Задания для самостоятельного выполнения

Создайте документ – «базу данных», содержащую в табличном виде информацию о сотрудниках фирмы:

№	Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Год рождения	Домашний адрес
1	Иванов	Иван	Иванович	м	1949	Пермь, ул. Ленина, д. 15, кв. 106
2	Петрова	Полина	Павловна	ж	1940	Пермь, ул. КИМ, д. 12, кв. 48
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Сохраните документ в файле «Данные о сотрудниках».

Выполните, используя данную таблицу, приведенные ниже задания.

Задание 1

Выведите на печать с помощью команды слияния поздравления с Международным женским днем всем сотрудницам фирмы. Для выполнения задания следует использовать возможности отбора данных при выполнении слияния.

Задание 2

Выведите на печать с помощью команды слияния поздравления с днем пожилых людей всем сотрудникам фирмы старше 60 лет, используя команду отбора данных.

Задание 3

Создайте шаблон бланка печати поздравления с днем пожилых людей. Запишите макрос, позволяющий напечатать поздравления всем сотрудникам старше 60 лет на основе созданного шаблона.

Задание 4

Выведите на печать с помощью команды слияния поздравления с праздником всем сотрудникам фирмы. Бланк поздравления имеет следующий формат:

«Обращение» «Адресат»!

Поздравляем Вас с праздником…! От имени руководства…

С наилучшими пожеланиями,

директор фирмы И.Н. Голова

В этом поздравлении поле «Обращение» необходимо заменить на один из возможных вариантов, например: «Уважаемый», «Глубокоуважаемый», «Дорогой», «Господин» и т.п. Обращение индивидуально для каждого сотрудника. Поле «Адресат» зависит от возраста адресата (например, к молодым людям можно обращаться по имени, а к более старшим сотрудникам – по имени и отчеству.

Какой информацией нужно дополнить таблицу, чтобы выполнить это задание? При выполнении задания следует воспользоваться полем Word «IF…THEN…ELSE». Эти поля могут быть вложенными, т.е. в части кода поля «THEN» или «ELSE» вместо вывода строки можно вставить еще одно поле. Для вставки поля внутрь другого поля нужно раскрыть его код с помощью контекстного меню и установить курсор (точку вставки) в ту позицию, куда должно быть вставлено новое поле.

2.6.Доступ к данным в команде слияния с помощью ms Query

Команда слияния позволяет получить доступ не только к данным из таблицы Word или Excel, но и из таблиц и представлений (запросов) базы данных.

При открытии источника данных (рис. 51) нужно выбрать файл БД и указать метод доступа к нему (рис. 52).

В зависимости от выбранного метода доступа пользователю предоставляются различные возможности работы с данными (рис. 53, 54).

Рис. 51. Выбор источника

Рис. 52. Выбор метода доступа

Рис. 53. Работа с БД OLE DB

Рис. 54. Работа с БД с помощью ODBC

При работе с источниками через ODBC можно настроить параметры доступа к источнику (рис. 55). В зависимости от настройки пользователю будет доступна либо только информация из таблиц БД, либо и результаты запросов, а также информация из системных таблиц (метаданные). Эта информация может быть полезна для реализации средств генерации запросов пользователем в приложении (имена таблиц, полей и пр. (рис. 56)).

Рис. 55. Настройка параметров

Рис. 56. Выбор таблиц (при настройке параметров отмечены системные таблицы и представления)

Выбрав таблицы, пользователь получает доступ к их полям и может вставить их в документ Word с помощью команды вставки полей слияния (рис. 57).

Рис. 57. Выбор полей слияния из БД

Средство MS Query позволяет сформировать запрос, не открывая базу данных. Для его запуска следует при открытии источника (в окне выбора источника данных) воспользоваться командой запуска, которая в окне открытия доступна через кнопку (список) «Сервис».

В окне Microsoft Query можно выбрать источник данных (открыть БД) и создать запрос к нему. Построитель запроса имеет интерфейс, сходный с интерфейсом Конструктора запросов MS Access (рис. 58).

Рис. 58. Окно Microsoft Query