Практическая работа 1 Создание базы данных с помощью субд Access

Цель работы:

1. Освоение приемов работы с системой управления базами данных Access

2. Формирование структуры таблицы базы данных.

3. Ввод и редактирование данных в таблице базы данных.

4. Освоение способов создания форм.

Продолжительность работы: 6 часов.

Задание 1. Создание файла базы данных

Создайте в своей папке новую папку LR2.

Запустите систему управления базами данных Access. Для запуска программы Access нажмите кнопку ПУСК на панели задач и выберите пункт Главного меню Программы  Microsoft Office  Microsoft Office Access.

Запуск программы Access может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по пиктограмме Microsoft Access или по значку документа, ассоциированного с Access.

В папке LR2 создайте новую базу данных с именем, отвечающим Вашему варианту задания.

Для начала работы с базой данных ее необходимо создать, или открыть, если она уже создана. Следует иметь ввиду, что Access не позволяет одновременно работать с несколькими базами данных, поэтому, открывая новую базу данных, Access автоматически закрывает старую. В базах данных Access все введенные данные сохраняются автоматически. Запрос о необходимости сохранения внесенных изменений появляется при изменении структуры хранимого объекта.

Создание новой базы данных может производиться либо сразу после запуска приложения, либо в процессе работы.

Для создания базы данных после запуска программы необходимо в открывшемся окне Microsoft Access в рамке Создание базы данных установить переключатель Новая база данных и нажать кнопку Ок.

Для создания новой базы данных можно также использовать команды меню ФАЙЛ  Создать базу данных. Затем в появившемся окне Создание выбрать вкладку Общие, активизировать ярлык “Новая база данных” и нажать кнопку Ок.

Далее в обоих случаях в открывающемся диалоговом окне Файл новой базы данных в списке Папка необходимо найти нужную папку, а в списке Имя файла указать имя файла создаваемой базы данных. Затем нажать кнопку Создать.

Предъявите преподавателю результаты работы: созданный файл базы данных.

Задание 2. Формирование структуры таблицы базы данных

Сформируйте структуру таблицы базы данных для хранения в ней справочных сведений. Для этого необходимо выполнить ниже перечисленные действия.

Введите имена полей согласно варианту задания. Определите типы и размеры полей исходя из вида исходных данных. Перечень вариантов приведен в Приложении 1.

Для создания таблицы в окне создаваемой базы данных следует выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

В открывшемся окне Новая таблица следует выбрать пункт Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей.

Для создания произвольной таблицы в диалоговом окне вместо пункта Мастер таблиц следует выбрать Конструктор. В появившемся окне конструктора таблиц необходимо указать имена полей и тип данных в них. Имя поля не может содержать больше 64 символов. При формировании имен нельзя включать в них некоторые символы, такие как точка, запятая, восклицательный знак. Для отображения в таблице вместо имени поля можно использовать подпись поля. Это дает возможность уменьшить ширину столбцов в таблице и поместить таблицу с большим количеством столбцов на одной странице. Набрать подпись можно в разделе Свойства поля на вкладке Общие в строке Подпись.

Тип данных можно не набирать, а выбрать из списка, раскрывающегося при нажатии кнопки   в очередной строке столбца Тип данных.

Размеры полей вводятся в разделе Свойства поля на вкладке Общие в строке Размер поля.

Определите простой первичный ключ записей таблицы. В качестве ключа самостоятельно определите любое поле исходя из его назначения.

Чтобы задать первичный ключ для записей таблицы надо указать курсором соответствующее поле (щелкнуть в нем кнопкой мыши), а затем нажать пиктограмму Ключевое поле на панели инструментов. Для определения ключа можно использовать команды меню ПРАВКА  Ключевое поле. При этом необходимо щелкнуть мышью на этой команде.

Сохраните созданную структуру таблицы. При этом присвойте таблице имя, отвечающее теме варианта задания.

После набора данных структуры таблицы выполняется сохранение таблицы. Для сохранения можно использовать команды меню ФАЙЛ  Сохранить либо при закрытии окна конструктора таблиц (нажатие кнопки ) в появившемся окне подтвердить сохранение изменений структуры таблицы нажатием кнопки Да. Затем в окне Сохранение указать имя таблицы и нажать кнопку Ок.

Чтобы изменить структуру таблицы, надо войти в режим конструктора и провести необходимые изменения.

Предъявите преподавателю результаты работы: созданную структуру таблицы базы данных.

Задание 3. Ввод и редактирование данных в таблице базы данных

Откройте созданную таблицу базы данных. Чтобы перейти в режим таблицы в окне открытой базы данных следует выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Открыть. После этого можно вводить данные в строки появившейся на экране таблицы.

Заполните таблицу данными в соответствии с условиями, указанными в варианте задания.

Таблица должна отвечать следующим требованиям:

• содержать не менее пятнадцати строк;

• располагаться на одной странице (ориентация листа книжная или альбомная);

• информация в базе данных может быть как документальной, так и условной;

• первые 7 строк заполнить в режиме таблицы, а следующие 8 – с помощью формы. Внешний вид и стиль формы указан в варианте задания.

Ввод и редактирование (изменение и удаление) записей можно осуществлять непосредственно в режиме таблицы или с использованием специально созданной для этого формы.

Для удобства ввода данных в таблицу, а также в случае их редактирования можно пользоваться формой, которая выводится на экран в виде компактного бланка (макета). Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма.

Для создания новой формы необходимо в окне базы данных выбрать вкладку Форма и нажать кнопку Создать. Access открывает диалоговое окно Новая форма. В этом окне в поле с перечнем вариантов создания форм выбрать пункт Мастер форм, а в поле со списком выбрать в качестве источника данных для формы имеющиеся таблицу или запрос и нажать кнопку Ок. При этом Access открывает окно Создание форм, в котором производится выбор таблиц (запросов), а также полей для создания формы. Выбор таблиц (запросов) осуществляется с помощью одноименного окна со списком. Для переноса поля из списка в форму его необходимо выделить и нажать кнопку , находящуюся между списками доступных и выбранных полей. Закончив перенос следует нажать кнопку Далее. По мере вывода запросов Accessа следует нажимать кнопку Далее при выборе нужного элемента из списка внешнего вида форм и при выборе нужного элемента из списка стилей. На запрос Задайте имя формы ввести имя и нажать кнопку Готово.

Для создания формы можно также воспользоваться одной из стандартных Автоформ: в столбец, ленточная и табличная.

Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора. В созданных формах можно использовать мастер для быстрого создания элементов управления в форме.

Редактирование и поиск данных в форме осуществляется таким же образом, что и в режиме таблицы.

Для отчета о работе в окне базы данных откройте поочередно созданные Вами таблицу и форму. Предъявите преподавателю результаты работы и выведите на печать заполненную таблицу базы данных.