1.5 Экономическая информация и данные
Специалисты по информатике делят информацию на два уровня — данные (или первичные данные) и информацию. Первичные (или фактические) данные представляют собой первичные сведения о каком-то событии или содержат точное описание этого события. При обобщении данных о многих событиях или описании исходного события данные превращаются в информацию. Информация может содержать сведения о многих событиях, описания различных событий, объединенных по какому-либо признаку, и т.д. Однако при обобщении, или, как иногда говорят, при укрупнении, исходных данных и преобразовании их в информацию могут возникать различного рода искажения. Тогда для того чтобы провести проверку укрупненной информации, требуется снова «спускаться» на уровень первичных данных и устранять искажения.
Таким образом, данными будем называть формализованную информацию, пригодную для последующей обработки, хранения и передачи средствами автоматизации профессиональной деятельности.
На рис. 1.3 показано, как происходит преобразование данных в информацию в типичных системах информационной поддержки, использующихся на предприятии.
Рис. 1.3 — Взаимосвязи данных и информации
в учетных системах
Часто такие системы называют учетными. В учетных системах каждая торговая или производственная операция фиксируется в соответствующих документах — накладных, чеках, расходных ордерах, актах приемки и пр. Эти документы существуют, как правило, и в бумажном, и в электронном виде. Они, так же как и данные, называются первичными, поскольку отражают фактически выполняемые операции и содержат точные и достоверные данные о каждой операции. Если не принимать во внимание случаи умышленного искажения данных в первичных документах, то неправильные первичные данные могут возникнуть только в результате ошибок в работе персонала или учетных систем, которые случаются чрезвычайно редко.
Поскольку руководителям предприятия работать с каждым первичным документом неудобно, да и нецелесообразно, первичные данные обобщаются, например, в журналах операций или в сводных таблицах. В принципе эти обобщенные сведения уже можно рассматривать как информацию. На этом процесс укрупнения данных и обобщения информации не заканчивается.
Каждое подразделение предприятия использует журналы операций для выполнения своей работы, но для того чтобы вписаться в работу предприятия в целом и оценить свое участие в этой работе, подразделение готовит отчеты более высокого уровня, содержащие не только обобщенные и укрупненные данные из первичных документов, но и необходимые дополнительные сведения, характеризующие работу подразделения.
К таким сведениям может относиться, например, загрузка персонала или оборудования за отчетный период, информация по взаимодействию со смежными подразделениями и любые другие сведения, предусмотренные действующей на предприятии системой планирования и отчетности. Если в процессе подготовки отчетов о деятельности подразделений или сводного отчета о деятельности предприятия возникает ситуация, когда два отчета от разных подразделений «не стыкуются», т.е. содержат противоречащие друг другу сведения, для выяснения причин таких противоречий приходится опускаться на самый нижний уровень учетной системы — уровень первичных данных и выяснять причины возникших расхождений.
С обобщенной информацией работать удобнее, она более информативна и при правильном использовании создает близкую к действительности информационную модель предприятия. Однако при возникновении искажений в процессе обобщения и укрупнения информации, что достаточно часто происходит, например, при наличии на предприятии нескольких учетных систем, работающих автономно, созданная в итоге информационная модель будет тоже искаженной, как и принимаемые на ее основе решения.
Искажения информации возможны не только в учетных, но и в информационно-справочных системах, с помощью которых предприятие получает информацию из внешней среды. Как правило, из внешней среды поступает обобщенная информация, содержащая первичные факты, значения и/или выводы. Типичным случаем поступления такой информации на предприятие является статья, в которой описывается, например, принятие каким-либо органом власти некоторых решений, которые, по мнению автора, приведут к определенным последствиям. Если описываемые решения или предполагаемые последствия важны для предприятия, то руководитель предприятия может либо положиться на мнение автора статьи, либо проверить достоверность описанных фактов. Чаще всего без проверки никакие решения не принимаются. На рис. 1.4 показаны процессы преобразования данных в информацию и информации обратно в данные, а затем снова в информацию в информационно-справочных системах (ИПС).
Рис. 1.4 — Взаимосвязи данных и информации в ИПС
При поверхностном взгляде может показаться, что выполняется двойная напрасная работа, когда из уже обработанной информации «вытаскиваются» первичные данные, которые затем снова обрабатываются и превращаются в информацию.
Однако только такой подход к работе с информацией, полученной из внешних источников через информационно-спра-вочные системы, позволяет выделять действительно существующие и влияющие на деятельность предприятия факты, анализировать их, строить прогнозы и принимать на их основе важные для предприятия решения.
Для того чтобы с уверенностью пользоваться информацией, она должна быть качественной. Теоретическое понятие качества информации достаточно сложное и запутанное. В обычной практике информация считается качественной, если она удовлетворяет ряду требований.