Тема 4.4. Управління закупівлями і контракти

4.4.1.Место закупівель і постачань в проектому циклі

Реалізація інвестиційного проекту зводиться до серії взаємозв'язаних і скоординированных закупівель ресурсів проекту, у т.ч. машин, устаткування, матеріалів, ліцензій, ноу-хау, будівельних, монтажних, пуско-налагоджувальних робіт, консультаційних послуг з розробки проектної документації, проведення торгів, нагляду за роботами, підготовці персоналу, ін.

Закупівлі розглядаються як спосіб забезпечення ресурсами, як етап життєвого циклу проекту.

На рис.. 4.4.1 показано місце закупівель і постачань в проектному циклі.

Попередній аналіз

Можливостей потен-

ційних постачальників

Проведення Розміщення Постачання

торгів і заказів і Виконання

Робочий Підготовка Заявки від прийняття підписання робіт

проект специфікацій учасників рішення контрактної

торгів про документації

присудження з переможцями

Підготовка контрактної контракту торгів Контроль

документації постачання

Закупівлі Постачання

Рис. 4.4.1. Місце закупівель і постачань в проектному циклі

Розрізняють: закупівлі робіт (Procurement of works); закупівлі матеріалів (Procurement of goods); закупівлі устаткування (Procurement of equipment); закупівлі послуг (Procurement of services); закупівлі (використання послуг) консультантів проекту (Procurement of consultants).

Основне завдання проектно-закупівельної фази проекту - забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послуг у відповідності з планом проекту. Цей процес можна розділити на дві частини: 1) закупівлі ресурсів і послуг на конкурсній основі; 2) постачання на місце виробництва робіт.

Структура етапів матеріально-технічного забезпечення проектів зводиться до таких кроків: 1. підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин, механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг. 2. планування і організація процесу закупівель. 3. вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками. 4. попередній відбір учасників торгів. 5. підготовка документів для торгів. 6. проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, що виграли торги. 7. розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання. 8. контроль за постачаннями (своєчасність, комплексність, кількість і якість) із вживанням необхідних заходів у разі появи відхилень. 9. вирішення конфліктів. 10.взаєморозрахунки. 11.наймання на роботу необхідних фахівців (підрядників), включаючи консультантів. 12. організація бухгалтерського обліку. 13. доставка, приймання і зберігання товарів. 14. облік і контроль доставки.

Останні чотири позиції (11-14) виділяють в самостійний блок робіт, званий постачаннями, інші роботи відносять до закупівель. Такий розподіл пов'язаний з тим, що закупівлі здійснює замовник, а постачання - підрядник.