекомендації, поради стосовно цих об’єктів, допомагає реально оцінити діяльність з багатьох сторін, визначає напрями майбутньої діяльності, сприяє прийняттю правильних рішень.

2.1. Характеристика системи внутрішнього контролю Острозької районної державної адміністрації

Для детальної характеристики системи внутрішнього контролю Острозької РДА доцільно розробити структурну модель системи внутрішнього контролю (рис. 2.1.).

Рис. 2.1. Структурна система внутрішнього контролю Острозької РДА

На основі даної моделі аудитор може оцінити середовище контролю установи, систему бухгалтерського обліку, процедури контролю, які притаманні Острозькій РДА.

Внутрішній контроль поділяється на постійний контроль, який здійснюють посадові особи за характером своєї діяльності і він входить в коло їх обов’язків, і періодичний (плановий) контроль, який здійснюється за рішенням керівника бюджетної установи або за рішенням вищого керівництва (можливо також проведення планового або позапланового контролю за вимогою наказів, вказівок або інструкцій).

Система внутрішнього контролю включає в себе методику і процедури трьох основних категорій, які розробляє і використовує Острозька РДА, щоб забезпечити достатню гарантію відповідності завданням контролю. Їх називають елементами системи внутрішнього контролю, до них належать: середовище контролю, облікова система, контрольні процедури.

Середовище контролю – це процедури, які відображають загальне ставлення установи до організації системи внутрішнього контролю.

На середовище контролю впливають зовнішні та внутрішні фактори.

До зовнішніх факторів відносяться :

► загальний стан економіки – економіка України здійснює значний вплив на діяльність установи, оскільки вона фінансується з коштів державного бюджету. При нестабільній економічній політиці країни знижується фінансування бюджетних установ тому, що не вистачає коштів державного бюджету. Відбувається зменшення видатків Острозької РДА на відповідні галузі діяльності, що фінансуються з її коштів. Це негативно впливає на діяльність установи. При стабільній та ефективній економічній політиці України негативних чинників щодо діяльності установи немає;

► нестабільність законодавства – даний фактор здійснює схожий вплив на діяльність установи, що і попередній. В даній ситуації нестабільність законодавства країни породжує негативний вплив на бюджетні установи;

► підпорядкованість установи - Острозька РДА фінансується з державного бюджету. Установа здійснює тільки ті видатки, які передбачені законодавством, на них виділяються відповідні кошти;

► регулювання обліку – облік в Острозькій РДА здійснюється за визначеним та встановленим законодавством Планом рахунків бюджетних установ.

Внутрішні фактори поділяються на:

► філософію і стиль управління – працівники Острозької РДА сумлінно виконують свої обов’язки. В установі існує положення про відділ фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації(додаток 1), в якому зазначаються права та обов’язки даного відділу.

Відділ фінансово-господарського забезпечення Острозької РДА виконує такі функції:

- складання та подання в установленому порядку бюджетних запитів по апарату та самостійних відділах райдержадміністрації для формування проекту Державного бюджету;

- складання кошторисів видатків установи, внесення та облік змін до кошторисів видатків на протязі року;

- організація та забезпечення бухгалтерського обліку та звітності відповідно до Закону України " Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні";

- нарахування і виплата в установлені строки з заробітної плати працівникам, правильне утримання податків та своєчасне перерахування утриманих сум до бюджету та державних фондів соціального страхування;

- своєчасне проведення розрахунків з бюджетом, фондами соціального страхування, організаціями, установами та підзвітними особами;

- аналіз, узагальнення пропозицій та підготовка проектів наказів та розпоряджень, доповідних та службових записок, подань, проектів листів, інших документів щодо ефективного та економного використання бюджетних коштів;

- перевірка документів, що надійшли для обліку, правильності і своєчасного оформлення;

- складання та аналіз місячних, квартальних і річних звітів про виконання кошторисів видатків по загальному і спеціальному фондах державного і місцевого бюджетів та надання цієї звітності в установлені строки до фінансових органів та органів Державного казначейства;

- участь працівників відділу у проведенні в установлені строки інвентаризацій матеріальних цінностей, грошових коштів і коштів у розрахунках;

- забезпечення зберігання бухгалтерських документів і реєстрів обліку, кошторисів видатків і розрахунків до них, інших документів, а також своєчасна передача їх до архіву.

Відділ має право:

- одержувати в установленому порядку від посадових осіб та працівників апарату і самостійних відділів необхідні для роботи документи, належним чином оформлені і підписані посадовими особами;

- не приймати до виконання документи, які не мають юридичної сили чи виконання яких суперечить чинному законодавству;

- здійснювати бухгалтерський облік нематеріальних активів та інших матеріальних цінностей;

- вносити керівництву райдержадміністрації пропозиції щодо удосконалення фінансово —господарської діяльності апарату облдержадміністрації та самостійних відділів, преміювання працівників відділу, притягнення їх до дисциплінарної відповідальності, включення до кадрового резерву, проведення стажування, надання відпусток.

Працівники відділу користуються правами, визначеними Законом України "Про державну службу".

Начальник відділу несе відповідальність за повне виконання покладених на відділ завдань і функцій по веденню бухгалтерського обліку та складанню звітності. За несвоєчасне, недоброякісне оформлення і складання документів, затримку передачі їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за недостовірність даних, що містяться у документах, а також за складання документів, які відображають незаконні фінансові операції, відповідальність несуть працівники відділу, які склали і підписали ці документи.

Острозька РДА використовує у своїй діяльності посадові інструкції працівників. Наприклад, посадова інструкція начальника відділу фінансово-господарського забезпечення містить кваліфікаційні вимоги, посадові обов’язки, права та відповідальність начальника даного відділу. Дана інструкція має важливе значення при визначенні аудитором філософії та стилю управління в установі.

► організаційну структуру - відповідно до затвердженої структури районної державної адміністрації та граничної чисельності працівників на даній установі є апарат РДА і самостійні відділи. В структурі апарату РДА створений відділ фінансово-господарського забезпечення, який займається організацією бухгалтерського обліку і його самою структурою. Структура апарату районної державної адміністрації включає: керівництво (голова адміністрації, перший заступник голови адміністрації, заступник голови адміністрації); відділ організаційно-кадрової роботи (начальник відділу, головний спеціаліст); загальний відділ (начальник відділу, головний спеціаліст); державний реєстратор (державний реєстратор); юридичний відділ (начальник відділу, головний спеціаліст, інспектор); відділ контролю (начальник відділу, головний спеціаліст, оператор комп’ютерного набору); відділ внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та засобами масової інформації (начальник відділу, головний спеціаліст, секретар керівника); сектор режимно-секретної, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами (завідувач сектору); відділ фінансово-господарського забезпечення (начальник відділу, головний спеціаліст, водій легкового автомобіля, прибиральник службового приміщення, сторож); відділ управління агропромислового розвитку; управління праці та соціального захисту населення; фінансове управління; відділ економічної політики; відділ у справах молоді і спорту; відділ містобудування, архітектури та житлово-комунального господарства з врахуванням посади начальника інспекції ДАБК; відділ освіти; відділ культури і туризму; відділ з питань надзвичайних ситуацій; архівний відділ; служба у справах неповнолітніх.

Організацією бухгалтерського обліку у Острозькій РДА займається фінансово-господарський відділ.

Мета облікової системи установи, полягає у визначенні, накопиченні, класифікації, аналізі, реєстрації і представленні звітності про господарські операції і забезпечення обліку наявних активів. Ефективна облікова система дає можливість адміністрації належним чином виконувати обов’язки з контролю, забезпечення охоронності ресурсів, представлення звітності й задоволення потреб чинного законодавства.

Система бухгалтерського обліку вважається ефективною, якщо під час фіксації господарських операцій виконуються такі умови:

- операції в обліку правильно відображають часовий період їх здійснення;

- операції в обліку зафіксовані в правильних сумах;

- операції на рахунках бухгалтерського обліку відображені правильно та відповідно до діючих нормативних положень та облікової політики.

Система бухгалтерського обліку включає в себе такі складові, як:

● облікова політика – при здійсненні своєї діяльності Острозька РДА веде документальний облік. Всі операції, які відбуваються в установі, фінансування з державного фонду, видатки адміністрації обов’язково документуються. Бухгалтерський облік здійснюється за відповідним Планом рахунків для бюджетних установ;

● форми обліку - Острозька районна державна адміністрація використовує меморіальну форму обліку та веде такі меморіальні ордери, як меморіальний ордер №2 “Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України”; №5 “Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій”; №6 “Накопичувальна відомість з розрахунками з іншими кредиторами”; №8 “Накопичувальна відомість з розрахунками з підзвітними особами”; №13 “Накопичувальна відомість витрачання матеріалів”. Основним документом, який визначає загальний обсяг, цiльове надходжен­ня, використання i щоквартальний розподiл коштiв бюджетних установ, є кош­торис доходiв i видаткiв;

● спосіб обробки облікової інформації – в адміністрації здійснюється комп’ютеризований облік інформації, що дає змогу прискорити процес обробки облікової інформації та покращити його.

До процедур контролю в Острозькій РДА відносяться:

▬ інвентаризація – Острозька РДА щорічно проводить інвентаризацію активів в установі. Також проводиться інвентаризація при зміні матеріально-відповідальної особи. Для цього складається доручення керівника установи на проведення інвентаризації, визначається склад комісії(додаток 13). Складається відповідний акт інвентаризації(додаток 17);

▬ санкціонування – адміністрація має право отримувати кошти з державного бюджету та здійснювати видатки, передбачені кошторисом установи. Обов’язковим реквізитом первинних документів Острозької РДА є печатка установи та підписи осіб, які складають відповідні документи. Кожен документ повинен містити підпис керівника установи. В установі складаються відповідні накази та розпорядження, які містять інформацію про осіб відповідальних за ту чи іншу операцію;

▬ обмеження доступу до активів – в адміністрації складаються договора про повну матеріальну відповідальність працівників установи щодо виконання покладених на них обов’язків(додаток 3);

▬ розподіл обов’язків - районна державна адміністрація містить апарат РДА і самостійні відділи, в які входять відповідні працівники. За кожним працівником закріплено ряд завдань, які потребують виконання. Кожен відділ установи спрямований на виконання певних категорій операцій. Для відображення прав, обов’язків, відповідальності, функцій, вимог працівників в установі затверджуються положення та інструкції(додатки 1,2);

▬ робочий план рахунків – Острозька РДА використовує План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Державного казначейства України від 10.12.1999року за №114 та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.12.1999р. за №890/4183(зі внесеними змінами та доповненнями)(додаток 21);

▬ інші процедури – керівник Острозької РДА контролює діяльність відділів установи, стежить за своєчасним поданням місячної, квартальної, річної звітності.

Для більш детального розкриття інформації про внутрішній контроль установи аудитор розробляє анкету з внутрішнього контролю(таблиця 2.1.).

Таблиця 2.1.

Клієнт Острозька РДА Аудиторська фірма Бізюк

Період перевірки 2007рік Аудитор Бізюк

Номер документа 1

Опитувальний листок(анкета) з внутрішнього контролю основних засобів Острозької РДА

№	Питання	Наявність так/ні	Результати аудиту
1	2	3	4
	ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ
1	Чи проводилася інвентаризація ОЗ в установі за 2007 рік перед складанням звітності?	так
2	Чи складалися відповідні списки членів комісії для проведення інвентаризації ОЗ?	так
3	Чи виявлені відхилення при проведенні інвентаризації ОЗ?	ні
4	Чи присутній при інвентаризації ОЗ голова установи?	ні
5	Чи були присутні всі члени інвентаризаційної комісії?	так
	САНКЦІОНУВАННЯ
6	Є обов’язковим реквізитом підпис голови установи на документах по ОЗ?	так
	ОБМЕЖЕННЯ ДОСТУПУ ДО АКТИВІВ
7	Чи складаються в установі договора про матеріальну відповідальність осіб, які ведуть операції з ОЗ?	так
	РОЗПОДІЛ ОБОВ’ЯЗКІВ
8	Чи здійснений розподіл прав та обов’язків між працівниками по веденню операцій з ОЗ?	так

Продовження таблиці 2.1.

1	2	3	4
9	Чи затверджуються в установі положення та інструкції щодо визначення прав та завдань працівників, які ведуть операції з основними засобами?	так
	РОБОЧИЙ ПЛАН РАХУНКІВ
10	Чи здійснює Острозька РДА облік операцій з основними засобами відповідно до положення?	Так
11	Чи використовує установа відповідний План рахунків для бюджетних установ при веденні операцій з ОЗ?	Так
	ІНШІ ПРОЦЕДУРИ КОНТРОЛЮ
12	Чи контролює голова адміністрації діяльність відділів, які здійснюють ведення операцій з ОЗ?	так
13	Чи в кожному відділі є свій керівник?	так
14	Є обов’язковим документування операцій щодо ОЗ в установі?	так
15	Чи простежуються за 2007 рік операції по ОЗ, які не були документовані?	ні