2.7.2 Запросы

Запросы извлекают и обрабатывают данные и отображают результаты в виде таблицы. Запросы помогают получить ответы на важные вопросы и упрощают создание форм и отчетов.

В пояснительной записке необходимо указать, какие запросы были созданы, выборка каких данных осуществляется и каковы источники данных. Привести иллюстрации настройки запросов в конструкторе и результатов выполнения запросов.

Запросы на выборку в MS Access 2010 создаются двумя основными способами: с помощью конструктора запросов и мастера запросов. Создание запроса с помощью конструктора включает следующие этапы:

1. Выбрать вторую вкладку главной ленты панели инструментов MS Access 2010 ‑ «Создание».

2. Сделать щелчок левой кнопкой мыши по элементу «Конструктор запросов» раздела «Запросы». Появится окно конструктора запросов и окно с названием «Добавление таблицы».

3. Первая вкладка этого окна содержит список таблиц текущей базы данных, вторая вкладка – список запросов, третья – совокупный список. С помощью кнопки «Добавить» необходимо выбрать источник записей для запроса. Источником записей могут быть одна или несколько таблиц, один или несколько запросов либо сочетание этих элементов.

4. После добавления источников записей для запроса окно «Добавление таблиц» необходимо закрыть. На главной ленте панели инструментов MS Access 2010 появится дополнительная вкладка «Конструктор», а главную рабочую область окна проекта займет окно конструктора запроса.

5. В источнике записей выбрать поля, которые должны быть включены в запрос.

6. Добавить в запросы необходимые условия сортировки, фильтрации и другие условия отбора.

Например, для выборки студентов, учащихся на кафедре «ИИТ», был создан запрос, источниками записей которого служат таблицы «Кафедра» и «Студенты», и было наложено условие отбора на значение поля «Код кафедры»: «=“ИИТ”». Окно настройки запроса показано на рисунке 8.

Рисунок	8	–	Настройка запроса

7. Добавив поля и условия отбора, выполнить запрос для проверки возвращаемых результатов (рисунок 9).

Рисунок	9	–	Результат работы запроса

8. Уточнить запрос, добавив или удалив отдельные поля либо изменив условия отбора, чтобы запрос возвращал только необходимые данные, а затем перейти к его практическому использованию.

2.7.3 Формы

Необходимо описать разработанные формы: указать назначение форм (навигация по базе данных, ввод/вывод данных, вывод отчетов на печать), описать, с данными каких таблиц или запросов работает форма, привести иллюстрации форм.

Форма MS Access 2010 – это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения базы данных из таблицы или запроса. Форма может использоваться как стартовая точка приложения (главная кнопочная форма). Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Существует несколько способов создания форм: с помощью инструмента «Форма» и «Пустая форма», с помощью конструктора и мастера форм, с помощью инструмента «Навигация», а также различные виды форм, содержащие таблицы, кнопки, сводные диаграммы или другие элементы управления (рисунок 10).

Рисунок	10	–	Выбор способа создания формы

Удобным и несложным способом создания форм является мастер форм. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом из них выбираются определенные параметры в предложенном диалоговом окне. Создание формы в режиме мастера включает следующие действия:

1. Выбрать элемент «Мастер форм», расположенный на вкладке ленты «Создание» в разделе «Формы».

2. В появившемся окне раскрыть поле со списком «Таблицы и запросы» и выбрать источник данных для формы (рисунок 11).

Рисунок	11	–	Окно мастера создания формы

3. В поле со списком «Доступные поля» необходимо выбрать поля таблицы, которые следует отобразить в создаваемой форме (см. рисунок 11).

4. Повторить пункт 2) и 3), если требуется добавить данные из других таблиц или запросов. По завершении настройки источника данных для формы нажать кнопку «Далее».

5. Выбрать вид формы (рисунок 12): в один столбец, ленточный, табличный, выровненный.

Рисунок	12	–	Окно мастера создания формы

Нажать кнопку «Далее».

6. Указать название формы и выбрать опцию переключателя «Дальнейшие действия» (рисунок 13). Опций две:

- открыть форму для просмотра и ввода данных;

- изменить макет формы (если требуется редактирование формы).

Нажать «Готово».

Рисунок	13	–	Окно мастера создания формы

7. Если было выбрано значение переключателя «Изменить макет формы» откроется форма в режиме редактирования макета (рисунок 14), иначе в режиме ввода и просмотра данных.

   Рисунок	14	–	Макет формы

8. Добавить какие-либо данные из других таблиц можно непосредственно в режиме макета. Для этого необходимо открыть список доступных источников с помощью кнопки «Добавить поля» группы «Сервис» вкладки ленты «Конструктор» (рисунок 15).

Рисунок	15	–	Добавление полей на формы

9. По окончании редактирования формы можно перейти к просмотру и вводу данных (рисунок 16).

Рисунок	16	–	Внешний вид формы

Для упрощения работы с приложением рекомендуется создать главную кнопочную форму, на которую следует поместить кнопки навигации по базе данных.