2.1.1. Введення в Microsoft Office 2003

Ціль навчання студентів основам офісних додатків Word, Excel, PowerPoіnt, Access і основам редактора VBA - забезпечити знання теоретичних і практичних основ в області обробки текстової інформації й електронних таблиць, створення презентацій і показу слайдів, створення й ведення бази даних Access, розробки додатків за допомогою редактора VBA, а також познайомити з основами експертних і навчальних систем.

Додатки Microsoft Office 2003 призначені для автоматизації діловодства, тобто автоматичної обробки різного роду даних і інформації: текстової інформації; таблиць чисел; ділової графіки; баз даних. Таким чином, пакет програм Microsoft Office 2003 - це універсальний засіб для рішення практично будь-яких завдань по обробці даних і інформації, що виникають в офісі.

До складу Microsoft Office 2003 входять різні додатки: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Publisher, FronPage і інші програмні інструменти для малого бізнесу.

Запустити додаток Microsoft Office 2003 можна: з головного меню Windows (кнопка Пуск), у якому необхідно вибрати потрібний додаток Microsoft Office 2003; клацанням на кнопці додатка, розташованої в області швидкий запуск на панелі завдань; клацанням на ярлику додатка, розташованого на робітнику стіл і інші способи.

Після запуску додатка Microsoft Office 2003 відкривається вікно, що містить елементи графічного користувальницького інтерфейсу. Вікно додатка Microsoft Office 2003 може бути в одному із трьох станів: розгорнутому на весь екран, згорнутому у вигляді кнопки на панелі завдань і нормальному, котре можна переміщати на екрані.

У всіх додатках MS Office 2003 (вікнах додатків) використовується уніфікований графічний інтерфейс користувача (Graphical User Interface, GUI), що складається з основних елементів: рядка заголовка; рядка меню; панелей інструментів (за замовчуванням активізовані панелі: стандартна й форматування); рядка стану; вертикальних і горизонтальних смуг прокручування, області завдань у режимі «Приступаючи до роботи».

У вікнах додатків Microsoft Office 2003 використовуються стандартні елементи керування або компоненти графічного інтерфейсу, які поєднуються в більші конструкції (меню, панелі інструментів, вікна діалогу) і які надають можливість управляти вікном додатка, а також змінювати вміст і форму подання інформації, відображуваної у вікні документа.

В Microsoft Office 2003 використовуються вікна чотирьох типів: вікна додатка; вікна документів; діалогові вікна; форми. Вікно документа відображається у вікні додатка.

Керування додатками Microsoft Office 2003 здійснюється за допомогою меню й панелей інструментів. У додатках Microsoft Office 2003 застосовуються три типи меню: рядок меню (головне меню додатка або спадаюче меню); контекстне (спливаюче) меню; віконне (системне) меню для зміни розмірів і положення вікна додатка.

Панель інструментів - це рядок, на якому розташовуються (найбільше часто використовувані команди) кнопки або піктограми й списки, що розкриваються. Панель інструментів забезпечує швидкий доступ до команд.

Текстовый процессор Microsoft Word 2003 є одним з основних компонентів Microsoft Office 2003. Текстовий процесор дозволяє створювати, редагувати, зберігати, переглядати й роздруковувати текстові документи, застосовувати форматування символів, абзаців, сторінок, розділів і документа в цілому, призначати існуючі стилі символів, абзаців, таблиць і створювати власні стилі. Крім того, в Word можно створювати таблиці, малюнки, діаграми, формули й т.д.

Табличный процессор Excel 2003 дозволяє виконувати обчислення за допомогою формул і убудованих функцій, будувати діаграми й графіки за результатами обчислень, аналізувати дані й працювати зі списками в таблицях і на веб-сторінках. Процесор Excel призначений для обробки інформації за допомогою електронних таблиць, які є зручним інструментом для рішення планово - фінансових, бухгалтерських і інженерних завдань.

Редактор PowerPoіnt 2003 - це додаток Microsoft Office 2003 для підготовки виступів або створення презентацій (демонстраційних матеріалів) з використанням комп'ютерних слайдів. Слайди можуть містити інформація будь-якого типу й використовувати документи інших додатків Microsoft Office. Слайди можна представляти в електронному виді, роздруковувати на принтері й поширювати в Інтернет.

Редактори VBA. За допомогою системи розробки додатків Visual Basic for Applications (VBA) можна розробляти різні додатки, пов'язані з обробкою даних і підготовкою документів. Для запуску редактора VBA необхідно відкрити додаток Microsoft Office і виконати команду Сервіс / Макрос / Редактор Visual Basic.

Система керування базами даних є програмним засобом створення й ведення бази даних, доступу до даних і їхньої обробки. Існують ієрархічні, мережні, і реляційні моделі даних, які підтримуються СУБД відповідного типу.

СУБД Mіcrosoft Access 2003 - додаток Microsoft Office 2003, що дозволяє створювати реляційні бази даних і програми (запити, форми й звіти) для роботи з даними й керування ними. Додаток Access орієнтований для роботи з об'єктами БД: таблицями, запитами, формами, звітами, сторінками, макросами й модулями.

Додатки Microsoft Office 2003 проектувалися для спільної роботи, тому є можливість об'єднати текст із Word з таблицями Excel і формулами з Mіcrosoft Equation 3.0 і так далі. Існує кілька способів використання даних, створених одним додатком, в іншому додатку.

Для спільного використання даних додатками Microsoft Office застосовуються наступні технології: статичне копіювання (імпорт даних); впровадження й зв'язування об'єктів.

Імпорт даних. При імпорті дані з документа джерела (створеного в одному додатку) копіюються в документ одержувач (створений в іншому додатку). Копіювання здійснюється за допомогою фільтрів, які являють собою програму, що перетворить дані з одного формату в дані іншого формату. Додатки Microsoft Office 2003 мають великий набір різних фільтрів.

Зв'язування й впровадження (OLЕ) - один з ефективних способів обміну даними між додатками Microsoft Office. Основні розходження між зв'язуванням і вбудовуванням полягають у місці зберігання даних і способі відновлення даних після приміщення їх у документ.

Технологія OLE (Object Linking and Embedding — зв'язування й впровадження об'єкта) розроблена корпорацією Microsoft і працює в середовищі Windows.

Технологія OLE це технологія роботи з об'єктами; об'єкт виділяється й переноситься з одного додатка в інший й при цьому зберігає всі свої властивості.

Технологія OLE припускає наявність:

Ole-сервера. Це додаток, у якому розробляється об'єкт;

Ole-клієнта. Це додаток, у який вставляється об'єкт.

Технологія OLE забезпечує або зв'язок між Ole-сервером і Ole-клієнтом, або включення об'єкта, розробленого в Ole-сеpвері, у додаток, що є Ole-клієнтом.

Наприклад, електронна таблиця, розроблена в Excel, може бути включена в документ, розроблений в Word.

Зв'язаний об'єкт – це дані (об'єкт), створені в одному файлі й вставлені в інший файл із підтримкою зв'язку між файлами. Зв'язаний об'єкт може обновлятися одночасно з відновленням вихідного файлу. Зв'язаний об'єкт не є частиною файлу, у який він вставлений.

Впроваджений об'єкт – це дані (об'єкт), вставлені у файл. Впроваджений об'єкт стає частиною файлу. При подвійному клацанні впроваджений об'єкт відкривається за допомогою програми, у якій був створений.

Копіювання, зв'язування й впровадження можна здійснювати за допомогою буфера обміну. Для цього необхідно дані скопіювати в документі - джерелі, а потім у документі - одержувачі виконати команду Виправлення - Спеціальна вставка й вибрати параметр Зв'язати або Вставити.

Другий спосіб зв'язування й впровадження об'єктів здійснюється за допомогою діалогового вікна "Вставка об'єкта", що викликається командою Об'єкт у меню Вставка.