Тема 7: Психология делового общения

1. Деловые переговоры

2. Приемы делового общения

1

Народная мудрость гласит – глупые ссорятся, а умные договариваются.

В условиях рыночных отношений переговоры между людьми становятся особой сферой их повседневной жизнедеятельности.

Цель переговоров – достичь разумного соглашения, отвечающего интересам переговаривающихся сторон.

При подготовке деловых переговоров необходимо собрать и систематизировать всю информацию по проблеме переговоров, четко определить свои интересы и интересы партнера, произвести их ранжирование (выявить, что важно в первую, во вторую и т. д. очередь). Выбрать наиболее оптимальный вариант переговоров (предусмотрев свое поведение даже на случай провала переговоров).

Наряду с содержательной стороной переговоров необходимо правильно организовывать ее внешнюю, протокольную сторону.

При подготовке переговоров и их проведении нельзя допускать какого бы то ни было неуважения к партнеру, забывать о его интересах.

Своевременное начало переговоров, вежливая встреча партнера – непременное условие их проведения. Вся обстановка деловой встречи должна подчеркивать равенство и достоинство переговаривающихся сторон. Коммуникативную инициативу берет на себя глава принимающей стороны, который обеспечивает беспрерывное развитие делового общения. Основные усилия сторон направляются на выяснение позиций сторон, их интересов и нахождение возможных компромиссов. Следует с большим вниманием относиться ко всем встречным предложениям, не упорствуя на своей шаблонной позиции. В любом встречном предложении можно усмотреть приемлемую позицию. Возникающая в ходе переговоров напряженность должна незамедлительно сниматься успокаивающими действиями – шуткой, уместным приличным анекдотом, чашечкой кофе.

Нужно уступать по всем второстепенным вопросам, постоянно выдвигая на первый план взаимовыгодные варианты переговоров. Интересы сторон должны быть четко обозначены. Честность, откровенность и доверительность – одно из основных условий успешности переговоров. Вникайте в аргументацию другой стороны. Не спешите с поверхностными ответами, сосредоточивайтесь не на словах, а на реализации интересов.

Существенное значение для успешности переговоров имеет техника их проведения. Психологически тонко должна быть организована встреча с партнером и установление с ним первичного контакта. Обязательна встреча иногороднего партнера в аэропорту или на вокзале, его бытовое благоустройство. Общение с любым партнером должно быть приветливым и благожелательным. На начальной стадии переговоров партнер должен осознать значимость предмета переговоров, почувствовать выгодные для него перспективы. Прогнозируйте и устраняйте сомнения партнера, реконструируйте его позицию раскрытием значимости для него ваших предложений. Завершая переговоры, четко фиксируйте достигнутые успехи. Не акцентируйте внимания на расхождениях. Сохраняйте положительный контакт с партнером даже в тех случаях, когда ваши цели не достигнуты в полном объеме. Анализируйте результаты переговоров (правильно ли были поняты вами подлинные интересы партнера, мотивы его поведения, какие упущения были допущены на этапах подготовки и проведения переговоров, какие тактические преимущества были не использованы и др.).

Нередко переговоры между людьми затрудняются в силу их психологической несовместимости, отсутствия навыка в координации совместных действий, привычкой к манипулированию поведением других людей, поведенческому доминированию.

Переговоры имеют свою типологию в зависимости от преследуемых целей: для достижения нового соглашения, перераспределительного соглашения, для продления достигнутых ранее договоренностей, с целью нормализации отношений.

Во всех случаях достижение стороной своих целей должно осуществляться с учетом интересов другой стороны.

Нередко спор разрешается нахождением "серединного" решения. По прекращении существования одной из фирм возник вопрос о разделе ее имущества. Часть имущества оказалась спорной. Судебное разрешение дела потребовало бы значительного времени и уплаты немалых судебных издержек. Для сторон была неприемлема и продажа - имущества с последующим делением полученных денег. Уяснив невыгодность судебного разрешения спора, стороны нашли свой путь: одна сторона разделила имущество на две примерно равные части, а другой было предоставлено право выбора.

На первом этапе переговоров – на этапе взаимного уточнения позиций и интересов – выясняется, почему сторона предлагает такое, а не иное решение, какие интересы могут быть реализованы. На этой стадии переговоров снимается информационная неопределенность за счет лучшего уяснения партнерами взаимных позиций. Завязываются информационно-коммуникативные связи, устанавливается единое смысловое поле взаимодействия. Необходимо своевременно перейти к следующему этапу переговоров – внесению предложений.

Бурные и долгие дебаты могут привести к энергетическому истощению – возникает так называемый "глухой период", спадает динамика переговорного процесса. Существуют приемы предотвращения "глухого периода": своевременно назначенный перерыв в работе, получение сторонами возможности обсудить проблему в "своих командах", проведение со сторонами дополнительных консультаций. Важно сохранить стремление сторон к переговорам.

Наступает третий этап переговоров – согласование позиций, определение общего контура возможного соглашения. Важно не утонуть в деталях – целесообразно вначале зафиксировать общую формулу соглашения, определить рамки соглашения и затем переходить к его детализации. При этом ни у кого не должно складываться впечатление, что выигрыш одной стороны связан с нанесением ущерба другой стороне.

Деловое общение должно быть приведено в решающую фазу, и на положительном эмоциональном фоне должно быть принято решение.

2

Иногда при этом используются приемы косвенного ускорения принятия решения:

1) гипотетический подход ("Предположим, что..."),

2) предварительное принятие решения по частным вопросам соглашения (при этом оказывается воздействие на принятие и общего решения),

3) выдвижение альтернативных решений (одинаково устраивающих их инициаторов),

4) побуждение партнера к принятию решения путем постановки ключевого вопроса ("Как вы предпочитаете решить эту проблему?").

Опытные бизнесмены, как правило, имеют несколько заключительных предложений, что создает у партнера впечатление свободы его решений.

Взаимодействуя с деловым партнером, субъект должен правильно выбирать стратегию своего поведения в зависимости от психологического типа своих партнеров.

С позитивным типом личности переговоры ведутся на объективной основе. Взаимодействуя со вздорным типом, следует провести несколько предварительных бесед, настроить себя на устойчивую хладнокровность, привлечь его на свою сторону мягким обращением, доверительными предварительными беседами. На переговорах с партнером, обладающим высоким самомнением, повышенным уровнем притязаний, организуйте наступление единым фронтом своих союзников, обескуражьте оппонента незнакомой для него информацией. При взаимодействии с нерешительным, трусливым партнером содействуйте его позитивному поведению, помогайте при формулировке его решений, вселяйте в него уверенность в успех дела.

При работе с малозаинтересованным партнером необходимо выяснять его основные интересы, задавать ему вопросы информативного характера. Следует распознавать типы и многих других партнеров (ломак, хвастунов и т. п.).

В некоторых случаях партнер, чувствуя превосходство своей позиции, ведет себя высокомерно и даже вызывающе. Не спешите его атаковать. Ведите переговоры спокойно и конструктивно. Конфликты необходимо разрешать, а не усугублять. Показывайте партнеру преимущества конструктивного взаимодействия, выдвигайте несколько вариантов решения проблемы, ограничивайте свои утверждения, ставьте больше вопросов.

В ряде случаев прямой ответ на основной вопрос подменяется многословием. Все эти приемы "ухода" должны парироваться четкой и категорической постановкой соответствующих вопросов.

Один из тактических приемов "ухода" – стремление затянуть переговоры (например, при торговых переговорах, когда ожидается крупное конъюнктурное изменение на рынке), перейти к тактике выжидания, получить информационное преимущество. Иногда сторона выдвигает свое основное требование в последнюю минуту – конструктивная ситуация переговоров переходит в предконфликтную ситуацию, непомерное завышение требований срывает переговоры.

Противодействие неконструктивной позиции сторон может быть снято указанием на ее слабые стороны, несоответствие этой позиции фактическому материалу, внутреннюю противоречивость. Все позиции торга, блефа, шантажа и угроз подлежат прямой категорической отрицательной оценке.

Однако следует учитывать, что решению проблемы не содействуют упреки в адрес партнера. Хорошо воспринимается тот, кто обращает внимание на то, что находится в сфере общих интересов.

Тот, кто стремится к чрезмерно большой выгоде, становится малозначимым для партнера. Необходимо быть интересным для партнера, нравиться ему, "поглаживать" его приятным для него поведением:

– подчеркивайте значимость партнера (не сбиваясь, конечно, на дешевые комплименты);

– говорите с партнером о том, что он хорошо знает, что его интересует, задавайте такие вопросы, на которые партнеру приятно отвечать;

– не спорьте с партнером, не говорите, что он не прав, не используйте неприятных для него терминов и выражений;

– организуйте свою речь в приятной тональности, всячески проявляйте хорошее настроение, заражайте партнера своими положительными эмоциями;

– создавайте хорошее впечатление о себе, выглядите опрятным и бодрым, не напускайте на себя серьезность и чрезмерную значимость;

– необходимые замечания делайте только вслед за каким-либо одобрением;

– подчеркивайте равенство позиций, ведите себя уверенно и доброжелательно, спокойно и непринужденно;

– выражайте искреннее одобрение правильными действиями партнера;

– проявляйте те стороны своего характера, которые наиболее близки партнеру, находите общие симпатии и антипатии (люди любят тех, кто смотрит на мир так же, как и они);

– будьте внимательны к партнеру, терпеливо выслушивайте его, подчеркивайте свою внимательность некоторыми сопутствующими вопросами, устанавливайте с ним зрительный контакт, займите выигрышную пространственную позицию, сохраняйте позу достоинства и дружеского расположения, не говорите сами слишком много, ограничивайтесь только необходимым;

– слушая партнера, внимательно следите за ходом его мыслей, фиксируйте основные факты, выявляйте подлинную его позицию, отмечайте то, что для него особенно значимо.

В деловом мире широко распространены правила этики деловых отношений. Подумайте, всегда ли вы выполняете хотя бы следующий минимум.

1. Умеете ли здороваться так, чтобы создавать настроение людям?

2. Всегда ли приветливы, выдержанны и вместо прямого отказа говорите, как это принято в Японии, что "это трудно"?

3. Держите ли данное слово?

4. Умеете ли обращаться к людям, избегая как излишней строгости, так и панибратства?

5. Даете ли рекомендации в ненавязчивой форме?

6. Отдаете ли предпочтение похвале, комплименту, а не резким суждениям?

7. Говорите ли приятные вещи людям об их облике и других вещах, могущих поднять им настроение?

Правила, которые помогают нравиться людям

Искренне интересуйтесь другими людьми. Улыбайтесь. Помните, что имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о самих себе. Говорите о том, что интересует вашего собеседника.

Используйте простые, понятные литературные слова. Все ненормативные слова и выражения принижают личность, свидетельствуют о ее лингвистической беспомощности, малокультурности. Употребление же лингвистических "красивостей" может быть истолковано как стремление приукрасить подлинное положение вещей. Категорически исключите из своей речи все слова-паразиты ("значит", "так сказать", "и так далее и тому подобное", "это самое", "откровенно говоря", "вот", "если сказать по правде" – и тому подобный словесный мусор).

Сообщая ключевую информацию, позаботьтесь о мотивации ее восприятия, вызовите интерес к ней, зародите в сознании слушателя познавательный вопрос. Не упускайте из виду пол, возраст, профессиональную компетентность и общий культурный уровень слушателей. Говорите с ними на привычном для них языке, не прибегая, конечно, к вульгарности и примитивизму. Избегайте официальной фразеологии.

Следите за реакцией ваших слушателей, корректируйте свою речь на основе обратной связи. Держитесь уверенно даже при неприятных репликах. Не вступайте в дискуссию по случайным репликам. Никогда не говорите, что вы малокомпетентны в излагаемой вами проблеме. Ничто не должно принижать вашего достоинства. Владейте собой во всех острых жизненных ситуациях. Не создавайте конфликтных ситуаций своим поведением. Мягко парируйте замечания и возражения, прибегая к приемам условного согласия ("Да, но..."), эластичной обороны (отсроченный ответ на острый вопрос в благоприятной для вас ситуации). Не возражайте грубо, не прибегайте к унижению личности оппонента. Не делайте унижающих вас сравнений. Каждый человек обладает уникальными достоинствами. Остерегайтесь навязчивых сомнений. Отстраняйте от себя все, что скрывает свет вашего бытия. Добивайтесь высокого качества своих чувств и размышлений. Не заостряйте внимание на мелочах, зависти и обидах. Не бойтесь ничего – страх деформирует психику. Оставайтесь самим собой в каждый момент вашего бытия. Превратите ваше сознание в цветущий благоухающий сад, а не в поле боя. Помните: ваша самая большая победа – изгнать из себя дракона, водворить в душе мир и спокойствие. Возникающая при этом положительная психическая энергия сама обеспечит вам благоденствие. Ваш личный подвиг – освобождение себя из плена низменных страстей и побуждений.

Общаясь с людьми, не предъявляйте к ним повышенных требований, будьте снисходительны и терпеливы. Не отягощайте их своими чрезмерными желаниями и претензиями. Не навязывайте им своего контроля. Не вносите в новые ситуации эхо прошлых отношений. Мягко предотвращайте неугодные вам действия, избегайте грубых контактов с окружающими вас людьми. Сделайте благом ваше пребывание среди них. Ваши межличностные отношения в ваших руках.

"То, что находится внутри нас, более влияет на наше счастье, чем то, что вытекает из вещей внешнего мира", – говорили древние мыслители. Крайне легкомысленно лишаться чего-либо внутри себя ради сомнительного внешнего выигрыша.

Разумное самоограничение способствует душевному спокойствию. И, как говорил Цицерон, счастливее всех тот, кто зависит только от себя и в себе самом видит все. Чем больше человек значим для себя, тем менее он зависит от мнения других людей. Врагом же душевного спокойствия является зависть. Человек с гипертрофированным вниманием к успеху других обречен на несчастье. Следует больше думать о тех, кому живется хуже, чем нам. Свои же неприятности лучше преуменьшать, чем преувеличивать.

Воздействовать на других людей лучше всего, признавая их достоинства и успехи. Люди лучше работают и примернее себя ведут не в обстановке жесткой критики, а в обстановке доброжелательности. Добрые слова признания заслуг и достоинств волнуют сердца людей. Порицание, недовольство, назидание снижают тонус жизнедеятельности и могут вызвать эффект бумеранга – активное противодействие, усиление того, что порицается.

Как говорит американский психолог Дейл Карнеги, на крючок нужно насаживать не ту наживку, которую мы сами любим, а ту, которую любят рыбы. Человек может сделать что-либо лишь в том случае, если он сам захочет этого. Влиять на поведение человека можно лишь через формирование его желаний. Заставить захотеть – такова аксиома эффективного воздействия. А для этого необходимо нравиться людям, искренне интересуясь их проблемами. Неудачники, как правило, те, кто интересуются только собой. Интересуйтесь жизнью людей, их здоровьем, удачами и проблемами, радостями и печалями. Люди интересуются вами лишь тогда, когда вы интересуетесь ими.

Общение лучше начинать с того, что объединяет партнеров, отложив выяснение разногласий на конец беседы. С самого начала разговора побуждайте собеседника к утвердительным репликам, избегайте того, что может вызвать отрицательные реакции. "Тот, кто мягко ступает, далеко продвинется на своем пути", – гласит китайская мудрость. Моделируйте смысловое поле и психическое состояние партнера по общению. Ключ к пониманию поведения партнера состоит в раскрытии его подлинных побуждений. Ставьте себя на место партнера, хорошо уясните его позиции и аргументы. В ситуациях недоразумения дайте возможность партнеру спасти его престиж, укажите на его несомненные достоинства, переключите его внимание на недавние удачи. Не говорите о людях плохо, создавайте им хорошую репутацию. Сами же не сгибайтесь под грузом прошлых ошибок, не убивайтесь досадными мелочами жизни. Не позволяйте мелочам сокрушать ваше благополучие.

Оптимальная стратегия поведения проста – достигать полезные и не вредящие другим людям цели и избегать всего того, что может иметь неблагоприятные последствия, просчитывая все возможные последствия своего поведения. Взвешивая возможные приобретения и утраты, стремитесь сохранить достигнутое, не жертвуйте им ради призрачных мечтаний. Не бойтесь и оправданного риска. Учитывайте все существенные условия своего возможного поведения; придерживайтесь своей иерархии ценностей и целей – знайте, что главное и необходимое, а что возможное, но второстепенное. Будьте сдержаны и умерены во всем – в потреблении и даже в общении с людьми, проявляя наибольшую активность в стратегически значимых направлениях. Не идите на поводу ситуаций – осуществляйте над ними личностный контроль. Неизменно проявляйте твердость в реализации нравственных принципов поведения. Не потворствуйте глупости и безнравственности. Не позволяйте обстоятельствам "навязываться" своей личности – всегда идите своим курсом. Общению с микросоциумом предпочитайте общение с макросоциумом. Обособляйтесь – не будьте похожим на рисовое зерно, на винтик в системе неведомой для вас машины. Но и не возгордитесь. Будьте смиренны в независящих от вас тяжелых обстоятельствах. Властвуйте над мотивами своего поведения; изменяйте мотивацию поведения, не приносящего успеха. Опасайтесь защитных мотивов – формального самооправдания своего негативного поведения. Адекватное поведение не нуждается в формально-смысловых подпорках. Не создавайте себе излишних проблем, избегайте суеты и псевдоактивности.

Не сваливайте свои неудачи на обстоятельства и других людей – анализируйте и совершенствуйте свое собственное поведение. Твердо отбрасывайте все то, что вредит вашему благополучию. Но своего благополучия не достигайте за счет интересов других людей. Будьте чутким к поведению других людей, не обижайте их своим равнодушием, однако и не навязывайте им своих моделей поведения. Избегайте властности, менторства и критиканства. В "судебных прениях жизни" выступайте в качестве защитника, а не обвинителя. Не предъявляйте претензий к другим людям, не обременяйте себя грузом обид. Проявляйте во всем жизненную мудрость. Умный, как известно, ищет выход из трудной ситуации; мудрый не попадает в нее. Зорко освещайте своим разумом путь, по которому идете. Многих жизненных невзгод можно избежать, если своевременно предвидеть их. Идите по широкой дороге Жизни, не соблазняйтесь сомнительными обходными путями. Будьте психически устойчивым, спокойным и уравновешенным, ни при каких обстоятельствах не теряйте себя. Точно определяйте меру реакции на различные события, не впутывайтесь в мелочные и недостойные ситуации. Личностно господствуйте над любой ситуацией.

В случае возникновения разногласий и создания напряженной эмоциональной обстановки избегайте словесной фиксации соответствующего эмоционального состояния партнера, не прибегайте к негативным личностным оценкам. Используйте релаксационные речевые воздействия. Замолчите, если чувствуете, что сами теряете контроль над собой. Держите паузу, пока партнер "перекипит". Сбивайте негативные эмоции неожиданным воздействием (вспомните, как вы с партнером летом катались на лодке или ходили в баню). В случае вашей неправоты или оплошности не стесняйтесь извиниться. Оставайтесь победителем напряженных ситуаций, не закапывайтесь в их обломках. Анализируйте и знайте причины неадекватного поведения партнера. Помогайте ему возвращаться на объективные позиции. Своевременно предупреждайте возможные напряжения в межличностных отношениях. Помните, что ничто так высоко не ценится, как вежливость и доброжелательность. Владейте искусством понимания других людей.

Помните, что и от вашей социальной коммуникабельности зависит то, какой стороной своего характера повернется к вам взаимодействующий с вами человек.