Практическая работа 2 Обработка данных, содержащихся в таблицах базы данных

Цель работы:

1. Освоение приемов работы по поиску записей.

2. Освоение операций фильтрации данных в соответствии с критерием отбора.

3. Выполнение операций сортировки записей.

4. Получение практических навыков формирования запросов на выборку.

Продолжительность работы: 2 часа.

Задание 1. Поиск данных

Откройте созданную в предыдущей практической работе базу данных.

В режиме таблицы осуществите поиск одной из записей по своему варианту.

Для открытия уже существующей базы следует выбрать команду ФАЙЛ  Открыть базу данных. Когда база данных откроется, на экране появится окно базы данных, из которого можно получить доступ ко всем содержащимся в ней таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам и модулям.

Для осуществления поиска в режиме таблицы необходимо перейти в поле данных, где нужно произвести поиск. Вызов диалогового окна Поиск осуществляется выбором команды ПРАВКА  Найти или при помощи пиктограммы Найти на панели инструментов. В поле Образец следует ввести искомое значение. В поле со списком Совпадение нужно установить критерий поиска. С помощью опций в поле со списком Просмотр определяется, где Access будет проводить поиск.

Предъявите преподавателю результаты работы непосредственно на экране. Письменного отчета по данному заданию не требуется.

Задание 2. Сортировка записей

Сделайте две копии созданной Вами таблицы с помощью контекстного меню (либо другим способом – кнопок на панели инструментов, команд меню ПРАВКА).

Для данных содержащихся в таблице в режиме таблицы отсортируйте записи по возрастанию или убыванию значений двух полей согласно своему варианту. Произведите сортировку данных в таблицах по полям, выделенным в Вашем варианте серым цветом. При этом в нечетных вариантах расположите данные по возрастанию, а в четных – по убыванию. Выполните сортировку по каждому полю в отдельной копии таблицы.

Сортировку можно произвести следующим образом. Выберите текстовое поле таблицы и с помощью команды меню ЗАПИСИ  Сортировка расположите текст по алфавиту по убыванию (или возрастанию согласно варианту). Выделите числовое поле таблицы и расположите данные по убыванию (или возрастанию согласно варианту).

Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию используя кнопки  ,  на панели инструментов.

Для отчета о работе в окне базы данных откройте поочередно таблицы с результатами сортировки. Предъявите преподавателю результаты работы и выведите на печать обе таблицы.

Задание 3. Фильтрация данных

Сделайте копию созданной Вами таблицы. Для данных содержащихся в этой копии таблицы в режиме таблицы проведите фильтрацию записей в соответствии с критерием отбора по своему варианту.

Существуют четыре способа, используемые для отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр. Внимательно изучите их и выберите наиболее подходящий для Вашего варианта.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для являются самыми простыми способами отбора записей.

Если можно легко найти и выбрать в форме, подчиненной форме или в объекте в режиме таблицы значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту.

Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, с помощью фильтра по выделенному фрагменту, нужно указать эту строку и выбрать команду меню ЗАПИСИ  Фильтр  Фильтр по выделенному, либо нажать одноименную кнопку на панели инструментов . Способ выбора значения определяет, какие записи будут отобраны фильтром. Фильтр позволяет отбирать записи, не содержащие выбранного значения. Выберите значение, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Исключить выделенное.

Обычный фильтр используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей в таблице или форме, или при указании нескольких условий отбора одновременно. При использовании обычного фильтра порядок действий следующий. Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы. Чтобы переключиться в окно обычного фильтра необходимо выбрать команду меню ЗАПИСИ  Фильтр  Изменить фильтр или нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов. Выберите поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей. Введите условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке (при нажатии кнопки со стрелкой ) значений поля (если список содержит значения полей), или введите в поле значение с клавиатуры. Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Поле Фильтр для используется, если фокус ввода находится в поле формы или таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора.

Для применения этого фильтра выполните одно из следующих действий:

• Щелкните правой кнопкой поле, для которого указывается условие отбора, а затем введите значение, которое будет использоваться как условие отбора, в поле Фильтр для в контекстном меню. Например, для отбора всех записей, у которых в поле «Город» содержится слово «Лондон», щелкните правой кнопкой поле «Город» и введите слово «Лондон» в поле Фильтр для.

• Для указания более сложного условия отбора напечатайте полное выражение, используя соответствующие комбинации идентификаторов, операторов, подстановочных знаков и значений. Например, чтобы найти все записи, в которых поле «Должность» включает слово «Маркетинг» в любом месте поля, щелкните правой кнопкой поле «Должность» и введите слово *Маркетинг* в поле Фильтр для. Для просмотра только записей для заказов, отгруженных более чем на 15 дней позже назначенной даты, введите выражение [ДатаИсполнения]-[ДатаНазначения]>15. В последнем примере не имеет значения, какое поле в таблице выбирается для ввода выражения.

Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажмите клавишу <Enter>. Чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым (с тем, чтобы иметь возможность указать дополнительное условие для поля), нажмите клавишу <TAB>. Введите новое условие и нажмите клавишу <TAB> еще раз. Повторяйте эти действия до тех пор, пока не будут получены все необходимые записи.

Для создания сложных фильтров, следует использовать окно расширенного фильтра.

Чтобы отфильтровать данные необходимо выполнить следующее. Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.

Выберите в меню команду ЗАПИСИ  Фильтр  Расширенный фильтр. Добавьте в бланк поле или поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей. Для указания порядка сортировки выберите ячейку в строке «Сортировка» для конкретного поля, нажмите кнопку раскрытия списка и выберите порядок сортировки.

В Microsoft Access записи сортируются сначала по значениям поля, расположенного в левом столбце бланка, затем по значениям поля, в следующем столбце справа и т.д.

Укажите искомое значение или введите выражение в строку «Условие отбора» для полей, включенных в бланк.

Для того чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

• Предъявите преподавателю результаты работы и выведите на печать таблицу с выбранными записями.

Задание 4. Формирование запросов на выборку

Для данных содержащихся в таблице сформируйте три запроса на выборку согласно условиям своего варианта.

Использование запросов позволяет реализовывать различные формы доступа к одной и той же информации. Часто запрос используется на выборку. При его выполнении данные, отвечающие условиям отбора, выбираются из таблицы и выводятся в определенном порядке. Запросы могут быть созданы как с помощью Мастера, так и самостоятельно.

Во втором случае в режиме конструктора выбирается таблица (или таблицы или даже другие уже сформированные запросы), содержащая данные, и заполняется бланк запроса. Рассмотрим этот процесс подробнее.

Для создания запроса в окне базы данных следует перейти к вкладке Запросы и нажать кнопку Создать. В появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать команду Конструктор и нажать кнопку ОК. Далее в диалоговом окне Добавление таблицы перейти к вкладке, которая включает объекты, содержащие требуемые данные. Для добавления объектов в запрос необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши на имени каждого (либо указать этот объект щелчком мыши, а затем нажать кнопку Добавить). После этого появляется маленькие окошки с именами таблиц, содержащие в прокручиваемом окне данные соответствующих таблиц.

Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, между собой их соединяет линия. Для Microsoft Access это означает, что данные связаны.

После окончания выбора таблиц следует нажать кнопку Закрыть.

Далее добавить поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса, либо выбирая их в окне со списком Поле. Затем в запрос вносятся необходимые усовершенствования: определяются условия отбора, порядок сортировки, создаются вычисляемые поля (для вычисления суммы, среднего значения, пересчета и других действий с данными).

Для просмотра результатов запроса нужно нажать одну из кнопок на панели инструментов: Запуск или Вид . На экране появится результат выполнения запроса.

Далее запрос необходимо сохранить и продолжить работу с базой данных или выйти, закрыв базу данных.

Для сохранения результатов запроса выберите в меню команду Файл  Сохранить (либо нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов) и в появившемся окне Сохранение введите имя запроса, соответствующее соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и нажмите кнопку OK.

Для перехода в другой режим закрыть окно запроса и выбрать другую вкладку в основном меню базы данных Access.

Для отчета о работе в окне базы данных откройте поочередно созданные Вами запросы. Предъявите преподавателю результаты выполнения запросов.

Выведите на печать таблицы с результатами выполнения запросов.