1.3.7.Работа с отчетами
Отчеты – это документы, подготовленные по заранее определенным шаблонам на основе информации, выбираемой из БД.
Задание 17. Создание и просмотр отчетов. Для создания отчета выполните следующие действия:
Переключитесь на вкладку «Отчеты» диалогового окна базы данных заказов.
Щелкните кнопку Создать.
В диалоговом окне «Новый отчет» выберите строку «Автоотчет: ленточный», а в качестве источника – запрос «Штатные сотрудники» (рис. 29).
Щелкните кнопку ОК и сохраните созданный отчет под именем «Организации и сотрудники».
Рис. 29. Подготовка формы отчета
Созданный отчет можно распечатать, передать в Word для редактирования.
Перестроить отчет можно с помощью конструктора отчетов, включив в него, например, расчеты.
Вставим в отчет формулу для определения общего числа сотрудников. Для этого:
Откройте отчет в окне Конструктора.
Сместите нижний колонтитул так, чтобы после данных можно было вставить примечания для них.
Щелкните правой кнопкой мыши по разделителю «Заголовок группы ‘Название’» и в контекстном меню выполните команду Сортировка и группировка. Откроется диалоговое окно (рис. 30).
В строке «Примечание группы» выберите значение «Да». Отображение примечания группы позволит производить расчеты для каждой группы записей этого типа (в данном случае – по каждой группе записей о сотрудниках, относящихся к учреждению, название которого указывается в отчете как название группы).
Рис. 30. Включение примечаний группы в отчет
В примечание группы можно было вставить вычисляемое поле, как это показано на рис. 31. Для этого выполняются следующие шаги.
На панели элементов выберите элемент «Поле» и разместите его ниже полосы «Примечание группы ‘Название’».
Измените текст надписи (подписи) к полю, введя строку «Всего». Для этого можно дважды щелкнуть по надписи, установив в нее текстовый курсор.
Правой кнопкой мыши щелкните по самому полю и выберите в контекстном меню строку «Свойства» (рис. 32).
Рис. 31. Включение вычислимого поля в отчет
Рис. 32. Настройка вычислимого поля
В диалоговом окне свойств поля выберите вкладку «Данные» и в строке «Данные» щелкните кнопку … для вызова построителя выражений.
Рис. 33. Определение формулы в вычислимом поле
В окне построителя выражений (рис. 33) двойным щелчком по значку + раскройте папку «Функции» и вложенную в нее папку «Встроенные функции».
Выберите в расположенном справа окне категорию функций «Статистические» и в данной категории выберите функцию Count, вставьте ее в выражение двойным щелчком или щелчком по кнопке Вставить после выбора (в окне построителя выражений должно появиться выражение = Count («expr»)).
Выражение в скобках нужно заменить на название поля, количество которых будет подсчитываться. Для этого дважды щелкните мышью по строке «expr» (она будет выделена) и раскройте в расположенном ниже окне папку «Организации и сотрудники», представляющую данный отчет (будем подсчитывать строки в отчете). Для отчета с таким именем в окне справа будут выведены все включенные в него элементы. Найдите элемент «Фамилия» и дважды щелкните по нему. Построитель выражений сформирует строку «=Count([Фамилия])» (будем подсчитывать фамилии в списке).
Закройте окно построителя выражений щелчком по кнопке ОК.
Закройте диалоговое окно свойств поля (рис. 34).
Закройте окно Конструктора, сохранив изменения.
Откройте двойным щелчком отчет – после каждой группы записей будет выведено число сотрудников (рис. 35).
Рис. 34. Сгенерированная построителем формула в вычислимом поле
Таким образом, создан отчет, включающий заданную информацию.
Разработайте самостоятельно отчеты для получения следующей информации:
Данные о местах работы сотрудников (для каждого сотрудника в отдельных строках выводится информация о его работе в следующем формате: организация, должность, штатный или совместитель).
Информация о штатных сотрудниках организаций в формате: для каждой организации в отдельной строке должны выводиться фамилия и инициалы сотрудника, должность.
Информация о сотрудниках организаций, работающих на условиях совместительства, в формате: для каждой организации в отдельной строке должны выводиться фамилия и инициалы сотрудника, должность.
Список организаций в формате: запись о каждой организации – в отдельной строке – включает название, число штатных сотрудников и число совместителей.
Рис. 35. Сгенерированный отчет